FAQ – häufig gestellte Fragen
Hier müssen Sie nicht lange suchen, um Antworten auf Ihre häufigsten Fragen zu unseren Konferenzräumen zu erhalten. Los geht’s!
Wieso, weshalb, warum: Unsere Konferenzräume
Bei uns haben Sie die Qual der Wahl: meetinn bietet Konferenzräume an mehr als 18 Standorten in ganz Deutschland. In die Suchmaske können Sie den Namen einer Stadt eintragen und danach suchen. Nichts gefunden? Sollten wir an Ihrem Wunschort keine Konferenzräume anbieten, wird Ihnen automatisch ein passender Standort in der unmittelbaren Nähe angezeigt.
Nichts leichter als das: Sie können uns entweder über das Kontaktformular Ihre Buchungswünsche schicken oder uns unter 0800 707 082 043 anrufen. Wir sind von Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr für Sie erreichbar.
Je länger, desto besser 😉 Bei uns buchen Sie je nach Verfügbarkeit Ihren Konferenzraum so lange, wie Sie möchten. So ist die Anmietung für einen halben Tag, ganztätig oder sogar mehrtägig möglich. Und wie sieht es mit dem Wochenende aus? Selbstverständlich sind unsere Konferenzräume auch am Wochenende mit allem Drumherum buchbar.
Wir machen es kurz: Ja. In vielen Fällen ist es uns möglich, Ihnen sogar schon am selben Tag oder in der selben Woche Ihrer Anfrage einen Raum zur Verfügung zu stellen. Dennoch kann es bei Veranstaltungen, die mehr Organisationsaufwand erfordern, passieren, dass wir für die wunschgemäße Umsetzung mehr Zeit benötigen. Sie verstehen schon: eine tolle Konferenz braucht eine tolle Vorbereitung.
Ja. Natürlich sollen Sie nicht die berühmte Katze im Sack kaufen. Deshalb können Sie den Raum vor Ort in aller Ruhe in Augenschein nehmen. Vereinbaren Sie dazu am besten einen Besichtigungstermin mit einem unserer Mitarbeiter.
Nägel mit Köpfen machen: Der Buchungsablauf
Die Buchung eines Konferenzraums verläuft bei uns in 6 übersichtlichen Schritten:
- Sie fragen uns an: Sie schreiben uns über das Kontaktformular oder rufen uns unter 0800 707 082 043 an. Um Ihnen schnell ein passendes Angebot machen zu können, freuen wir uns, wenn Sie dazu bereits die Eckdaten Ihrer Businessveranstaltung bereithalten. Welche das sein sollen? Zum Beispiel das Datum und die Teilnehmerzahl, damit können wir bereits gut arbeiten. Sie haben Zusatzwünsche? In diesem Schritt sind wir ganz Ohr für Ihre individuellen Vorstellungen zur Raumausstattung und zum Veranstaltungsablauf.
- Wir senden Ihnen eine Kostenübersicht zu und Sie erteilen den Buchungsauftrag: Per E-Mail bekommen Sie von uns eine Kostenübersicht zu Ihrem Buchungswunsch. Wenn alles Ihren Vorstellungen entspricht, unterschreiben Sie diese einfach und senden Sie sie per Email an uns zurück, um den Buchungsauftrag zu erteilen. Ganz nach dem Motto: Her mit dem Superdeal! Sollten Sie Änderungswünsche haben, wie zum Beispiel eine abweichende Rechnungsadresse, können Sie uns das jederzeit mitteilen und wir passen alles entsprechend an.
- Wir kümmern uns um die Organisation Ihrer Veranstaltung: Dazu übernehmen wir die Koordination der nötigen Schritte vor Ort und stellen sicher, dass alles am Tag Ihrer Veranstaltung bereit ist. Böse Überraschungen und Pannen lieben wir nämlich gar nicht. Verlassen Sie sich also voll und ganz auf uns.
- Sie führen Ihre Veranstaltung durch: Bei diesem Schritt sind Sie ganz auf sich gestellt, aber Sie schaffen das schon.
- Wir senden Ihnen die Rechnung: Nach Ihrer Veranstaltung bekommen Sie von uns die Rechnung per Post an die von Ihnen gewünschte Adresse zugesandt.
