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Hygienemaßnahmen bei Veranstaltungen: Alles steril?

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von Laura Hörner | Allgemein
meetinn Hygienemaßnahmen Veranstaltung

Veranstaltung ohne Hygieneplan? Ohne uns!

Wie viele Leute kommen, welche Themen sind spannend, wo buche ich meine Räumlichkeiten… Moment, war da nicht noch was? Hygienemaßnahmen standen bei vielen Veranstaltern bisher nicht ganz oben auf der Prioritätenliste – Heute hat sich das Blatt vollständig gewendet und die Frage nach den Hygienevorschriften ist die erste, die gestellt werden muss. Denn sind diese nicht erfüllt, ist alles andere hinfällig.

Als langjähriger Partner von Veranstaltungsplanern sind wir bei meetinn ganz vorn mit dabei, wenn es um die Umsetzung von Hygienemaßnahmen in unseren Meetingräumen geht. Unser Hygieneplan kommt nicht einfach von irgendwoher – er kommt aus den Köpfen unseres Expertenteams, das sich eingehend mit den offiziellen Vorgaben und unseren Gegebenheiten vor Ort beschäftigt hat, mit dem Ziel, unsere Meetingräume so sicher wie möglich zu machen. In diesem Prozess sind unsere Hygienemaßnahmen entstanden, die wir nun konsequent umsetzen. Was Sie daraus für Ihre Veranstaltung mitnehmen können? Eine ganze Menge! Wir erklären Ihnen, wie wir die offiziellen Empfehlungen umsetzen und wie Sie dies auch bei Ihrer Veranstaltung tun können.

Diese Hygienevorschriften müssen Sie einhalten

Verantwortungsbewusste Veranstalter erstellen heutzutage einen Hygieneplan, der sich auf die Empfehlungen und Vorgaben der offiziellen Stellen beruft. Die genauen Vorgaben unterscheiden sich noch von Bundesland zu Bundesland, jedoch gibt es einige Hygienevorschriften, die in allen oder den meisten Ländern gültig sind. Dazu gehören:

  • Die Dokumentation der Anwesenden: Name, Adresse und Kontaktdaten von Teilnehmern sollen gesammelt werden, vor allem, wenn die Veranstaltung in geschlossenen Räumen stattfindet. Diese sollen 4 Wochen aufbewahrt und dann vernichtet werden.
  • Der Mindestabstand von 1,5 Metern muss eingehalten werden. Dazu soll ein Konzept erstellt werden, das zum Beispiel auch Warteschlangen und die Zutrittssteuerung umfasst.
  • Für die hygienische Belüftung von Innenräumen muss gesorgt werden.
  • Maßnahmen müssen anhand von Aushängen an die Anwesenden kommuniziert werden.

Übrigens: Wenn Sie sich für unsere Hygienemaßnahmen interessieren, können Sie sich hier im Detail informieren!

Unsere Hygienemaßnahmen – von Grund auf sauber

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass sich trotz gründlicher Reinigung und Desinfektionsmittel eine angenehme Atmosphäre schaffen lässt. Trotzdem hat natürlich Sicherheit die oberste Priorität. Wir achten deshalb darauf, alle Flächen und Kontaktpunkte wie Tür- und Fenstergriffe, Lichtschalter, Fahrstühle etc. in noch kürzeren Intervallen zu reinigen und zu desinfizieren. Die wichtigste Frage ist: Wo halten sich meine Teilnehmer auf? Wo kann es leichter zur Ansteckung kommen? An diesen Flächen sollte verstärkt für Hygiene gesorgt werden, am besten mithilfe von geschultem Reinigungspersonal.

Sie glauben nur, was Sie sehen? Wir führen Sie durch unser Hygienekonzept – Schauen Sie doch mal rein!

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Desinfektionsmittel und Co.

Dass auf den Toiletten und in der Küche Seifenspender zur Verfügung stehen, ist eine Selbstverständlichkeit. Doch gerade jetzt sollten Sie darüber nachdenken, Ihren Teilnehmern an wichtigen Punkten auch Desinfektionsmittel zur Händedesinfektion bereitzustellen. Dies ist nicht nur wichtig an Punkten, an denen sich in unmittelbarer Nähe keine Sanitäranlagen befinden, sondern trägt auch zu einem erhöhten Sicherheitsgefühl bei. Wir haben beispielsweise an strategisch klugen Punkten in den Fluren unserer Konferenzzentren Desinfektionsspender installiert – für eine Desinfektion „to go“.

Auf Abstand und trotzdem zusammen

Auch wenn für eine gute Grundhygiene gesorgt ist, stellt der einzuhaltende Mindestabstand viele Veranstalter vor Herausforderungen. Damit dieser eingehalten werden, nutzen wir unsere Räume effektiv: Dank parlamentarischer Einzelbestuhlung ist ein Abstand von 1,5 Metern jederzeit möglich. Gründlich gereinigte und gering frequentierte Eingangsbereiche sowie ein weitläufiges Gelände und breite Gänge tragen zusätzlich dazu, dass sich unsere Gäste nicht „in die Quere kommen“.

