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FAQ – Sie fragen, wir antworten

Hier müssen Sie nicht lange suchen, um Antworten auf Ihre häufigsten Fragen zu unseren Konferenzräumen zu erhalten. Los geht’s!

Sichere Veranstaltungen – wir sind vorbereitet!

Kann bei Veranstaltungen der empfohlene Mindestabstand von 1,5 Metern eingehalten werden?

Alle unsere Konferenzzentren bieten Ihnen ausreichend Platz, damit Ihre Teilnehmer auf Distanz gehen und trotzdem erfolgreich zusammenarbeiten können! Unsere parlamentarische Einzelbestuhlung macht es möglich, dass der Abstand zwischen Ihren Teilnehmern jederzeit eingehalten werden kann. Dank breiter Flure in unseren großzügig geplanten Bestandsgebäuden und unserem weitläufigen Gelände halten Sie auch außerhalb unserer Seminarräume den Mindestabstand ganz bequem ein. Die Maskenpflicht in allen Gemeinschaftsbereichen sorgt zusätzlich für mehr Sicherheit.

Wie machen Sie ein hygienisches Umfeld in Ihren Konferenzzentren möglich?

Eine gründliche und noch regelmäßigere Reinigung und Desinfektion aller Flächen ist bei uns selbstverständlich. Besonders achten wir dabei unter anderem auf oft genutzte Kontaktpunkte wie Tür- und Fenstergriffe, Kaffeemaschinen, Aufzüge, Lichtschalter und viele mehr. Zudem gilt in allen Gemeinschaftsflächen wie den Fluren die Pflicht zum Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes. Ausführliche Informationen zur Durchführung eines sicheren Meetings finden Sie hier!

Wie werden die Hygienemaßnahmen von Ihnen an meine Teilnehmer kommuniziert?

Wir haben uns dazu entschieden, keine Verbote auszusprechen, sondern lediglich Hygieneempfehlungen zu geben – so werden Ihre Teilnehmer nicht unnötig eingeschränkt und können unsere Empfehlungen in Eigenverantwortung umsetzen. Die Kommunikation findet mithilfe von Aushängen und Beschilderung statt, die auf ein hygienisches Miteinander hinweisen – immer mit einem Augenzwinkern. Wir möchten mithilfe von Humor und positiver Kommunikation ein freundliches Umfeld schaffen, in dem gern Rücksicht genommen wird!

Stellen Sie ausreichend Desinfektionsmittel und Seife zur Verfügung?

Damit Ihre Teilnehmer sich rundum wohlfühlen, haben wir an zentralen Stellen Desinfektionsspender installiert. So ist es möglich, auch zwischendurch die Hände zu desinfizieren. Sowohl die Spender als auch die Seife, die wir in den Sanitäranlagen zur Verfügung stellen, werden von uns regelmäßig überprüft und rechtzeitig aufgefüllt.

Meine Teilnehmer möchten nicht mit den öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen. Welche Alternativen gibt es?

Damit Ihre Teilnehmer auch mit dem eigenen Auto oder dem Fahrrad anreisen können, versuchen wir, Ihnen ausreichend Parkplätze zur Verfügung zu stellen. All unsere Konferenzzentren verfügen über eine sehr gute Anbindung sowohl an das Straßennetz als auch an die öffentlichen Verkehrsmittel. Da in Letzteren der Mindestabstand nicht immer zuverlässig eingehalten werden kann, ist es uns wichtig, Ihren Teilnehmern die Voraussetzungen zu bieten, um eine Alternative zu Bus und Bahn zu wählen.

Wie setzen Sie beim Catering Hygieneempfehlungen um?

Wir achten auf jedes Detail – und so haben wir natürlich auch unter Berücksichtigung der aktuellen Hygieneempfehlungen neue Catering-Alternativen entwickelt. Einzeln verpackte Portionen oder individuelle Lunchboxen sorgen für zusätzliche Sicherheit Ihrer Teilnehmer und sind genauso schmackhaft wie zuvor!

Ist die Nutzung von Treppen statt Aufzügen möglich?