- Jetzt geht es um’s Geld: Im letzten Schritt begleichen Sie den Rechnungsbetrag innerhalb der angegebenen Frist.
Achtung, Achtung: Unter Umständen ist bei bestimmten Buchungsvorhaben eine Vorauszahlung per Überweisung oder Kreditkarte erforderlich. Sollte dies der Fall sein, informieren wir Sie darüber bereits bei der Buchungsanfrage.
Kaffee, Kuchen, Kleinigkeiten: Die Ausstattung
Je nachdem, was für ein Paket Sie gebucht haben, bereiten wir unsere Konferenzräume so vor, dass Sie mit Ihrer Veranstaltung direkt beginnen können.
Im Smart-Paket enthalten:
- Raummiete
- Unlimited Wasser für alle Teilnehmer
- 1 Whiteboard mit passenden Whiteboardstifen
- 1 Flipchart inklusive Papier und Flipchartstiften
- 1 Schreibblock und Stift pro Teilnehmer
- Tische und Stühle entsprechend der gebuchten Teilnehmeranzahl in der gewünschten Bestuhlung
Digital ist besser: Wenn Sie gern multimedial präsentieren, können Sie bei uns zusätzliche Tagungstechnik zur Raummiete hinzu buchen. Geben Sie uns einfach Bescheid, welche Technik Sie für Ihre Veranstaltung noch brauchen. Erhältlich sind:
- Beamer und Beamertisch
- Overhead-Projektor
- Leinwand
- Metaplanwand
- Moderatorenkoffer
- Rednerpult
- zusätzliche Flipcharts
- Internetzugang
Ja, selbstverständlich dürfen Sie nach Absprache auch gern Ihre eigene Technik im Konferenzraum nutzen.
Aber natürlich! Alle unsere Konferenzräume sind mit Internet ausgestattet. Die Internetnutzung kann zur Raummiete hinzugebucht werden. Teilen Sie uns dazu bitte im Voraus mit, wofür und in welchem Umfang Sie das Internet für Ihre Veranstaltung nutzen wollen.
Ja, und ob. Die Verpflegung Ihrer Teilnehmer liegt uns besonders am Herzen, denn satte Gäste sind zufriedene Gäste. Buchen Sie Getränke und Speisen deshalb einfach in dem Umfang zu, in dem Sie Ihre Teilnehmer verköstigen möchten. Teilen Sie uns Ihre Vorstellungen dazu einfach bei der Anfrage mit.
Bitte beachten Sie: Eigene Speisen mitzubringen, ist nicht gestattet.
Wieviel Parkplätze unseren Gästen zur Verfügung stehen, ist immer abhängig vom jeweiligen Konferenzzentrum. Sind genügend Parkplätze verfügbar, können Sie auf Anfrage einen PKW-Parkplatz reservieren. Dennoch empfehlen wir, dass Ihre Teilnehmer mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Taxi anreisen. Das freut auch die Umwelt.
Der Preis ist … günstig: Unsere Preise
Unsere Preise werden als Nettopreise ausgewiesen. Der Gesamtrechnungsbetrag ergibt sich dann zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
Der Gesamtpreis für unsere Leistungen setzt sich aus der Raummiete und den gebuchten Extras zusammen. Zu den Extras zählen unter anderem bestimmte Verpflegungspauschalen, zusätzliche Veranstaltungstechnik oder ein Catering. Das Lächeln unserer kompetenten Mitarbeiter ist hingegen immer kostenlos.
Wenn’s mal wieder anders kommt: Änderungswünsche & Stornierungen
Sie kennen das sicher: Manchmal passiert es, dass Teilnehmer einer Konferenz kurzfristig absagen oder mehr Personen als geplant an einer Veranstaltung teilnehmen wollen. Unter bestimmten Umständen haben Sie bei uns deshalb die Möglichkeit, die Teilnehmerzahl auch nach einer verbindlichen Buchung noch zu ändern. Für säumige Gäste können Sie schließlich nichts.
1. Es nehmen weniger Teilnehmer als geplant teil
Schade. Müssen Sie auf Teilnehmer verzichten, können Sie bis 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn die angemeldete Teilnehmerzahl kostenfrei um bis zu 10% reduzieren. Bis 7 Tage vor Veranstaltungsbeginn ist Ihnen das kostenfrei bis zu einer Reduzierung von 5% der Gäste möglich. Bei einer Reduzierung der Personenanzahl kann eine Neuberechnung der Teilnehmerpauschale unter Umlage der Raummiete erfolgen.
