Budgetmeeting: Kostenplanung leicht gemacht

Zahlen, Zahlen, Zahlen: Für den einen ein Traum, für den anderen ein notwendiges Übel. Wie auch immer Ihr Verhältnis zu Finanzen aussieht – wenn Sie hier gelandet sind, dann planen Sie bestimmt ein Budgetmeeting. Geht es um Zahlen und Fakten, ist es meist eine große Herausforderung, Ihrem Publikum das zugegeben etwas trockene Thema anschaulich nahe zu bringen, vor allem, wenn dieses aus anderen Abteilungen kommt. Bei meetinn stellen wir für alle Arten von Meetings und Tagungen moderne Konferenzräume zur Verfügung und sind deshalb Experten für die Eventplanung – auch für ein gelungenes Budgetmeeting haben wir natürlich wertvolle Tipps! Folgendes sollten Sie beachten, damit Ihr Meeting auf geradem Weg zum Ziel führt.

Von Kostenplanung zur Kommunikation: Was ist Ihr Ziel?

Wie immer, wenn Sie ein Meeting planen, sollten Sie sich unbedingt Gedanken darüber machen, welches Ziel Sie verfolgen. Auf den ersten Blick mag das offensichtlich erscheinen, auf den zweiten Blick kommen aber viele Fragen auf. Möchten Sie zusammen mit Ihren Teilnehmern eine Budgetplanung aufstellen? Möchten Sie ihnen lediglich eine abgeschlossene Kostenplanung vorstellen? Oder geht es gar darum, den Zuhörern zu erklären, wie überhaupt ein Budget geplant wird? Fragen Sie sich, mit welchem Wissen Ihre Teilnehmer in die Veranstaltung kommen und mit welchen Erkenntnissen sie diese wieder verlassen sollen – daraus ergeben sich dann fast wie von selbst die Inhalte Ihres Meetings oder Ihrer Präsentation.

Der richtige Raum für Ihr Budgetmeeting

Sobald Sie wissen, worum es in Ihrem Meeting gehen soll, sollten Sie sich um einen passenden Raum kümmern. Unser Expertenteam von meetinn hilft Ihnen natürlich dabei – bei uns können Sie Räume für kleinere Gruppen sowie große Konferenzräume für Ihr ganzes Team oder das ganze Unternehmen mieten. Die benötigte Technik stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung und auch um ein individuelles Catering kümmern wir uns gerne für Sie! Kontaktieren Sie uns doch einfach einmal und lassen Sie sich beraten.

Zusammenarbeit oder Vortrag?

Sobald Sie Ihr Ziel definiert haben, sollten Sie die Art Ihres Meetings herausarbeiten. Möchten Sie einen Vortrag halten und Ihre Budgetplanung vorstellen? Dann könnte sich eine klassische Powerpoint Präsentation am besten eignen – einen Beamer und Internet stellen wir Ihnen auf Wunsch gerne zur Verfügung. Auch ein Whiteboard und ein Flipchart sind im Preis enthalten und eignen sich zum Beispiel dafür, Ihrem Publikum die Entstehung Ihrer Kostenplanung vorzurechnen.

Soll gemeinsam ein Budget erstellt werden, dann sollten Sie auf ein interaktiveres Konzept mit Raum für Diskussionen setzen und demnach auch die Bestuhlung anders anordnen – zum Beispiel zum Stuhlkreis. 

Gut zu wissen!

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Ausgewählte Gäste oder breite Menge?

Was ist das Wichtigste bei einem Budgetmeeting? Natürlich Ihre Teilnehmer! Doch wen laden Sie am besten ein? Wenn Sie Ihr Ziel definiert haben, dann ist diese Frage meist relativ leicht zu beantworten. Möchten Sie eine bestimmte Gruppe über Ihre Budgetplanung aufklären, dann wissen Sie in der Regel, um wen es sich dabei handelt. Schwieriger gestaltet sich die Auswahl der Teilnehmer bei der Erstellung einer Kostenplanung.

Hier müssen Sie gut abwägen: Zu wenige Gäste und andere könnten sich benachteiligt fühlen, weil sie nicht miteinbezogen wurden. Zu viele Gäste und es kommen keine guten Ergebnisse zustande, da zu viele Meinungen im Raum stehen und die Kommunikation durch zu viele Teilnehmer erschwert wird. Unser Team berät sie dazu gerne.

Reicht ein einziges Budgetmeeting aus?

Von einer guten Kostenplanung kann der Erfolg des ganzen Unternehmens abhängen. Ein Budgetmeeting also in einer Stunde abzuhandeln, ist in der Regel keine gute Idee, außer es handelt sich wirklich nur um ein kleines Projekt. Ist die Planung umfangreicher, sollten Sie in Erwägung ziehen, mehrere Termine anzusetzen.

Einen ersten, um Abteilungsleiter und sonstige Verantwortliche zu briefen und ihnen zu erklären, welche Zahlen und Dokumente sie vorbereiten und Ihnen zukommen lassen sollten. Einen zweiten, um die daraus entstandene grobe Budgetplanung vorzustellen und mögliche Änderungen oder Anregungen von den Verantwortlichen aufzunehmen. Und schließlich regelmäßige Reviews (zum Beispiel einmal monatlich), um zu überprüfen, ob die Planung realistisch war, angemessen umgesetzt wird oder ob eventuell Anpassungen notwendig sind.

Ohne Umwege zu einem erfolgreichen Budgetmeeting

Ihr Meeting soll auf jeden Fall zu guten Ergebnissen führen. Der Erfolg einer solchen Veranstaltung hängt dabei nicht zuletzt vom richtigen Raum und den Gegebenheiten vor Ort ab – und hier sind wir von meetinn die Profis! Unser Expertenteam freut sich schon auf Ihre Anfrage, auch für kurzfristige Termine. An unseren rund 15 Standorten in Deutschland finden Sie bei uns sicher den perfekten Meetingraum für Ihr Vorhaben. Fragen Sie doch einfach einmal an!