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Die Rückkehr zur Veranstaltung – ein Balanceakt

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von Laura Hörner | Allgemein
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Die Zukunft der Veranstaltung

Haben Sie sich schon Gedanken gemacht, wie es um die Sicherheit Ihrer Teilnehmer auf Ihrem nächsten Event bestellt ist? Veranstalter müssen in der Zukunft noch mehr darauf achten, dass Sicherheitsvorkehrungen und Auflagen in Form von Hygienemaßnahmen umgesetzt werden können. Dabei kommt es nicht nur darauf an, die Teilnehmer zu schützen – es geht vor allem darum, effektive Maßnahmen umzusetzen, die wirksam sind, ohne die Beteiligten zu sehr einzuschränken.

Das Ziel einer gelungenen Veranstaltung muss es in der Zukunft also sein, den Teilnehmern gleichzeitig zu vermitteln, dass für ihre Sicherheit gesorgt ist und ihnen andererseits zu zeigen, dass sie sich kreativ und fachlich trotzdem voll entfalten können. Wir von meetinn sind bereits seit über 14 Jahren Experten im Thema Veranstaltungsorganisation und möchten Ihnen zeigen, wie wir diesen Spagat meistern – denn wir wissen, wie man die Balance hält!

Ist Ihre Veranstaltung gesichert? Wir beantworten Ihre Fragen!

Die momentane Situation sorgt in der Veranstaltungsbranche vor allem für eines: Viele Fragezeichen. Wir möchten so viele wie möglich davon aus ihrer Planung streichen – Sie sollten nur mit Fakten planen!

  1. Wie ist es möglich, während einer Veranstaltung die Abstandsregelungen einzuhalten?

Sinn einer Veranstaltung ist es, Menschen zusammenzubringen. Das wird auch weiterhin möglich sein: Allerdings unter Berücksichtigung von Sicherheitsvorkehrungen. Offiziell wird momentan ein Abstand von mindestens 1,5 Metern zwischen Personen empfohlen. Das gilt natürlich auch bei Veranstaltungen, um die Ansteckungsgefahr in allen Bereichen des öffentlichen Lebens zu verringern. In unseren Veranstaltungsräumen bieten wir Ihnen zu jeder Zeit die Möglichkeit, dass Ihre Teilnehmer die nötige Distanz zueinander einhalten können. Mithilfe von parlamentarischer Einzelbestuhlung in unseren Seminar- und Konferenzräumen lässt sich die Einhaltung des Mindestabstands ganz einfach umsetzen.

  1. Konferenzzentren sind oft sehr stark frequentiert. Ist es auch möglich, in den Gängen und auf dem Gelände den Abstand einzuhalten?

Dank unserer vorteilhaften Lage in der Peripherie der Großstädte verfügen wir über eine momentan noch mehr gefragte Ressource: Platz. Unsere Konferenzzentren sind ein Teil von Gewerbeparks in ganz Deutschland, die sich auf weitläufigem Gelände befinden. Statt einen großen Gebäudekomplex betreiben wir in der Regel mehrere kleine Gebäude. Für Sie bedeutet das, dass Ihre Teilnehmer schon bei der Ankunft Eingänge nutzen, die nur von einem kleinen Teil unserer anderen Kunden und Mieter genutzt werden. Da unsere Bestandsgebäude großzügig geplant sind, verfügen wir auch in den Gebäuden über breite Flure, in denen die Einhaltung des Abstandes jederzeit möglich ist.

Gemeinsam mit fünf anderen Personen im engen Aufzug in den 15. Stock zu fahren, kommt in unseren Konferenzzentren nicht in Frage. Unsere Gebäude sind in der Regel zwischen zwei und vier Stockwerke hoch – Ihre Gäste können also ganz bequem die Treppe nehmen oder alternativ unsere großen industriellen Fahrstühle nutzen.

  1. Meine Teilnehmer legen sehr großen Wert auf ein hygienisches Umfeld. Wie machen Sie ein solches möglich?

Ihre Teilnehmer sollen nicht durch Berührungsängste von Ihrer Veranstaltung abgelenkt werden. Wir sorgen deshalb dafür, dass alle Flächen und Kontaktpunkte in noch kürzeren Intervallen als schon zuvor gereinigt und desinfiziert werden. Das umfasst nicht nur die Sanitäranlagen – auch Tür- und Fenstergriffe, Lichtschalter und Aufzüge können bei uns bedenkenlos benutzt werden.

Natürlich möchten wir Ihren Gästen jederzeit die Möglichkeit geben, ihre Hände zu waschen und zu desinfizieren. Für die kleine „Auffrischung“ für zwischendurch haben wir in den Fluren Desinfektionsspender aufgestellt und legen ein besonderes Augenmerk darauf, dass auf den Toiletten immer ausreichend Seife zur Verfügung steht.

  1. Catering stellt eine große Herausforderung dar, wenn es um Hygienemaßnahmen geht. Wie verpflegen Sie in Zukunft meine Gäste?

