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Meetingagenda – 6 Tipps für Ihre Meeting-Planung

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von Laura Hörner | Allgemein

Ein gutes Meeting sollte vor allem zwei Dinge sein: produktiv und effizient. Genauer gesagt bedeutet das, dass ein Meeting in kurzer Zeit den besten Output generieren soll. Wie das funktioniert? Natürlich mit einer durchdachten Planung! Effiziente Meetings haben alle gemeinsam, dass sich vor Beginn jemand Gedanken darüber gemacht hat, was das Ziel ist und wie die Teilnehmer ans Ziel gelangen. Wir bei meetinn haben jahrelange Erfahrung in der Vermietung von Konferenzräumen und natürlich auch in der Planung von Veranstaltungen. Unsere Tipps für eine perfekte Meetingagenda sollen Ihnen dabei helfen, das Beste aus Ihrem Meeting zu holen!

1. Planen Sie eine Einleitung ein

Damit Sie und Ihre Teilnehmer alle auf einen Nenner kommen, sollten Sie auf jeden Fall eine Einleitung einplanen, wenn Sie Ihre Meetingagenda erstellen. Hier sollten alle Anwesenden abgeholt werden und vor allem das Ziel der Zusammenkunft herausgearbeitet werden. Ganz nach dem Motto: Wo sind wir und wo wollen wir hin? Planen Sie hierfür je nach Umfang 5 – 15 Minuten ein.

2. Legen Sie Ort und Zeit fest

Wenn Sie ein Meeting vorbereiten, gibt es fast nichts Wichtigeres als das Datum und vor allem den Ort. Entscheiden Sie sich zunächst für einen Termin und stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Teilnehmer an diesem Tag verfügbar und nicht etwa im Urlaub sind oder andere Verpflichtungen haben. Steht das Datum fest, sollten Sie sich zeitnah um einen passenden Raum kümmern, bevor Sie eine Einladung zum Meeting verschicken. Bei größeren und wichtigen Veranstaltungen ist es sinnvoll, auf einen externen Anbieter zurückzugreifen – ein neues Umfeld und ein „neutraler Boden“ regen die Kreativität an und unterstreichen zusätzlich die Wichtigkeit des Meetings.

Wir bei meetinn stellen Ihnen große und kleine Tagungsräume in ganz Deutschland zur Verfügung, damit Sie Ihr Meeting ganz nach Ihren Vorstellungen umsetzen können. Neben modernster Technik sowie nichttechnischen Hilfsmitteln wie Whiteboards und Flipcharts kümmern wir uns zum Beispiel auch um die Bereitstellung von Catering mit einzeln verpackten Portionen und haben selbstverständlich auch ein Hygienekonzept etabliert, damit Sie die offiziellen Empfehlungen zu jeder Zeit umsetzen können. Kontaktieren Sie einfach unser Team für ein individuelles Angebot!

3. Weniger ist mehr

Oft ist man bei der Planung versucht, möglichst viele Programmpunkte in einem Termin unterzubringen. Ein effizientes Meeting ist jedoch nur möglich, wenn man sich nicht im Detail verliert, sondern sich auf die wichtigsten Punkte konzentrieren kann. Deshalb sollten Sie versuchen, nicht mehr als 5 Programmpunkte in einem Meeting aufzunehmen.

4. Nutzen Sie Programme für Meetingagendas

Wenn Sie Ihr Meeting vorbereiten, kann es sich lohnen, einen Blick auf spezielle Programme zu werfen, die Ihnen dabei helfen können, eine Agenda zu erstellen. Hilfreich sind dabei zum Beispiel Mind-Mapping-Tools wie XMind, mit denen Sie Ihre Ideen für die Veranstaltung ordnen und wichtige Punkte herausarbeiten können. Eine Mind-Map lässt sich aber natürlich auch ganz klassisch auf Papier erstellen!

Ebenfalls hilfreich kann es sein, eine Vorlage für eine Meetingagenda aus dem Internet zu nutzen. Diese finden Sie zum Beispiel hier. Nicht immer ist eine Standard-Vorlage für das geeignet, was Sie planen – dennoch können Sie sich davon inspirieren lassen.

5. Auch für effiziente Meetings großzügig planen

Ihre Veranstaltung soll effektiv sein und die besten Ergebnisse hervorbringen. Dazu braucht es Zeit – und auch ein wenig Spontaneität. Planen Sie als ausreichend Zeitpuffer zwischen den einzelnen Programmpunkten ein, um bei unerwarteten Verlängerungen nicht unter Zeitdruck zu geraten. Diese Puffer müssen Sie nicht in die Meetingagenda schreiben. Wenn Sie jedoch beispielsweise schätzen, dass ein Programmpunkt eine Stunde in Anspruch nehmen wird, dann könnten Sie dafür eine Stunde und 15 Minuten einplanen.

Auch wenn sich Ihre Teilnehmer natürlich nicht langweilen sollen, ist es generell besser, mehr Zeit einzuplanen und dann einfach zum nächsten Punkt überzugehen oder eine kleine Pause zu veranlassen, wenn diese nicht gebraucht wird. Bei meetinn haben wir die Erfahrung gemacht, dass längere Veranstaltungen ohne Zeitdruck dazu beitragen, dass die Teilnehmer entspannter und kreativer sind. Ihren Tagungsraum können Sie bei uns schon ab einem halben Tag und natürlich auch für mehrtägige Veranstaltungen buchen!

6. Geben Sie einen Ausblick

Um das Ganze abzurunden, sollten Sie auf jeden Fall schon an das Ende denken, wenn Sie Ihr Meeting vorbereiten. Jede gute Veranstaltung endet mit einem kurzen Fazit und einem Ausblick darauf, wie es weitergehen soll. Planen Sie auch ausreichend Zeit für Fragen ein!

Geben Sie Ihrem Meeting mehr Raum

Damit Ihr Meeting zum Erfolg wird, sollten Sich nicht nur eine gut durchdachte Agenda erstellen, sondern auch ein gutes Umfeld für produktives Arbeiten schaffen. Bei meetinn sind wir dafür die Experten. In unseren modern eingerichteten Tagungsräumen mit Bestuhlung nach Wunsch fühlen sich Ihre Teilnehmer sofort wohl. Unser Expertenteam unterstützt Sie in Ihrer Vorbereitung und stellt sicher, dass Sie auch kurzfristig planen können: Dank flexibler Anmietungs- und Stornierungsbedingungen können Sie bei uns schnell auf Veränderungen reagieren. Fragen Sie doch einfach einmal an und finden Sie Ihren perfekten Raum an rund 15 Standorten in ganz Deutschland!

Laura Hoerner Meetinn
Der Autor

Ich bin Laura und bin Texterin für alle Themen rund um die Veranstaltungsbranche. Auf diesem Blog schreibe ich über alles, was Sie zum Thema Konferenzen und Co. wissen müssen!

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