Die Großzahl unserer Konferenzräume befindet sich in Gebäuden, die maximal 4 Stockwerke hoch sind. Möchten Sie aufgrund der Abstandsempfehlung nicht den Aufzug nutzen, können Sie also ganz bequem die Treppe nehmen oder alternativ auch unsere großen industriellen Aufzüge nutzen – Sie haben die Wahl!

Ist es möglich, anstatt der Nutzung einer Klimaanlage die Fenster zu öffnen?

Um immer für ideale Temperaturen zu sorgen, können Sie in den meisten unserer Konferenzräume natürlich die Fenster öffnen. Frische Luft fördert die Produktivität Ihrer Teilnehmer und ist darüber hinaus auch eine klimafreundliche Alternative. Auch der Großteil unserer Klimaanlagen kann aus hygienischer Sicht ohne Bedenken genutzt werden – sie operieren mit Frischluft von außen  und nicht mit Umluft, welche eventuell ein erhöhtes Gesundheitsrisiko darstellen könnte. Unsere hohen Decken sorgen darüber hinaus für ein größeres Luftvolumen im Raum, welches zusätzlich für ein verhältnismäßig höheres Frischluftvolumen sorgt.

Sind Ihre Mitarbeiter bezüglich der Hygieneempfehlungen geschult?

Alle unsere Mitarbeiter wurden vor Ort umfangreich bezüglich unserer Hygienevorschriften und Prozesse geschult und sind darauf vorbereitet, in entsprechenden Situationen angemessen zu reagieren.

Was empfehlen Sie zur Vorbereitung auf einen möglichen Ansteckungsfall?

Damit Sie im Ansteckungsfall schnell reagieren und die zuständigen Behörden informieren können, empfehlen wir Ihnen, eine Teilnehmerliste zu führen. Wir stellen Ihnen natürlich gern eine Vorlage zur Verfügung! Notieren Sie Namen und Kontaktdaten aller Teilnehmer und bewahren Sie die Liste mindestens vier Wochen lang auf. So kann eine mögliche Infektionskette besser nachverfolgt werden.

Wieso, weshalb, warum: Unsere Konferenzräume

Wie finde ich einen Konferenzraum in meiner Nähe?

Bei uns haben Sie die Qual der Wahl: meetinn bietet Konferenzräume an mehr als 18 Standorten in ganz Deutschland. In die Suchmaske können Sie den Namen einer Stadt eintragen und danach suchen. Nichts gefunden? Sollten wir an Ihrem Wunschort keine Konferenzräume anbieten, wird Ihnen automatisch ein passender Standort in der unmittelbaren Nähe angezeigt.

Wie buche ich einen Konferenzraum?

Nichts leichter als das: Sie können uns entweder über das Kontaktformular Ihre Buchungswünsche schicken oder uns unter 0800 707 082 043 anrufen. Wir sind von Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr für Sie erreichbar.

Wie lange kann ich einen Konferenzraum buchen?

Je länger, desto besser 😉 Bei uns buchen Sie je nach Verfügbarkeit Ihren Konferenzraum so lange, wie Sie möchten. So ist die Anmietung für einen halben Tag, ganztätig oder sogar mehrtägig möglich. Und wie sieht es mit dem Wochenende aus? Selbstverständlich sind unsere Konferenzräume auch am Wochenende mit allem Drumherum buchbar.

Kann ich auch kurzfristig einen Konferenzraum mieten?

Wir machen es kurz: Ja. In vielen Fällen ist es uns möglich, Ihnen sogar schon am selben Tag oder in der selben Woche Ihrer Anfrage einen Raum zur Verfügung zu stellen. Dennoch kann es bei Veranstaltungen, die mehr Organisationsaufwand erfordern, passieren, dass wir für die wunschgemäße Umsetzung mehr Zeit benötigen. Sie verstehen schon: eine tolle Konferenz braucht eine tolle Vorbereitung.

Kann man den Konferenzraum vorher besichtigen?

Ja. Natürlich sollen Sie nicht die berühmte Katze im Sack kaufen. Deshalb können Sie den Raum vor Ort in aller Ruhe in Augenschein nehmen. Vereinbaren Sie dazu am besten einen Besichtigungstermin mit einem unserer Mitarbeiter.

Nägel mit Köpfen machen: Der Buchungsablauf

Ich möchte einen Konferenzraum mieten – wie läuft die Buchung ab?

