Agile Transformation: Definition und Umsetzung

Die digitale Welt hat Einzug in unsere Wirtschaft gehalten und bringt eine Menge Veränderungen mit sich. Um sicherzustellen, dass ihr Unternehmen mithalten kann, suchen viele Manager nach Möglichkeiten, ihre Abläufe flexibler zu gestalten – hier kommt die agile Transformation ins Spiel!

Aber was genau ist damit gemeint? Und warum ist sie so wichtig für den Unternehmenserfolg in unserer sich ständig verändernden digitalen Landschaft? Die agile Transformation ist zu einem beliebten Mittel geworden, um die Effizienz und Produktivität zu steigern und gleichzeitig mit den technologischen Fortschritten Schritt zu halten.

Unter unseren Kunden und Kundinnen bei meetinn befinden sich viele Agile Coaches, die regelmäßig Manager und Managerinnen dabei unterstützen, ihr Unternehmen mit agiler Transformation auf die nächste Stufe zu heben. Hier sind ihre Tipps, um die agilen Methoden erfolgreich umzusetzen.

Inhalt

1. Was ist eine agile Transformation?
2. Ziele der agilen Transformation
3. Wie gelingt Unternehmen die agile Transformation?
4. Methoden der agilen Transformation

Was ist eine agile Transformation?

Die agile Trans­formation ist ein Pro­zess, bei dem Unter­nehmen von tra­ditio­nellen Metho­den zu flexibleren und anpassungs­fähigeren Ansätzen für die Ver­waltung von Pro­jekten über­gehen. Er wird oft mit Software­entwicklungs­prozessen in Ver­bindung gebracht, kann aber auf jede Art von Projekt­manage­ment angewendet werden.

Der Kern­gedanke der agilen Trans­formation besteht darin, dass Unter­nehmen ihre Pro­zesse auf die spezi­fischen Bedürf­nisse ihres Teams und ihres Pro­jekts zu­schneiden sollten, an­statt einen Ein­heits­ansatz zu ver­wenden. Auf diese Weise können die Teams effi­zienter und effek­tiver arbeiten, da jeder seine Rollen und Verant­wortlich­keiten klar kennt.

Im Grunde geht es also darum, sich von der klassischen hierarchischen Struk­tur zu lösen und einen team­basierten Ansatz für die Ent­scheidungs­findung zu wählen. Mit anderen Worten: keine strikten An­weisungen mehr von oben nach unten. Statt­dessen liegt der Schwer­punkt auf Zusammen­arbeit, Kommuni­kation und Experimen­tieren.

Ziele der agilen Transformation

Durch die Digitalisierung wird unsere Zeit immer schnelllebiger. Erkenntnisse von heute sind morgen schon wieder hinfällig. Agilität in den Geschäftsmodellen, Organisationen und Arbeitskulturen ist dadurch wichtiger denn je, um schneller auf die sich ändernden Anforderungen des Marktes reagieren zu können. Doch was sind die Ziele dieser Transformation nun genau?

1. Anpassung an den Markt

Das Ziel Nummer eins ist die Anpassung an den Markt. In der heutigen Welt der Digitalisierung und Globalisierung ändern sich Markttrends schnell und Unternehmen müssen sich genauso schnell anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Agilität ermöglicht es Unternehmen, schneller auf geänderte Anforderungen zu reagieren, maßgeschneiderte Produkte und Dienstleistungen schnell anpassen und somit Wettbewerbsvorteile erzielen zu können.

2. Kostenreduzierung

Agilität trägt auch zur Reduzierung von Kosten bei. Durch die Zusammenarbeit in selbstorganisierten Teams und die Einbeziehung der Mitarbeiter werden unnötige Prozesse und unnötiger Ressourceneinsatz vermieden. Auch die Anpassung an geänderte Anforderungen kann Kosten und somit Energie sparen.

