Häufige Fragen zu unseren Konferenzräumen

Hier finden Sie rund um die Uhr Antworten auf Ihre Fragen. Sollten dann trotzdem noch Fragen offen sein, kontaktieren Sie uns einfach direkt!

Meine Buchung – erste Schritte

Wie buche ich einen Konferenzraum?

Sie senden einfach eine Anfrage über unser Anfrageformular hier auf der Webseite oder rufen uns unter der Telefonnummer 0800 707 082 043 an. Wir sind in unseren Geschäftszeiten Mo. – Fr. von 9-18 Uhr für Sie erreichbar.

Wo in Deutschland kann ich buchen?
Wie lange kann ich einen Konferenzraum buchen?

Sie können einen Konferenzraum individuell

  • tagesweise
  • wochenweise

anmieten.

Wie kurzfristig kann ich einen Konferenzraum anmieten?

Die benötigte Vorlaufzeit ist unterschiedlich, je nach Art & Größe der Veranstaltung sowie dem jeweiligen Organisationsaufwand. Abhängig von den Eckdaten Ihrer Buchung kann der Konferenzraum unter Umständen für den gleichen Tag bzw. die gleiche Woche gebucht werden.

Kann man den Konferenzraum vorher besichtigen?

Ja. Auf Anfrage vereinbaren wir gern einen Termin für Sie vor Ort im Business Park.

Meine Buchung – regulärer Ablauf

Wie ist der genaue Ablauf der Buchung eines Konferenzraumes?
  1. Schritt = Sie fragen bei uns an: telefonisch oder per Email (dazu bitte die Eckdaten Ihrer Veranstaltung bereithalten)
  2. Schritt = wir senden Ihnen ein unverbindliches Angebot per Email/Fax (Sie prüfen und geben uns Feedback ob/welche Anpassungen erforderlich sind)
  3. Schritt = Sie bestätigen bzw. fordern die Auftragsbestätigung an, die von Ihnen unterschrieben wird (sobald alles Ihren Wünschen entspricht)
  4. Schritt = Sie senden die unterschriebene Auftragsbestätigung zurück (Sie prüfen diese und notieren, falls eine abweichende Rechnungsanschrift gewünscht wird)
  5. Schritt = wir organisieren Ihre Veranstaltung in Kooperation zwischen der Konferenzabteilung in der Zentrale in Berlin, den Operations Managern im jeweiligen Business Park und den jeweiligen Dienstleistern/Caterern
  6. Schritt = Sie führen Ihre Veranstaltung durch
  7. Schritt = wir erstellen die Rechnung für Ihre Veranstaltung und senden sie per Post an die von Ihnen gewünschte Rechungsadresse
  8. Schritt = Sie überweisen die Rechnungssumme bequem von Ihrem Konto innerhalb der angegebenen Frist (regulär 10 Tage)

Bitte beachten Sie: Bei bestimmten Buchungen ist eventuell eine Vorauszahlung erforderlich (per Überweisung oder Kreditkarte). Genaue Informationen dazu erhalten Sie, wenn Sie bei uns eine Buchungsanfrage stellen.

Meine Buchung – Änderungen

Kann ich nach der festen Buchung die Personenzahl verändern?

Eine kostenfreie Reduzierung der Teilnehmerzahl um 50% ist bis 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn möglich. Bis 5 Tage vor Veranstaltungsbeginn kann kostenfrei eine Reduzierung um bis zu 10% vorgenommen werden.

Eine Erhöhung der Teilnehmerzahl ist abhängig:

  • vom Zeitpunkt der Änderung,
  • der Größe des gemieteten Raumes,
  • der Verfügbarkeit größerer Räume im Konferenzzentrum
  • dem eventuell gebuchten und schon in Auftrag gegebenen Catering

Wir bitten Detailabsprachen zur Ihrer Veranstaltung bis spätestens 3 Arbeitstage vor Veranstaltungstermin an uns zu übermitteln.

Stornierung

Kann ich einen fest gebuchten Konferenzraum wieder stornieren?

Ja.

Eine Stornierung Ihrer schon fest bestätigten Buchung ist möglich.