Die Buchung eines Konferenzraums verläuft bei uns in 6 übersichtlichen Schritten:

  1. Sie fragen uns an: Sie schreiben uns über das Kontaktformular oder rufen uns unter 0800 707 082 043 an. Um Ihnen schnell ein passendes Angebot machen zu können, freuen wir uns, wenn Sie dazu bereits die Eckdaten Ihrer Businessveranstaltung bereithalten. Welche das sein sollen? Zum Beispiel das Datum und die Teilnehmerzahl, damit können wir bereits gut arbeiten. Sie haben Zusatzwünsche? In diesem Schritt sind wir ganz Ohr für Ihre individuellen Vorstellungen zur Raumausstattung und zum Veranstaltungsablauf.
  2. Wir senden Ihnen eine Kostenübersicht zu und Sie erteilen den Buchungsauftrag: Per E-Mail bekommen Sie von uns eine Kostenübersicht zu Ihrem Buchungswunsch. Wenn alles Ihren Vorstellungen entspricht, unterschreiben Sie diese einfach und senden Sie sie per Email an uns zurück, um den Buchungsauftrag zu erteilen. Ganz nach dem Motto: Her mit dem Superdeal! Sollten Sie Änderungswünsche haben, wie zum Beispiel eine abweichende Rechnungsadresse, können Sie uns das jederzeit mitteilen und wir passen alles entsprechend an.
  3. Wir kümmern uns um die Organisation Ihrer Veranstaltung: Dazu übernehmen wir die Koordination der nötigen Schritte vor Ort und stellen sicher, dass alles am Tag Ihrer Veranstaltung bereit ist. Böse Überraschungen und Pannen lieben wir nämlich gar nicht. Verlassen Sie sich also voll und ganz auf uns.
  4. Sie führen Ihre Veranstaltung durch: Bei diesem Schritt sind Sie ganz auf sich gestellt, aber Sie schaffen das schon.
  5. Wir senden Ihnen die Rechnung: Nach Ihrer Veranstaltung bekommen Sie von uns die Rechnung per Post an die von Ihnen gewünschte Adresse zugesandt.
  6. Jetzt geht es um’s Geld: Im letzten Schritt begleichen Sie den Rechnungsbetrag innerhalb der angegebenen Frist.

Achtung, Achtung: Unter Umständen ist bei bestimmten Buchungsvorhaben eine Vorauszahlung per Überweisung oder Kreditkarte erforderlich. Sollte dies der Fall sein, informieren wir Sie darüber bereits bei der Buchungsanfrage.

Kaffee, Kuchen, Kleinigkeiten: Die Ausstattung

Welche Ausstattung ist im Mietpreis enthalten?

Je nachdem, was für ein Paket Sie gebucht haben, bereiten wir unsere Konferenzräume so vor, dass Sie mit Ihrer Veranstaltung direkt beginnen können.

Im Smart-Paket enthalten:

  • Raummiete 
  • Unlimited Wasser für alle Teilnehmer
  • 1 Whiteboard mit passenden Whiteboardstifen
  • 1 Flipchart inklusive Papier und Flipchartstiften
  • 1 Schreibblock und Stift pro Teilnehmer
  • Tische und Stühle entsprechend der gebuchten Teilnehmeranzahl in der gewünschten Bestuhlung
Welche Ausstattung kann ich für meine Veranstaltung hinzu buchen?

Digital ist besser: Wenn Sie gern multimedial präsentieren, können Sie bei uns zusätzliche Tagungstechnik zur Raummiete hinzu buchen. Geben Sie uns einfach Bescheid, welche Technik Sie für Ihre Veranstaltung noch brauchen. Erhältlich sind:

    • Beamer und Beamertisch
    • Overhead-Projektor
    • Leinwand
    • Metaplanwand
    • Moderatorenkoffer
    • Rednerpult
    • zusätzliche Flipcharts
    • Internetzugang
Darf ich meine eigene Konferenztechnik mitbringen?

Ja, selbstverständlich dürfen Sie nach Absprache auch gern Ihre eigene Technik im Konferenzraum nutzen.

Gibt es Internet im Konferenzraum?