3. Schaffung einer besseren Arbeitsumgebung

Entscheidungen werden in Eigenverantwortung getroffen; Mitarbeiter werden ermutigt, kreativ zu sein, an Prozessen zu arbeiten und Fehler als Lernchance zu nutzen. Durch diese Herangehensweise wird auch das Engagement der Mitarbeiter gesteigert und die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessert.

4. Verbesserung der Kundenkommunikation

Ein weiteres wichtiges Ziel der agilen Transformation ist die Verbesserung der Kundenkommunikation. Agile Methoden ermöglichen eine höhere Flexibilität und Anpassung an geänderte Anforderungen der Kunden. Durch Offenheit und Transparenz können Kunden jederzeit den Status eines Projektes einsehen, was sie zufriedener und loyaler macht. Kurzfristige Feedbackschleifen ermöglichen es Unternehmen, schnell auf die Anforderungen ihrer Kunden zu reagieren und die Kundenzufriedenheit zu fördern.

Wie gelingt Unternehmen die agile Transformation?

Die Um­setzung der agilen Trans­formation im eigenen Unter­nehmen ist keine leichte Auf­gabe, aber sie zahlt sich aus. Agile Arbeit erfor­dert einen kultu­rellen Wandel, eine enge Zusammen­arbeit zwischen Mit­arbeitern und Führungs­kräften, die Ein­führung agiler Projekt­manage­ment-Tools und eine enge Aus­richtung auf Kunden­bedürf­nisse. Bis der Wandel im Denken und Handeln wirk­lich über­all umge­setzt wurde, braucht es Zeit. Am besten startet man daher klein und bringt die Ver­änderung Schritt für Schritt, dafür aber nach­haltig ins Rollen.

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Methoden der agilen Transformation

Die agilen Methoden sind die Werkzeuge, um den Prozess der agilen Transformation im Unternehmen durchzuführen. Die meisten Methoden stammen aus der IT-Branche, wo die agile Transformation ihren Ursprung hat. Sie sind aber problemlos auf die unterschiedlichsten Unternehmen übertragbar. Diese 3 sind die am häufigsten angewendeten agilen Methoden:

1. Scrum

Scrum ist die vermutlich am weitesten verbreitete agile Methode. Die Scrum-Methode besteht aus mehreren Komponenten, einschließlich Sprints, dem Product Owner, dem Scrum Master und dem Entwicklungsteam:

• • Ein Sprint ist ein kurzer Entwicklungszyklus von ein bis vier Wochen, in dem das Scrum-Team (max. 10 Personen) an einer bestimmten Anzahl von Funktionen oder Features arbeitet.
  • Ein Product Owner ist für das Management des Produkt-Backlogs verantwortlich und arbeitet eng mit dem Entwicklungsteam zusammen, um sicherzustellen, dass die Prioritäten des Backlogs richtig gesetzt werden. Innerhalb des agilen Projektmanagements bezieht sich Product Backlog auf eine priorisierte Liste von Funktionalitäten, die ein Produkt enthalten sollte.
  • Der Scrum Master trägt dazu bei, sicher­zustel­len, dass das Team seine Ziele inner­halb des Sprints er­reicht und dass das Team effektiv zusammen­arbeitet.

Scrum fördert eine Kultur der Zusammen­arbeit und Offen­heit. In Scrum gibt es täg­liche Stand­up-Meetings, in denen das Team dar­legt, was es am Vor­tag er­reicht hat, was für diesen Tag ge­plant ist und welche mög­lichen Hinder­nisse im Wege stehen. Scrum fördert auch eine offene Kommu­nika­tion zwischen den Team­mit­gliedern, so dass jeder weiß, was im Entwick­lungs­zyklus passiert.

Eine weitere wichtige Komponente von Scrum ist das Konzept der konti­nuier­lichen Ver­besserung. Nach jedem Sprint wird eine Retro­spektive durch­geführt, in der das Team über­prüft, was gut lief und wo es Ver­besse­rungen geben kann. Auf diese Weise kann das Team seine Arbeits­weise konti­nuier­lich ver­bessern.

