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Konferenz-Catering: So treffen Sie jeden Geschmack!

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20.02.2018 | von Topsy Schröder | Allgemein
Konferenz Catering

Konferenz-Catering: So treffen Sie jeden Geschmack!

Interessante Diskussionen, eine reibungslose Organisation und ansprechende Räumlichkeiten tragen maßgeblich zum Gelingen einer Tagung bei. Doch auch das leibliche Wohl Ihrer Konferenzgäste darf nicht zu kurz kommen. Nicht selten wird der Erfolg einer Veranstaltung zu einem großen Teil auch am Catering gemessen. Vor allem, wenn die Konferenz etwas länger dauert, ist gutes Essen das A und O. Mit unserer Anleitung bleibt auf Ihrer Tagung niemand hungrig!

Budget für das Konferenz-Catering richtig kalkulieren

Zuerst sollten Sie klären, welchen Anteil des Gesamtbudgets der Konferenz Sie für das Catering aufwenden können. Dieses Budget richtet sich zumeist nach der Anzahl der Teilnehmer. Für eine exakte Kostenkalkulation sollten Sie dem Catering-Service Ihrer Wahl bereits so früh wie möglich die Anzahl der Besucher mitteilen. Klären Sie außerdem ab, ob eine nachträgliche Aufstockung möglich ist, falls noch unentschlossene Teilnehmer erst später zusagen.

Außerdem sollten Sie verschiedene Catering-Services vergleichen und sich nicht gleich auf den ersten Anbieter festlegen. Für eine möglichst gute Vergleichbarkeit nennen Sie allen Anbietern die gleichen Rahmenbedingungen:

  • Wie viele Personen werden erwartet?
  • Sollen auch alkoholische Getränke inbegriffen sein?
  • Werden Tischwäsche und Geschirr benötigt?
  • Wird eine Tischdekoration gewünscht?
  • Welche technischen Voraussetzungen bietet der Veranstaltungsort? Wofür muss der Caterer ggf. selbst sorgen?

Sie ersparen sich ungewollte finanzielle Überraschungen, wenn Sie sich detaillierte Angebote erstellen lassen und vorher alle Ungenauigkeiten klären.

Menü oder Buffet?

Neben der Budgetplanung müssen Sie sich auch mit der Frage befassen, welche Art Catering Sie wünschen: Menü, Buffet oder Flying Dinner?

Buffett

Mit einem Buffett können Sie Ihren Konferenzgästen eine große Auswahl an Speisen anbieten. Das hat zum einen den Vorteil, dass Sie so ziemlich jedem Geschmack und jeder Ernährungsweise gerecht werden. Neben Fisch und Fleisch können vegetarische und vegane Speisen ebenso angeboten werden wie glutenfreie oder Halal-Gerichte. Zum anderen kann jeder seine Portionsgröße selbst bestimmen, sodass weniger Abfälle entstehen. Außerdem sorgt ein Buffet für Dynamik. Man geht umher, kommt an der Buffet-Station mit anderen ins Gespräch und kann seinen Rhythmus beim Essen selbst bestimmen. Zu den Nachteilen eines Buffets gehört der Platzanspruch. Zusätzlich zu den Tischen, an denen gegessen wird, benötigen auch die Buffettische Platz. Das sollten Sie bei der Raumauswahl für Ihre Tagung bedenken. Außerdem kann es bei Buffets schnell zu Warteschlangen kommen, die den Gästen unter Umständen auf die Stimmung schlagen. Hier können mehrere Buffett-Stationen Abhilfe schaffen.

Menü

Ein Menü bietet Ihnen als Veranstalter die größte Steuerungsmöglichkeit. Es können tischweise mehrere Gäste gleichzeitig bedient werden, sodass keine langen Wartezeiten entstehen. Zudem können die benötigten Mengen bereits im Vorfeld exakt kalkuliert werden. Durch seinen festen Ablauf ist das Menü zeitlich klar steuerbar, sodass sich die Zeitplanung der Konferenz genau darauf abstimmen lässt.

Bei einem Konferenz-Buffet ist es jedoch wichtig, dass Sie Ihre Gäste vorher nach Ihren Wünschen fragen. In der Regel werden bei einem Menü zwei bis drei verschiedene Speisen pro Gang angeboten, um sowohl Fleischliebhabern als auch Vegetariern eine passende Variante anbieten zu können. Leider ist ein Menü hier jedoch begrenzt: Sie können nicht jedem Geschmack und jeder Ernährungsweise gerecht werden.

Flying Dinner

Das Flying Dinner wird zunehmend zum Trend des Konferenz-Caterings. Es ist eine Mischung aus Buffett, Menü und Fingerfood. Dabei werden kleine Häppchen hochwertiger Speisen zumeist vor den Augen der Gäste zubereitet und dann entweder am Tisch oder frei im Raum serviert. Jeder Gast kann dabei selbst entscheiden, welchen Gang er probieren möchte und welchen nicht. Da die Portionen sehr klein sind, können die einzelnen Speisen auch als Fingerfood verzehrt werden, während man bei einer Unterhaltung beisammen steht oder sich frei im Raum bewegt. Damit bietet das Flying Dinner die Dynamik und die Auswahl eines Buffets, jedoch ohne lange Warteschlangen.

Worauf Sie beim Konferenz-Catering sonst noch achten sollten

Das Catering auf einer Tagung bietet oft die Möglichkeit, auch eher extravagante Gerichte anzubieten und die Konferenzgäste mit nicht-alltäglichen Speisen zu überraschen. Schießen Sie hier jedoch nicht über das Ziel hinaus. Das Catering sollte stets auch zur Konferenz passen und das Publikum im Blick haben. Nicht jeder ist in kulinarischer Hinsicht gleichermaßen experimentierfreudig. Halten Sie also die Waage zwischen einem außergewöhnlichen Dinner, das den Gästen noch lange in Erinnerung bleibt, und einer bodenständigen Auswahl, bei der jeder etwas für seinen Geschmack findet.

Auf jeden Fall sollten Sie beim Caterer Ihrer Wahl vorher Kostproben ordern. Ein Konferenz-Catering ohne vorheriges Probieren zu bestellen, kann zu bösen Überraschungen führen. So können Sie sich direkt von der Qualität des Essens überzeugen.

Achten Sie bei einer Tagung mit internationalen Gästen auf die Auswahl des Service-Personals. Die Kellner und Kellnerinnen sollten neben Deutsch dann auch Englisch oder eine andere für die Konferenz wichtige Sprache sprechen können. Dass sich Service-Personal und Gäste verständigen können, ist sehr wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden.

Unser Tipp zum Schluss: Bei all der Organisation und Planung, sollten Sie nicht vergessen, es sich auf Ihrer Tagung selbst schmecken zu lassen. Guten Appetit!

Topsy Schroeder Meetinn
Der Autor

Ich bin Topsy und beschäftige mich schon seit einiger Zeit mit der Veranstaltungsbranche. Daher findet ihr in meinem Blog viele interessante Tipps & Tricks rund um dieses Thema.

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