Aber natürlich! Alle unsere Konferenzräume sind mit Internet ausgestattet. Die Internetnutzung kann zur Raummiete hinzugebucht werden. Teilen Sie uns dazu bitte im Voraus mit, wofür und in welchem Umfang Sie das Internet für Ihre Veranstaltung nutzen wollen.

Ich möchte meinen Gästen Essen und Trinken anbieten. Ist das möglich?

Ja, und ob. Die Verpflegung Ihrer Teilnehmer liegt uns besonders am Herzen, denn satte Gäste sind zufriedene Gäste. Buchen Sie Getränke und Speisen deshalb einfach in dem Umfang zu, in dem Sie Ihre Teilnehmer verköstigen möchten. Teilen Sie uns Ihre Vorstellungen dazu einfach bei der Anfrage mit.

Bitte beachten Sie: Eigene Speisen mitzubringen, ist nicht gestattet.

Ich möchte mit dem Auto anreisen. Gehören Parkplätze zum Konferenzraum?

Wieviel Parkplätze unseren Gästen zur Verfügung stehen, ist immer abhängig vom jeweiligen Konferenzzentrum. Sind genügend Parkplätze verfügbar, können Sie auf Anfrage einen PKW-Parkplatz reservieren. Dennoch empfehlen wir, dass Ihre Teilnehmer mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Taxi anreisen. Das freut auch die Umwelt.

Der Preis ist … günstig: Unsere Preise

Handelt es sich bei den ausgewiesenen Kosten um Netto- oder Bruttopreise?

Unsere Preise werden als Nettopreise ausgewiesen. Der Gesamtrechnungsbetrag ergibt sich dann zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

Aus welchen Posten setzen sich die Gesamtkosten zusammen?

Der Gesamtpreis für unsere Leistungen setzt sich aus der Raummiete und den gebuchten Extras zusammen. Zu den Extras zählen unter anderem bestimmte Verpflegungspauschalen, zusätzliche Veranstaltungstechnik oder ein Catering. Das Lächeln unserer kompetenten Mitarbeiter ist hingegen immer kostenlos.

Wenn’s mal wieder anders kommt: Änderungswünsche & Stornierungen

Kann ich nach der verbindlichen Buchung die Teilnehmerzahl ändern?

Sie kennen das sicher: Manchmal passiert es, dass Teilnehmer einer Konferenz kurzfristig absagen oder mehr Personen als geplant an einer Veranstaltung teilnehmen wollen. Unter bestimmten Umständen haben Sie bei uns deshalb die Möglichkeit, die Teilnehmerzahl auch nach einer verbindlichen Buchung noch zu ändern. Für säumige Gäste können Sie schließlich nichts.

1. Es nehmen weniger Teilnehmer als geplant teil

Schade. Müssen Sie auf Teilnehmer verzichten, können Sie bis 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn die angemeldete Teilnehmerzahl kostenfrei um bis zu 10% reduzieren. Bis 7 Tage vor Veranstaltungsbeginn ist Ihnen das kostenfrei bis zu einer Reduzierung von 5% der Gäste möglich. Bei einer Reduzierung der Personenanzahl kann eine Neuberechnung der Teilnehmerpauschale unter Umlage der Raummiete erfolgen.

2. Es nehmen mehr Gäste als geplant teil

Toll! Möchten Sie kurzfristig mehr Gäste empfangen als geplant, ist das unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Ob und in welchem Umfang nach einer verbindlichen Buchung zusätzliche Gäste teilnehmen können, hängt von mehreren Faktoren ab:

  • der Zeitpunkt der Änderung: Je früher Sie uns Bescheid geben, desto wahrscheinlicher ist es, dass wir rechtzeitig umplanen können.
  • die Größe des gemieteten Raums: Auf dem Boden soll bei uns niemand sitzen müssen. Ist der von Ihnen gebuchte Konferenzraum genügend groß, kann mitunter mit einer veränderten Bestuhlung sofort Platz für zusätzliche Gäste geschaffen werden.
  • die Verfügbarkeit größerer Räume: Benötigen Sie doch mehr Platz, können wir Ihre Veranstaltung in der Regel in einen unserer größeren Konferenzräume verlegen. Das hängt natürlich davon ab, ob diese Räume zu Ihrem Wunschtermin verfügbar sind.
  • der Art des Caterings: Je nachdem, welchen Umfang an Verpflegung Sie für die ursprünglich angemeldete Teilnehmerzahl gebucht haben, ist eine Änderung kurzfristig möglich oder nur mit einer rechtzeitigen Ankündigung umsetzbar. Das trifft vor allem dann zu, wenn Sie für Ihre Gäste leckere Gaumenfreuden aus der Catering-Küche bestellt haben: Sagen Sie einfach rechtzeitig Bescheid und wir sorgen dafür, dass für Ihre zusätzlichen Gäste noch etwas Schönes gezaubert wird.

