Effiziente Meetings: So werden Besprechungen nicht zum Zeitfresser!

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06.Feb.2018 | von Topsy Schröder | Allgemein
Effiziente Meetings

Effiziente Meetings: So werden Besprechungen nicht zum Zeitfresser!

Endlose Diskussionen, die sich stundenlang scheinbar um den gleichen Punkt drehen. Mitarbeiter, die sich selbst gerne und ausgiebig reden hören. Kollegen, die im Kopf schon die Einkaufsliste schreiben. In Meetings wird zu oft zu viel Zeit vergeudetet. Das Ergebnis sind gelangweilte Mitarbeiter, etliche nicht getroffene Entscheidungen und vergeudete Arbeitszeit, die dann für andere Aufgaben fehlt. Dabei kann mit weniges Tricks verhindert werden, dass ineffiziente Meetings zu Zeitfressern werden.

Tipps für effiziente Meetings

Führungskräfte verbringen durchschnittlich drei bis vier Stunden am Tag in Meetings. Klar, dass dabei die eine oder andere Aufgabe liegen bleibt. Und auch Angestellte sehen Meetings häufig als sinnlose Zeitverschwendung an. Dabei sind Meetings unerlässlich, um abteilungsübergreifend arbeiten zu können, Abläufe zu strukturieren und Prozesse zu optimieren.

Tipp 1: Agenda und Zeitfenster vorher klären

Jeder kennt das: je näher eine Deadline rückt, desto schneller geht die Arbeit von der Hand. Das gilt auch für Meetings. Stellen Sie im Vorfeld eine Tagesordnung auf und legen Sie für jeden Tagesordnungspunkt eine Zeit fest. Das verhindert, dass Sie sich in endlose Diskussionen verheddern, die den Zeitrahmen völlig sprengen. Die „Vielschwätzer“ im Meeting können außerdem durch eine Begrenzung der Redezeit erzogen werden. Anstatt lange, ausschweifende Monologe zu halten, können Argumente und Anliegen auch kurz und knapp vorgetragen werden. Daher ist es auch hilfreich, wenn Sie die Tagesordnung vorher bekannt geben. So kann sich jeder Meeting-Teilnehmer vorbereiten.

Tipp 2: Das Ende bedenken

Schon zu Beginn des Meetings sollten dessen Absicht und die gewünschten Ziele geklärt werden. So lassen sich Diskussionen besser steuern. Zudem ist jedem Teilnehmer klar, welche Inhalte ein dieser Sitzung angegangen werden und für welche Fragen ggf. ein anderer Rahmen gesucht werden muss. Regelmäßig stattfindende Meetings sollten zudem stets nach dem gleichen Schema ablaufen. Das schafft mehr Orientierung und verhindert langwierige Absprachen und Erklärungen.

Tipp 3: Relevanz klären

In einem Meeting sollten nur Dinge besprochen werden, die wirklich alle Beteiligten etwas angehen. Wägen Sie beim Aufstellen der Tagesordnungspunkte also genau ab, ob die angedachten Themen wirklich jeden Teilnehmer betreffen. Nichts ist langweiliger, als Diskussionen zu lauschen, deren Inhalt man nicht versteht oder der einen nichts angeht. Dies führt schnell zu Unruhe unter den Teilnehmern. Gegebenenfalls sollte das Meeting zweigeteilt werden: am Anfang werden alle Punkte besprochen, die jeden der Teilnehmer etwas angehen. Zum zweiten Teil bleiben dann nur diejenigen, die wirklich dabei sein müssen.

Tipp 4: Stehen statt Sitzen

Komfortable Stühle und ein paar Snacks auf dem Tisch sorgen sicher für eine gute Atmosphäre, wenn längere Sitzungen anstehen. Doch in kürzeren Meetings sorgt das schnell für eine gewisse Gemütlichkeit, die den einen oder anderen Teilnehmer träge werden lässt. Außerdem verführt dies zum Plauschen, wenn man doch „gerade so schön zusammensitzt“. Warum also nicht einfach das Meeting im Stehen abhalten? Sie werden sehen: die „Sitzungs“zeit wird sich erheblich verkürzen. Protokolle und Mitschriften können ebenso gut an Stehtischen getätigt werden. Das Stehen sorgt außerdem für mehr Dynamik in den Diskussionen und macht wach. Im Büroalltag sitzt man ohnehin schon sehr viel. Ein Meeting im Stehen schafft einen willkommenen Ausgleich und bringt obendrein mehr Effizienz.

Effiziente Meetings sind kein Hexenwerk!

Mit einer guten Vorbereitung ist der Grundstein für ein effizientes Meeting bereits gelegt. Ob ein Meeting wirklich effizient verläuft oder sich zu einer unnötigen Zeitverschwendung entwickelt, hängt nicht zuletzt aber auch von jedem Teilnehmer ab. Machen Sie allen klar, dass ein ordentliches Zeitmanagement im Sinne eines jeden ist. Je weniger Zeit in einem Meeting vergeudet wird, desto mehr Zeit bleibt für andere Dinge – zum Beispiel für einen netten Plausch unter Kollegen.

Topsy Schroeder Meetinn
Der Autor

Ich bin Topsy und beschäftige mich schon seit einiger Zeit mit der Veranstaltungsbranche. Daher findet ihr in meinem Blog viele interessante Tipps & Tricks rund um dieses Thema.

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