2. Kanban

Kanban konzentriert sich auf die Steuerung und Optimierung von Arbeitsabläufen. Der Begriff stammt aus dem Japanischen und bedeutet wörtlich übersetzt „Karte“ oder „Tafel“.                                                   

Das Ziel von Kanban ist es, den Fluss der Arbeit in einem Team oder einer Organisation zu verbessern, indem Engpässe identifiziert, Arbeitsabläufe visualisiert und die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern verbessert werden. Dazu werden meist Kanban-Boards verwendet, die die Arbeit in Spalten unterteilen und in Form von Karten darstellen.

Kanban basiert auf dem Prinzip der Just-in-time-Produktion. Arbeitsschritte werden also nur dann ausgeführt, wenn sie tatsächlich benötigt werden. Dies vermeidet Verschwendung und ermöglicht eine effizientere und schnellere Bearbeitung von Aufgaben.

Kanban wird nicht nur im Bereich der Softwareentwicklung eingesetzt, sondern kann auch in anderen Branchen wie zum Beispiel in der Produktion oder im Dienstleistungsbereich angewendet werden.

3. Lean

Lean ist eine Manage­ment­philo­sophie, die darauf abzielt, Ver­schwen­dung in allen Formen zu elimi­nieren und da­durch die Effi­zienz und Quali­tät von Pro­zessen zu steigern. Die Lean-Philo­sophie wurde ur­sprüng­lich im Toyota-Pro­duktions­system ent­wickelt und hat sich seit­dem auf andere Branchen und Bereiche aus­geweitet.

Das Ziel von Lean ist es, die Pro­zesse zu opti­mieren, indem alle Aktivi­täten, die keinen Mehr­wert für den Kunden schaffen, eliminiert werden. Hierbei werden sieben Arten von Ver­schwendung unter­schieden:

• • Überproduktion
  • Wartezeit
  • Transport
  • Übermäßiger Bestand
  • Übermäßige Bewegungen
  • Überflüssige Verarbeitung
  • Fehler

Durch die Beseitigung dieser Verschwendungen soll die Effizienz der Prozesse verbessert und gleichzeitig die Qualität gesteigert werden.

Lean bezieht sich nicht nur auf die Produktion, sondern kann auf alle Arten von Prozessen und Aktivitäten angewendet werden. Die Lean-Philosophie umfasst eine Reihe von Werkzeugen und Methoden, wie beispielsweise die Wertstromanalyse, die 5S-Methode zur Arbeitsplatzorganisation oder die Fehlervermeidung durch Poka-Yoke-Techniken.

Das Ziel von Lean ist es, kontinuierlich Verbesserungen durchzuführen, indem man auf die Bedürfnisse der Kunden und Mitarbeiter eingeht und diese in den Prozess integriert.

Überblick:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Scrum, Kanban und Lean allesamt agile Methoden mit unterschiedlichen Ansätzen für das Projektmanagement sind. Scrum legt den Schwerpunkt auf Teamarbeit, Kanban konzentriert sich auf das Management von Arbeitsabläufen, und Lean legt den Schwerpunkt auf kontinuierliche Verbesserung und Abfallreduzierung. Die Wahl der zu verwendenden Methode hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Zielen des Projekts oder der Organisation ab.

Fazit:

Alles in allem liegen die Vorteile der agilen Transformation auf der Hand: höhere Flexibilität, verbesserte Produktivität und ein engagierteres und effizienteres Team. Die agile Transformation kann Unternehmen helfen, durch Flexibilität, Kosteneffizienz, Mitarbeiterengagement und eine bessere Kundenkommunikation wettbewerbsfähiger zu werden. Wenn Sie planen, Ihre Organisation zu transformieren, scheuen Sie sich nicht, sich von einem Fachmann beraten zu lassen. Eine erfolgreiche Umstellung erfordert ein gewisses Maß an Wissen und Expertise.