Unser Job ist es, Ihre Veranstaltungswünsche umzusetzen. Damit wir unsere Arbeit zu Ihrer Zufriedenheit erledigen können, bitten wir Sie, uns Änderungswünsche zu Ihrer Veranstaltung bis spätestens 3 Tage vor Veranstaltungsbeginn mitzuteilen.

Ich muss meine verbindliche Buchung stornieren. Was kann ich tun?

Das wäre ausgesprochen schade. Weil wir aber wissen, dass immer etwas dazwischen kommen kann, können Sie bei uns einen bereits verbindlich gebuchten Konferenzraum auch wieder stornieren. Hierzu können Sie sich an unserem Staffelmodell orientieren:

  • ab 8 Wochen vor Veranstaltungsbeginn: Wir erstatten Ihnen 50% des Gesamtbuchungspreises
  • ab 6 Wochen vor Veranstaltungsbeginn: Wir erstatten Ihnen 30% des Gesamtbuchungspreises
  • ab 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn: Die Stornierung erfolgt ohne Erstattung

Falls Sie eine größere Flexibilität benötigen – sprechen Sie uns an.

Wenn Superman gebraucht wird: Support & Hilfe

Wie erreiche ich das Konferenzzentrum?

Für all unsere Konferenzzentren in den Sirius Business Parks gibt es genaue Wegbeschreibungen, die Sie während des Buchungsverlaufes von der Zentrale in Berlin erhalten, per Email. Somit finden Sie immer den besten Weg zu Ihrem Ziel, egal ob Sie mit dem öffentlichen Nahverkehr, dem Fahrrad oder dem Auto anreisen.

Wer ist am Veranstaltungstag mein Ansprechpartner vor Ort?

Wenn Sie am Veranstaltungstag anreisen, wird Sie ein Mitarbeiter des Center Managements in Empfang nehmen. Sie erkennen ihn oder sie am freundlichen Wesen und dem angenehmen Gefühl, gut aufgehoben zu sein.

Wer kann mir vor Ort bei technischen Problemen helfen?

Beamerausfall? Schwierigkeiten mit der Internetverbindung? Im Überschwang Ihrer Ausführungen ist Ihnen das Papier auf dem Flipchart ausgegangen? Die Mitarbeiter des Center Managements kümmern sich bei technischen Problemen oder Störungen umgehend darum, das Problem zu beheben. Helfen Sie Ihnen, indem Sie genau schildern, welche Unterstützung Sie benötigen, sodass Ihre Veranstaltung schnell weitergehen kann.

Kontaktieren Sie uns jetzt für Ihr personalisiertes Angebot

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Die obigen personenbezogenen Angaben, werden zur Informations- bzw. Kontaktaufnahme verwendet, um die Anbahnung eines Vertragsverhältnisses zu ermöglichen, (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO). Darüber hinaus erfolgt eine Weiterverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, für Werbezwecke zu ähnlichen Dienstleistungen (Art. 6 Abs. 4 DSGVO i. V. m. § 7 Abs. 3 UWG). Sie besitzen stets die Möglichkeit der Direktwerbung zu widersprechen. Wie Sie Ihr Widerspruchsrecht ausüben können oder wie die weiteren Informationspflichten für Werbung und zum Kontaktformular lauten, sowie wie unsere allgemeinen Datenschutzpraktiken sind, finden Sie auf unserer Datenschutzerklärung

Gerne nehmen wir Ihre Anfrage auch unter der kostenfreien Nummer 0800 707 082 043 oder per E-Mail an [email protected] entgegen.
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