Es erfolgt eine nach Fristen geregelte Ausfallentschädigung die Ihnen in Rechnung gestellt wird:

  • Kostenfreie Stornierung = bis vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn
  • 50% Berechnung des Gesamtpreises = ab vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn
  • 70% Berechnung des Gesamtpreises = ab zwei Wochen vor Veranstaltungsbeginn
  • 100% Berechnung des Gesamtpreises = ab einer Woche vor Veranstaltungsbeginn

Bitte beachten: bei Buchung einer Veranstaltung mit Frühbucherrabatt können Sie bis drei Monate vor Veranstaltungsbeginn die Veranstaltung kostenlos stornieren. Bei Nichteinhaltung der Frist wird die Gesamtsumme (brutto) in Rechnung gestellt.

Ausstattung

Womit ist der Konferenzraum standardmäßig ausgestattet?

Inklusive in der Raummiete sind immer:

  • 1 Whiteboard mit Whiteboardstiften
  • 1 Flipchart mit Papier und Flipchartstiften
  • 1 Schreibblock & Stift pro gebuchtem Teilnehmer
  • Tische & Stühle entsprechend gebuchter Anzahl Teilnehmer & Raum Setup

Zusätzliche Tagungstechnik kann dazu gebucht werden: z. B. Beamer, Beamertisch, Overhead Projektor, Leinwand, Metaplanwand, Internetnutzung, Moderatorenkoffer, Rednerpult, zusätzliche Flipcharts – Fragen Sie uns einfach!

Ist eine Verpflegung möglich?

Ja, sehr gern.

Eine Verpflegung können Sie ganz bequem und nach individuellem Bedarf dazu buchen. Bei Getränken und Speisen können Sie unsere beliebten und günstigen Pauschalen nutzen oder individuelle Lösungen wählen.

Darf ich eigene Verpflegung mitbringen?

Das Mitbringen von eigenem Catering ist nicht gestattet.

Welches Schreibmaterial finde vor Ort?

Pro gebuchtem Teilnehmer wird als Schreibmaterial 1 Schreibblock und 1 Stift kostenfrei bereitgestellt. Bei mehrtägigen Buchungen ist ein Teilnehmerset pro Buchungszeitraum inklusive.

Darf ich meine eigene Technik mitbringen?

Ja. Die eigene Technik im Konferenzraum zu benutzen ist nach Absprache möglich.

Gibt es Internet im Konferenzraum?

Ja. Die Internetnutzung ist kostenpflichtig. Bitte buchen Sie diese entsprechend Ihres Bedarfs dazu und geben bei der Buchung so detailliert wie möglich an, für welchen Zweck Sie das Internet benötigen.

Preis

Sind die ausgewiesenen Preise netto oder brutto?

Alle Preise sind netto und zuzüglich Mehrwertsteuer.

Wie setzt sich der Gesamtpreis zusammen?

Der Gesamtpreis ergibt sich aus der Raummiete sowie den gebuchten Extras, wie zum Beispiel Catering oder Veranstaltungstechnik und wird sowohl als Netto- als auch als Bruttobetrag ausgewiesen.

Hilfe

An wen wende ich mich am Veranstaltungstag vor Ort?

Bitte melden Sie sich in unserem Center Management.

Was passiert bei technischen Problemen? Wer ist da mein Ansprechpartner?

Auch für technische Probleme sind die Ansprechpartner im Center Management gern für Sie da. Bitte schildern Sie unseren Kollegen vor Ort, was genau benötigt wird, damit wir umgehend Abhilfe schaffen können.

Anfahrt

Wie erreiche ich den gebuchten Konferenzraum (im jeweiligen Business Park)?

Für all unsere Konferenzzentren und Business Parks gibt es genaue Wegbeschreibungen, die Sie während des Buchungsverlaufes von der Zentrale in Berlin erhalten, per Email oder Fax. Somit finden Sie immer den besten Weg zu Ihrem Ziel, egal ob Sie mit dem öffentlichen Nahverkehr, dem Fahrrad oder dem Auto anreisen.

Wie ist die Parkplatzsituation für mich und meine Teilnehmer? Gibt es Parkplätze?

Die Parkplatzsituation ist sehr unterschiedlich, je nachdem in welchem Konferenzzentrum Sie buchen. Für die Veranstaltungsteilnehmer wird die Anreise mit dem öffentlichen Nahverkehr empfohlen. Parkplätze können nur auf individuelle Nachfrage und je nach Verfügbarkeit reserviert werden. Bitte sprechen Sie uns dazu an.

Fragen Sie jetzt Ihren Konferenzraum an.

Unsere Experten kümmern sich umgehend um Ihre Anfrage.