Tatsächlich ist die Bereitstellung von Verpflegung in Form eines Buffets heutzutage aufgrund von Hygieneauflagen bedenklich. Bedeutet das, dass Ihre Teilnehmer sind ein Pausenbrot einstecken müssen? Natürlich nicht! Wir arbeiten bereits zusammen mit unseren Lieferanten an attraktiven Alternativen, damit Ihre Teilnehmer voll auf ihre Kosten kommen. Dafür kommen zum Beispiel einzeln verpackte Portionen infrage.

  1. Viele meiner Teilnehmer haben Bedenken, die öffentlichen Verkehrsmittel zu nutzen. Welche Alternative bieten Sie zur Anreise an?

Bus und Bahn zu nutzen stellt in der heutigen Zeit oftmals ein erhöhtes Gesundheitsrisiko dar, weil die Einhaltung eines sicheren Abstandes nur begrenzt möglich ist. Deshalb möchten wir sichergehen, dass wir Ihren Gästen andere Optionen anbieten können. Eine besonders sichere und umweltfreundliche Alternative ist natürlich die Anreise mit dem Fahrrad oder sogar zu Fuß. Stellplätze sind bei uns selbstverständlich vorhanden! Oft werden Ihre Teilnehmer jedoch eine weitere Anreise haben und können uns selbstverständlich mit dem Auto besuchen. Wir stellen Ihnen und Ihren Gästen ausreichend Parkplätze zur Verfügung, damit die Anreise mit dem eigenen Fahrzeug von Anfang bis Ende ganz bequem möglich ist.

  1. Aus hygienischen Gründen möchte ich bei meiner Veranstaltung keine Klimaanlage mehr nutzen. Kann ich meinen Gästen dennoch eine angenehme Temperatur garantieren?

Klimaanlagen stellen nur dann ein mögliches Gesundheitsrisiko dar, wenn sie mit Umluft lüften, also keine Frischluft von außen zuführen, sondern die Raumluft zirkulieren. Davon abgesehen sind Sie in unseren Konferenzzentren nicht auf Klimaanlagen angewiesen. Bei uns können Sie jederzeit die Fenster öffnen und so für frischen Wind sorgen – das fördert auch die Aufmerksamkeit und Produktivität! 

Durch unsere hohen Decken und das daraus resultierende größere Luftvolumen im Raum reduziert sich das Verhältnis von Frischluft und möglichen Krankheitserregern, sodass ein Ansteckungsrisiko zusätzlich verringert wird.

  1. Wie werden den Teilnehmern von Ihrer Seite die Hygienemaßnahmen nahegebracht?

Hygienemaßnahmen umzusetzen ist eine Sache – sie richtig zu kommunizieren ist eine andere. Wir haben uns nicht nur Gedanken über den praktischen Aspekt gemacht, sondern auch über den emotionalen. Denn Vorschriften und Verbote können ein sensibles Thema sein. Wir setzen deshalb auf eine positive Kommunikation mit „Augenzwinkern“. Durch Hinweisschilder und Aushänge sensibilisieren wir Ihre Teilnehmer auf humorvolle Art für unsere Maßnahmen und schaffen so ein freundliches Umfeld. Unser Motto: Empfehlungen statt Verbote!

  1. Ich möchte darauf vorbereitet sein, im Ansteckungsfall schnell handeln zu können. Was empfehlen Sie mir?

Auch uns als Anbieter von Konferenzräumen ist es natürlich sehr wichtig, dass Verdachtsfälle oder Ansteckungen schnell gemeldet werden können. Deshalb fordern wir alle Veranstalter auf, eine Liste über ihre Teilnehmer und deren Kontaktdaten zu führen. So können Ihre Gäste und vor allem auch die zuständigen Behörden schnell kontaktiert und mögliche Infektionsketten zuverlässig nachverfolgt werden. Achten Sie besonders bei mehrtägigen Veranstaltungen darauf, genau zu dokumentieren, wer wann anwesend ist und bewahren Sie die Listen mindestens vier Wochen lang auf.

Flexibel denken – flexibel handeln

Die aktuelle Situation erfordert in vielen Bereichen des beruflichen und privaten Lebens ein hohes Maß an Flexibilität. Wer hätte vor ein paar Monaten noch gedacht, dass sich die Veranstaltungsbrache in so kurzer Zeit so grundlegend verändern könnte? Wir bei meetinn sehen diese Veränderung als Herausforderung und möchten die Chance nutzen, einen Beitrag dazu zu leisten, dass sich die Branche positiv weiterentwickelt. Um das möglich zu machen, ist Umdenken gefragt. Wir hören genau hin, wenn sich die Situation verändert, wenn sich Empfehlungen verändern und wenn sich gesetzliche Vorgaben ändern. Denn umso mehr Informationen wir haben, umso besser gelingt es uns, nicht nur in unseren Konferenzräumen, sondern auch im Anmietungsprozess und der Eventplanung ein sicheres und damit produktives Umfeld für alle Beteiligten zu schaffen. Wir möchten immer einen Schritt weitergehen – und dabei die Balance halten!

Meetinn Infografik Hygienemaßnahmen
Laura Hoerner Meetinn
Der Autor

Ich bin Laura und bin Texterin für alle Themen rund um die Veranstaltungsbranche. Auf diesem Blog schreibe ich über alles, was Sie zum Thema Konferenzen und Co. wissen müssen!

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