2. Es nehmen mehr Gäste als geplant teil
Toll! Möchten Sie kurzfristig mehr Gäste empfangen als geplant, ist das unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Ob und in welchem Umfang nach einer verbindlichen Buchung zusätzliche Gäste teilnehmen können, hängt von mehreren Faktoren ab:
- der Zeitpunkt der Änderung: Je früher Sie uns Bescheid geben, desto wahrscheinlicher ist es, dass wir rechtzeitig umplanen können.
- die Größe des gemieteten Raums: Auf dem Boden soll bei uns niemand sitzen müssen. Ist der von Ihnen gebuchte Konferenzraum genügend groß, kann mitunter mit einer veränderten Bestuhlung sofort Platz für zusätzliche Gäste geschaffen werden.
- die Verfügbarkeit größerer Räume: Benötigen Sie doch mehr Platz, können wir Ihre Veranstaltung in der Regel in einen unserer größeren Konferenzräume verlegen. Das hängt natürlich davon ab, ob diese Räume zu Ihrem Wunschtermin verfügbar sind.
- der Art des Caterings: Je nachdem, welchen Umfang an Verpflegung Sie für die ursprünglich angemeldete Teilnehmerzahl gebucht haben, ist eine Änderung kurzfristig möglich oder nur mit einer rechtzeitigen Ankündigung umsetzbar. Das trifft vor allem dann zu, wenn Sie für Ihre Gäste leckere Gaumenfreuden aus der Catering-Küche bestellt haben: Sagen Sie einfach rechtzeitig Bescheid und wir sorgen dafür, dass für Ihre zusätzlichen Gäste noch etwas Schönes gezaubert wird.
Unser Job ist es, Ihre Veranstaltungswünsche umzusetzen. Damit wir unsere Arbeit zu Ihrer Zufriedenheit erledigen können, bitten wir Sie, uns Änderungswünsche zu Ihrer Veranstaltung bis spätestens 3 Tage vor Veranstaltungsbeginn mitzuteilen.
Das wäre ausgesprochen schade. Weil wir aber wissen, dass immer etwas dazwischen kommen kann, können Sie bei uns einen bereits verbindlich gebuchten Konferenzraum auch wieder stornieren. Hierzu können Sie sich an unserem Staffelmodell orientieren:
- ab 8 Wochen vor Veranstaltungsbeginn: Wir erstatten Ihnen 50% des Gesamtbuchungspreises
- ab 6 Wochen vor Veranstaltungsbeginn: Wir erstatten Ihnen 30% des Gesamtbuchungspreises
- ab 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn: Die Stornierung erfolgt ohne Erstattung
Falls Sie eine größere Flexibilität benötigen – sprechen Sie uns an.
Wenn Superman gebraucht wird: Support & Hilfe
Für all unsere Konferenzzentren in den Sirius Business Parks gibt es genaue Wegbeschreibungen, die Sie während des Buchungsverlaufes von der Zentrale in Berlin erhalten, per Email. Somit finden Sie immer den besten Weg zu Ihrem Ziel, egal ob Sie mit dem öffentlichen Nahverkehr, dem Fahrrad oder dem Auto anreisen.
Wenn Sie am Veranstaltungstag anreisen, wird Sie ein Mitarbeiter des Center Managements in Empfang nehmen. Sie erkennen ihn oder sie am freundlichen Wesen und dem angenehmen Gefühl, gut aufgehoben zu sein.
Beamerausfall? Schwierigkeiten mit der Internetverbindung? Im Überschwang Ihrer Ausführungen ist Ihnen das Papier auf dem Flipchart ausgegangen? Die Mitarbeiter des Center Managements kümmern sich bei technischen Problemen oder Störungen umgehend darum, das Problem zu beheben. Helfen Sie Ihnen, indem Sie genau schildern, welche Unterstützung Sie benötigen, sodass Ihre Veranstaltung schnell weitergehen kann.
Kontaktieren Sie uns jetzt für Ihr personalisiertes Angebot
Unsere Experten unterstützen Sie bei der Organisation: So wird Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg. Kontaktieren Sie uns!
