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Hygienekonzept für Veranstaltungen erstellen: So geht’s!

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von Laura Hörner | Allgemein

Veranstaltungsplaner sehen sich während der aktuellen Situation besonderen Herausforderungen gegenüber: Zusätzlich zu ihren bisherigen Aufgaben müssen sie nun auch Hygienekonzepte für Veranstaltungen erstellen, um die Sicherheit der Teilnehmer zu verbessern. Das ist besonders wichtig, denn Weiterbildungen, Seminare und Meetings können ein Risiko darstellen – wenn sie nicht gut geplant werden. Zum Glück gibt es entsprechende Möglichkeiten, um Hygiene auf Events zu sichern. Worauf Sie bei einem solchen Hygienekonzept für Veranstaltungen achten sollten und wie wir unseren Hygieneplan in unseren meetinn-Konferenzzentren in die Tat umsetzen und dabei trotzdem Raum für Austausch und Zusammenkunft bieten, erfahren Sie im Folgenden!

1. Welche Veranstaltungen sind erlaubt?

Bevor Sie mit der Erstellung eines Hygienekonzepts für Ihre Veranstaltung beginnen, sollten Sie sich auf jeden Fall informieren, ob Ihr geplantes Event momentan stattfinden kann. Hinweise darauf finden Sie in der entsprechenden Landesverordnung Ihres Bundeslands. Eine hilfreiche Übersicht zu den aktuellen Regelungen finden Sie zum Beispiel hier. Beachten Sie jedoch, dass auch lokale Verordnungen greifen können!

2. Einen Anbieter mit Hygienekonzept finden

Haben Sie sich zu den aktuell geltenden Regelungen informiert und kann Ihr geplantes Event unter den gegebenen Voraussetzungen stattfinden, dann ist es an der Zeit, dass Sie eine passende Räumlichkeit finden, in der Ihre Veranstaltung mit Hygienekonzept umgesetzt werden kann. In unseren meetinn-Konferenzzentren in ganz Deutschland machen wir sichere Veranstaltungen für unsere Kunden möglich und wissen deshalb ganz genau, worauf es ankommt. Wir setzen für Sie ein umfangreiches Hygienekonzept für Veranstaltungen um, das unter anderem diese Punkte berücksichtigt:

  • Die Gebäude, in denen sich unsere Konferenzräume befinden, sind sehr großzügig geschnitten. Auch unsere Veranstaltungsräume sind so groß, dass die Einhaltung des Mindestabstands überall bequem möglich ist. Wir haben zusätzlich die Bestuhlung so angepasst, dass Ihre Teilnehmer auch während Ihrer Veranstaltung ausreichend Abstand halten können.
  • Das Gelände ist an all unseren Standorten weitläufig und die Eingänge nur wenig stark frequentiert, da wir uns nicht in großen Bürogebäuden befinden, sondern in weitläufigen Business Parks, die aus mehreren kleineren Gebäuden bestehen. Aufgrund deren geringerer Höhe können Sie alternativ zu unseren großen Industrieaufzügen auch ganz einfach die Treppen nutzen, um unnötige Kontakte zu vermeiden.
  • Ein wichtiger Teil unseres Hygienekonzepts für Veranstaltung ist natürlich die Maskenpflicht, die in unseren Gebäuden von unseren Besuchern, aber selbstverständlich auch von unserem Team eingehalten wird.
  • Um für Hygiene auf Events zu sorgen, reinigen und desinfizieren wir unsere Allgemeinbereiche in noch kürzeren Abständen und stellen unseren Kunden und deren Teilnehmern ausreichend Seife und Desinfektionsmittel zur Verfügung.
  • Zusammen mit unseren Lieferanten haben wir sichere und schmackhafte Cateringkonzepte entwickelt, die den aktuellen Standards entsprechen.
  • Um Ihren Teilnehmern eine Alternative zu den öffentlichen Verkehrsmitteln zu bieten und so für noch mehr Hygiene auf Events zu sorgen, finden Sie bei uns ausreichend Parkplätze direkt auf dem Gelände. So können Ihre Gäste mit dem eigenen Fahrzeug anreisen.
  • Zusätzlich zu unseren sicher mit Außenluft operierenden Klimaanlangen bieten wir Ihnen die Möglichkeit, durch das Öffnen der Fenster zu lüften – nicht in allen Bürogebäuden eine Selbstverständlichkeit! Die richtige Lüftung ist ein zentraler Aspekt eines Hygienekonzepts für Veranstaltungen.
  • Unser meetinn-Team ist umfangreich bezüglich der Hygienevorschriften geschult, setzt diese selbst um und berät Sie natürlich auch gerne zu diesem und anderen Veranstaltungsthemen – fragen Sie gern an und erhalten Sie ein unverbindliches Angebot für unsere Veranstaltungsräume in ganz Deutschland!