Damit auch Sie den Mindestabstand einhalten können, kann es sich lohnen, über alternative Lösungen nachzudenken. In einem anderen Blogbeitrag haben wir uns bereits damit beschäftigt, wie Sie Ihre Veranstaltung mit der Hilfe von zusätzlichen Raumkapazitäten ideal umsetzen können. Viele Organisatoren von Seminaren, Schulungen oder auch Prüfungen entschließen sich aufgrund von Platzmangel zum Beispiel dazu, einen zweiten Raum anzumieten und so trotz großer Teilnehmerzahl dem Abstand einzuhalten. Wir haben uns drauf spezialisiert, Ihnen die perfekten Räumlichkeiten zu bieten, um dies möglich zu machen – zum Beispiel anhand von moderner Präsentationstechnik, die Videoübertragungen erlaubt. Schauen Sie doch einmal hier, ob wir auch in Ihrer Stadt einen passenden Raum für Sie haben!

 

Frischluft-Fanatiker willkommen!

Was hilft der Aufmerksamkeit, ist gut für die Gesundheit und dazu noch vollkommen umsonst? Frische Luft! Um die Ansteckungsgefahr zu verringern, sollten Sie während Ihrer Veranstaltung alle 30 Minuten mindestens 5 Minuten lang die Fenster öffnen – oder sie bei schönem Wetter einfach ganz auflassen. In unseren meetinn Konferenzzentren können Sie problemlos mit Frischluft lüften und so Ihre Teilnehmer schützen. Ist das in Ihren Räumlichkeiten nicht möglich, sollten Sie mit Ihrem Vermieter oder Hausmeister abklären, ob die Klimaanlage mit Frischluft oder mit Umluft operiert. Da letzteres in Verdacht steht, unhygienisch zu sein, sollten Sie in diesem Fall lieber auf eine Klimatisierung verzichten.

Catering: Was gibt’s zum Mittag?

Die erste Hälfte des Tages ist geschafft und die Konzentration Ihrer Teilnehmer nimmt ab? Zeit für eine kleine Pause! Haben Sie Ihren Gästen bisher ein Buffet zur Verfügung gestellt, damit sie wieder Energie tanken können? Mit verstärkten Hygienemaßnahmen ist dies nicht mehr zu empfehlen. Denn beim Buffet kann ein ausreichender Schutz nicht mehr garantiert werden. Um das Mittagstief zu überbrücken, ist also Kreativität gefragt, denn Ihre Teilnehmer sollen natürlich trotzdem angemessen verköstigt werden. Wir haben dafür zusammen mit unseren Caterern ein alternatives Konzept entwickelt, bei dem die Hygienemaßnahmen eingehalten werden und die Teilnehmer nach wie vor auf den Geschmack kommen. So stellen wir nun individuelle Lunchpakete oder einzeln verpackte Portionen zur Verfügung – eine tolle Lösung, um bei der Verpflegung keine Kompromisse eingehen zu müssen.

Klare Botschaften statt Schilderwald

All Ihre Vorbereitungen helfen nichts, wenn Ihre Teilnehmer nichts davon wissen. Denn für die Umsetzung Ihres Hygieneplans ist es besonders wichtig, dass Sie Ihre Maßnahmen transparent machen und effektiv kommunizieren. Deshalb sind verständliche Aushänge so wichtig: Vorlagen finden Sie ganz einfach im Internet. Da wir bei meetinn großen Wert auf individuelle Kommunikation legen, haben wir ein eigenes Beschilderungssystem entwickelt, um mit einer Prise Humor auf alle wichtigen Verhaltensempfehlungen hinzuweisen. Dabei war uns wichtig, eine freundliche Atmosphäre ohne Verbote zu schaffen.

Alle auf der Gästeliste?

Trotz aller Hygienemaßnahmen kann es natürlich zu einer Ansteckung kommen. In einem solchen Fall sollten Sie auf jeden Fall schnell reagieren können! Deshalb müssen Sie bei einer Veranstaltung eine Liste führen, die die Namen und Kontaktdaten Ihrer Teilnehmer enthält. Auf diese Weise können Sie den Behörden die Informationen weiterleiten, die nötig sind, um mögliche Infektionsketten nachzuverfolgen. Wenn Sie bei meetinn einen Konferenzraum anmieten, bekommen Sie von uns selbstverständlich einen Vordruck, den Sie nur noch ausfüllen müssen – hier kommen Sie zum Dokument: Vorlage Teilnehmerliste

Ganz schön viel Zusätzliches zu beachten bei der Veranstaltungsplanung, oder? Von Abstandseinhaltung bis zur Händedesinfektion sollten Sie an alles denken, um Ihren Teilnehmern ein sicheres Umfeld bieten zu können. Wenn Sie dabei lieber unterstützt werden möchten, dann sind wir selbstverständlich für Sie da. An ca. 14 Standorten deutschlandweit bieten wir Ihnen Konferenz- und Meetingräume zum günstigen Preis. Dank flexibler Anmietungs- und Stornierungsbedingungen können Sie mit uns spontan planen und sind auch beim Thema Hygiene in guten Händen – denn unser umfangreiches Konzept gibt es sozusagen gratis für Sie mit drauf. Finden Sie hier Ihren perfekten Meetingraum und fragen Sie bei unserem Expertenteam an! Wir freuen uns auf Sie.

Laura Hoerner Meetinn
Der Autor

Ich bin Laura und bin Texterin für alle Themen rund um die Veranstaltungsbranche. Auf diesem Blog schreibe ich über alles, was Sie zum Thema Konferenzen und Co. wissen müssen!

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