Geschäftsreise planen in 7 einfachen Schritten

7 Tipps für einen erfolreichen Businesstrip: Wie Sie Ihre Geschäftsreise planen

Umfangreiche Geschäftsreisen zu planen, liegt offenbar im Trend: 2019 ermittelte der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) in einer Analyse 195,4 Millionen durchgeführte Dienstreisen in deutschen Unternehmen. Das sind 5,8 Millionen mehr als im Vorjahr. Zwar hat die aktuelle Lage die Zahl der Businesstrips stark gesenkt und Experten vermuten, dass Unternehmen auch in Zukunft weniger Geschäftsreisen planen werden, dennoch werden diese ein wichtiger Teil der Arbeitswelt bleiben.

Motive dafür, eine Geschäftsreise zu planen, hat das Nachrichten- und Serviceportal Expat News in einer Umfrage unter 220 Führungskräften ermittelt. Als Hauptgrund wurde das persönliche Zusammentreffen genannt: dies stärke die Beziehung und helfe, Netzwerke aufzubauen. Außerdem fördere, so die Befragten, eine persönliche Interaktion die Erfolgsrate von Geschäftsabschlüssen. Diese Vorteile werden in der Zukunft bestehen bleiben, auch wenn Videokonferenzen einige weniger wichtige direkte Treffen ersetzen könnten. In unseren meetinn-Konferenzzentren empfangen wir regelmäßig Gäste aus ganz Deutschland und aus dem Ausland – wie man eine Geschäftsreise plant, wissen wir also ganz genau! Unsere Tipps möchten wir gern an Sie weitergeben. 

Geschäftsreise planen: Das müssen Sie beachten!

Um eine Geschäftsreise , beispielsweise zu einer Konferenz, umsichtig zu planen, müssen viele verschiedene Aspekte berücksichtigt werden. Unsere Tipps helfen Ihnen dabei.

1. Effizienz berücksichtigen, wenn Sie eine Geschäftsreise planen

Der Termin für Ihre Reise steht: Bevor Sie sich nun an die Planung der Geschäftsreise machen, kann ein Blick in Ihre Kontaktliste hilfreich sein. Haben Sie weitere Geschäftspartner in der Nähe? Gibt es noch andere geschäftliche Dinge zu erledigen, um die Sie sich am Zielort kümmern könnten? Organisieren Sie Ihre Geschäftsreise so effizient wie möglich, indem Sie Mehraufwand durch clevere Terminplanung vermeiden.

2. Bestimmen Sie eine Vertretung

Damit der Betriebsalltag während Ihrer Abwesenheit weitergeht, müssen Sie für die Dauer Ihrer Reise eine geeignete Vertretung bestimmen. Denken Sie daran, diese mit nötigen Vollmachten auszustatten. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, wie Sie in Notfällen erreichbar sind und hinterlassen Sie eine Notiz mit Ihren Terminen und Aufenthaltsorten. Sollten Sie längere Zeit abwesend sein, planen Sie am besten auch festgelegte Zeiten ein, an denen sich Ihre Kollegen mit Ihnen per Telefon oder Skype austauschen können. Wenn Sie eine Geschäftsreise planen, sollten Sie Ihre Abläufe nicht vollkommen über Bord werfen und nicht mehr erreichbar sein.

3. Nachhaltige Geschäftsreise planen

Nicht nur die Effizienz, sondern auch die Nachhaltigkeit sollte im Mittelpunkt stehen, wenn Sie Geschäftsreisen planen. Achten Sie darauf, bei kürzeren Strecken den Zug zu nehmen anstatt einen Flug zu buchen und treffen Sie bei der Auswahl Ihres Hotels eine nachhaltige Wahl, indem Sie zum Beispiel in einem Eco-Hotel oder einer entsprechend zertifizierten Unterkunft übernachten. Auch Carsharing kann dazu beitragen, den ökologischen Fußabdruck bei der Planung einer Geschäftsreise zu senken. In unseren meetinn-Konferenzzentren spielt auch die Nachhaltigkeit eine große Rolle. So arbeiten wir seit 2021 zu 100% mit Ökostrom und stellen auf ein noch effizienteres Heizsystem um. Kontaktieren Sie uns gern, wenn Sie sich für unsere modernen Konferenzräume interessieren!