Wie Sie sehen, übernimmt unser meetinn-Expertenteam bereits den größten Teil des Hygienekonzepts Ihrer Veranstaltung. Wir achten vor allem darauf, dass trotz aller Vorsichtsmaßnahmen dennoch die freundliche und kommunikative Atmosphäre bestehen bleibt, die unsere meetinn-Konferenzzentren schon seit vielen Jahren ausmacht. Möchten Sie eigenständig ein Event planen, dann sollten Sie diese Punkte unbedingt berücksichtigen, um der aktuellen Situation gerecht zu werden.

3. Was Sie zu einem Hygienekonzept für Veranstaltungen noch beitragen können

Mit einem zuverlässigen Partner wie meetinn haben Sie bereits die besten Voraussetzungen getroffen, um eine Veranstaltung mit Hygienekonzept durchzuführen. Dennoch gibt es wenige Punkte, die Ihr Veranstaltungspartner nicht für Sie leisten kann. Dazu gehört vor allem, dass Sie Ihre Teilnehmer im Vorfeld über die Maßnahmen informieren. Zwar haben wir unsere Konferenzzentren umfangreich beschildert und mit Aushängen versehen, dennoch sollten Sie Ihren Gästen bereits vor ihrer Ankunft mitteilen, welche Verhaltensregeln (zum Beispiel das Tragen einer FFP2-Maske oder die Einhaltung des Mindestabstandes) sie berücksichtigen müssen.

Wenn Sie das Hygienekonzept für Ihre Veranstaltung kommunizieren, ist es zudem unverzichtbar, dass Sie Ihre Teilnehmer noch einmal darauf hinweisen, dass sie bei Krankheitsgefühlen, sonstigen Symptomen oder auch Verdachtsfällen in ihrem Umfeld nicht zur Veranstaltung erscheinen sollten. Diese Eigenverantwortung ist die Basis für Hygiene auf Events.

Nicht zuletzt sollten Sie eine Liste Ihrer Teilnehmer und deren Kontaktdaten führen und besonders auch bei mehrtägigen Veranstaltungen auf eine gute Dokumentation achten. Im Falle einer Infektion kann diese die Nachverfolgung erleichtern. Einen entsprechenden Vordruck stellen wir Ihnen gern zur Verfügung.

4. Hybride Veranstaltungen als Hygienekonzept

Wenn Sie eine Veranstaltung mit vielen Teilnehmern planen, dann ist es momentan trotz Hygienekonzept oft nicht möglich, das Event sicher durchzuführen. Aus diesem Grund bieten sich für große Pläne sogenannte hybride Veranstaltungen an. Diese werden teils vor Ort und teils virtuell durchgeführt. So können Abstandsregelungen eingehalten und auch diejenigen Teilnehmer eingeladen werden, die aus gesundheitlichen Gründen nicht an einem physischen Event teilnehmen können oder wollen.

In unseren meetinn-Konferenzzentren bieten wir auch für hybride Events die besten Voraussetzungen. So können Sie und Ihre Teilnehmer vor Ort Ihre Veranstaltung mit Hygienekonzept durchführen. Unsere moderne Technik und unser Highspeed-Internet sorgen auf der anderen Seite dafür, dass Sie auch mit Ihren Gästen auf der anderen Seite des Bildschirms verbunden bleiben und alle von der Veranstaltung profitieren können.

Ein Hygienekonzept für Veranstaltungen zu erstellen, ist gar nicht so schwer, wenn Sie einen verlässlichen Partner an der Seite haben. Unser meetinn-Team unterstützt Sie gerne bei der Planung Ihres Events in unseren Räumlichkeiten. Wenn Sie sich für einen unserer Konferenzräume interessieren oder noch Fragen zu unseren Hygienekonzept oder der Planung einer hybriden Veranstaltung haben, dann können Sie uns ganz einfach über unser Onlineformular oder telefonisch erreichen!

Laura Hoerner Meetinn
Der Autor

Ich bin Laura und bin Texterin für alle Themen rund um die Veranstaltungsbranche. Auf diesem Blog schreibe ich über alles, was Sie zum Thema Konferenzen und Co. wissen müssen!

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