Endlose Diskussionen, die sich stundenlang scheinbar um den gleichen Punkt drehen. Mitarbeiter, die sich selbst gerne und ausgiebig reden hören. Kollegen, die im Kopf schon die Einkaufsliste schreiben. In Meetings wird zu oft zu viel Zeit vergeudetet. Effiziente Besprechungen mit handfesten Resultaten? Fehlanzeige! Das Ergebnis sind gelangweilte Mitarbeiter, etliche nicht getroffene Entscheidungen und vergeudete Arbeitszeit, die dann für andere Aufgaben fehlt. Dabei kann mit weniges Tricks verhindert werden, dass ineffiziente Meetings zu Zeitfressern werden.
Effiziente Meetings: Planung ist alles!
Führungskräfte verbringen durchschnittlich drei bis vier Stunden am Tag in Meetings. Klar, dass dabei die eine oder andere Aufgabe liegen bleibt. Und auch Angestellte sehen Meetings häufig als sinnlose Zeitverschwendung an. Dabei sind effiziente Meetings unerlässlich, um abteilungsübergreifend arbeiten zu können, Abläufe zu strukturieren und Prozesse zu perfektionieren.
1. Für effiziente Besprechungen die Agenda vorher klären
Jeder kennt das: je näher eine Deadline rückt, desto schneller geht die Arbeit von der Hand. Das gilt auch für Meetings. Stellen Sie für effiziente Besprechungen im Vorfeld eine Tagesordnung auf und legen Sie für jeden Tagesordnungspunkt eine Zeit fest. Das verhindert, dass Sie sich in endlose Diskussionen verheddern, die den Zeitrahmen völlig sprengen. Die “Vielschwätzer” im Meeting können außerdem durch eine Begrenzung der Redezeit erzogen werden. Anstatt lange, ausschweifende Monologe zu halten, können Argumente und Anliegen auch kurz und knapp vorgetragen werden. Daher ist es hilfreich, wenn Sie die Tagesordnung vorher bekannt geben. So kann sich jeder Meeting-Teilnehmer vorbereiten – was wiederum mehr Effizienz im Meeting zur Folge hat.
2. Bei effizienten Meetings das Ende schon am Anfang bedenken
Schon zu Beginn des Meetings sollten dessen Absicht und die gewünschten Ziele geklärt werden. So lassen sich Diskussionen besser steuern. Zudem ist jedem Teilnehmer klar, welche Inhalte in dieser Sitzung angegangen werden und für welche Fragen ggf. ein anderer Rahmen gesucht werden muss. Regelmäßig stattfindende effiziente Meetings sollten zudem stets nach dem gleichen Schema ablaufen. Das schafft mehr Orientierung und verhindert langwierige Absprachen und Erklärungen.
3. Für mehr Effizienz im Meeting schon bei der Planung die Relevanz klären
In einem effizienten Meeting sollten nur Dinge besprochen werden, die wirklich alle Beteiligten etwas angehen. Wägen Sie beim Aufstellen der Tagesordnungspunkte also genau ab, ob die angedachten Themen wirklich jeden Teilnehmer betreffen. Nichts ist langweiliger, als Diskussionen zu lauschen, deren Inhalt man nicht versteht oder der einen nichts angeht. Dies führt schnell zu Unruhe unter den Teilnehmern. Gegebenenfalls sollte für mehr Effizienz im Meeting dieses in zwei Teile geteilt werden: am Anfang werden alle Punkte besprochen, die jeden der Teilnehmer etwas angehen. Zum zweiten Teil bleiben dann nur diejenigen, die wirklich dabei sein müssen. Weniger Teilnehmer, die mehr Interesse haben, führen insgesamt zu effizienteren Meetings.
4. Effiziente Besprechungen finden im Stehen statt!
Komfortable Stühle und ein paar Snacks auf dem Tisch sorgen sicher für eine gute Atmosphäre, wenn längere Sitzungen anstehen. Doch in kürzeren Meetings sorgt das schnell für eine gewisse Gemütlichkeit, die den einen oder anderen Teilnehmer träge werden lässt. Außerdem verführt dies zum Plauschen, wenn man doch “gerade so schön zusammensitzt”. Warum also nicht einfach das Meeting im Stehen abhalten? Sie werden sehen: die “Sitzungs”zeit wird sich erheblich verkürzen. Protokolle und Mitschriften können ebenso gut an Stehtischen getätigt werden. Das Stehen sorgt außerdem für mehr Dynamik in den Diskussionen und macht wach. Im Büroalltag sitzt man ohnehin schon sehr viel. Ein Meeting im Stehen schafft einen willkommenen Ausgleich und resultiert obendrein in einer effizienteren Besprechung.
Effiziente Meetings sind kein Hexenwerk!
Mit einer guten Vorbereitung ist der Grundstein für ein effizientes Meeting bereits gelegt. Ob ein Meeting wirklich effizient verläuft oder sich zu einer unnötigen Zeitverschwendung entwickelt, hängt nicht zuletzt aber auch von jedem Teilnehmer ab. Machen Sie allen klar, dass ein ordentliches Zeitmanagement im Sinne eines jeden ist. Je weniger Zeit in einer Besprechung vergeudet wird, desto mehr Zeit bleibt für andere Dinge – zum Beispiel für einen netten Plausch unter Kollegen.