4. Unterkunft bei Planung einer Geschäftsreise nicht vergessen

Wenn Sie zu einer mehrtägigen Konferenz eingeladen wurden, müssen Sie bei der Organisation Ihrer Geschäftsreise auch eine Unterkunft einplanen. Prüfen Sie schon vorab, ob das Hotel bzw. Ihr Zimmer Ihren Ansprüchen genügen: Gibt es beispielsweise einen Internetzugang auf dem Zimmer, so dass Sie auch vom Hotel aus Ihre E-Mails bearbeiten können? Bietet das Hotel einen Bügel- oder Schuhputzservice an, um Ihre Businesskleidung vor Ihrem Meeting aufzufrischen?

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Lage der Unterkunft. Sie möchten vermutlich nicht stundenlang zu Ihrem nächsten Geschäftstreffen fahren müssen. Machen Sie sich vorab über die örtlichen Gegebenheiten ein Bild und wählen Sie ein Hotel, von dem aus Sie schnell zu Ihren Terminen kommen.

5. Informieren Sie sich über die Kultur und Umgangsformen Ihres Reiselandes

Um Ihren Geschäftsabschluss nicht durch unbedarfte Gesten oder Äußerungen zu gefährden, empfiehlt es sich generell, für Geschäftstreffen in einem anderen Kulturkreis vorab wichtige Informationen zu Höflichkeitsregeln und Umgangsformen zu ermitteln. Sind Ihre Sprachkenntnisse nicht verhandlungssicher, engagieren Sie unbedingt rechtzeitig einen Dolmetscher, der Sie vor Ort bei Geschäftsverhandlungen unterstützt.

Nicht zuletzt kann auch die Esskultur des Reiselandes für Sie von Bedeutung sein, wenn Sie Ihre Geschäftsreise planen. Denn sollten Lebensmittelunverträglichkeiten vorhanden sein, ist es hilfreich, die Essgewohnheiten vor Ort zu kennen und sich gegebenenfalls Alternativen zu überlegen.

Gut zu wissen!

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6. Eine Geschäftsreise planen – denken Sie an Ihre Dokumente

Essentiell bei der Planung Ihrer Geschäftsreise sind natürlich die Reise- bzw. Ausweisdokumente. Haben Sie alle Dokumente, die Sie für die Einreise benötigen? Sind Reisepass, Visa und gegebenenfalls die Impfbescheinigung noch gültig? Die Unterlagen können je nach Ziel und Anlass der Reise variieren. Wir haben hier die wichtigsten Dokumente für Sie zusammengefasst:

• Personalausweis
• Reisepass
• Visum
• (internationaler) Führerschein
• Transfertickets
• Impfpass
• Versicherungspolicen (Reise-, Gepäck-, Kfz- und Krankenversicherung)

7. Das können Sie für Ihre Sicherheit tun

Machen Sie im Rahmen der Planung einer Geschäftsreise Fotos von Ihren Dokumenten und hinterlegen Sie diese in Ihrem E-Mail-Postfach oder in der Daten-Cloud Ihres Unternehmens. So sind sie im Fall des Verlusts als digitale Kopien von überall aus abrufbar. Notieren Sie sich vor der Abreise außerdem wichtige Notfallnummern: So können Sie nach einem Diebstahl schnell Ihre EC- oder Kreditkarten oder das Mobiltelefon sperren lassen.

Um auch nach Diebstählen oder Verlust noch zahlungsfähig zu sein, führen Sie auf Ihrer Geschäftsreise idealerweise verschiedene Zahlungsmittel mit. Bargeld, EC- oder Kreditkarten sowie Reiseschecks bewahren Sie dazu am besten getrennt voneinander auf.