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Meeting vorbereiten: 10 Tipps für gelungene Besprechungen

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von Topsy Schröder | Allgemein
Meeting Vorbereiten

Ein Meeting zu planen, ist gar nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick erscheint. Viele wichtige Faktoren müssen bedacht werden, damit das Meeting zu sinnvollen Ergebnissen führt und nicht im Sande verläuft. Wir von meetinn stellen schon seit vielen Jahren unsere modernen Konferenzräume Unternehmen und Unternehmern für ihre Veranstaltungen zur Verfügung und wissen ganz genau, wie man ein Meeting planen muss. Mit unseren 10 Tipps bringen Sie jede Besprechung erfolgreich ans Ziel und organisieren Ihr Meeting auch kurzfristig noch ohne Probleme!

Meeting vorbereiten: So erzielen Sie gute Ergebnisse

Tipp 1: Zuständigkeiten klären

Bevor es an die inhaltliche Planung eines Meetings geht, muss zunächst einmal geklärt werden, wer dafür verantwortlich ist, die Besprechung vorzubereiten. In vielen Unternehmen fällt dies in den Zuständigkeitsbereich der Teamassistenz. Doch auch Team- und Abteilungsleiter sind häufig für die Planung von Meetings verantwortlich. Manchmal ist es sogar Chefsache. Damit keine Aufgaben liegenbleiben und wesentliche Punkte übersehen werden, sollten Sie rechtzeitig klären, wer für die Vorbereitung des Meetings verantwortlich ist bzw. wer bei mehreren Verantwortlichen welchen Part übernimmt.

Tipp 2: Ein Hygienekonzept erstellen

Was in diesen Zeiten bei keiner Veranstaltung fehlen darf, ist ein durchdachtes Hygienekonzept, das den offiziellen Vorgaben und Empfehlungen entspricht und über das Sie Ihre Teilnehmer rechtzeitig informieren sollten. Als Ihr Anbieter für Konferenzräume mit jahrelanger Erfahrung sind wir in kürzester Zeit zu Experten im Thema Hygienemanagement geworden und bieten Ihnen Räumlichkeiten an, in denen Sie Ihre Maßnahmen ganz einfach umsetzen können. Nicht nur in den Räumen selbst, sondern im ganzen Gebäude ist die Einhaltung des Mindestabstands problemlos möglich, die Fenster lassen sich zum Lüften öffnen und wir haben mit unseren Anbietern ein Cateringkonzept mit hygienisch verpackten Einzelportionen und Lunchboxen erarbeitet. Das ist natürlich noch längst nicht alles – ein ausführliches FAQ zu unserem Hygienekonzept finden Sie hier!

Tipp 3: Rechtzeitig einladen

Den passenden Termin für ein Meeting zu finden, gestaltet sich manchmal sehr knifflig. Der eine Kollege ist im Urlaub, die andere Kollegin auf einem Kundentermin. Wenn Sie Ihr Meeting vorbereiten, sollten Sie den genauen Zeitpunkt für Ihre Besprechung am besten so früh wie möglich festlegen und alle Beteiligten schriftlich per E-Mail informieren. Beachten Sie dabei mögliche Urlaube und andere Termine der Meeting-Teilnehmer. Regelmäßig stattfindende Veranstaltungen sollten einen festen Platz im Kalender jedes Teilnehmers haben.

Tipp 4: Meeting planen und Besprechungsraum buchen

Steht der Termin für Ihr Meeting fest, sollten Sie sich schnellstmöglich darum kümmern, einen Meetingraum zu buchen. Die Auswahl des richtigen Raumes richtet sich nach der Anzahl der Teilnehmer: Der Meetingraum sollte groß genug sein, damit Ihre Teilnehmer bequem den Mindestabstand einhalten können – mit parlamentarischer Einzelbestuhlung sorgen wir bei meetinn dafür, dass das in Ihrem Raum auf jeden Fall möglich ist. Wenn Sie ein großes Meeting planen, können Sie durch das Hinzubuchen eines weiteren Raums Zusatzkapazitäten schaffen. Fragen Sie doch einfach mal bei unserem Team an – wir beraten Sie gerne!

Tipp 5: Ziele für das Meeting festlegen

Damit die Besprechung nicht belanglos vor sich hin plätschert und sich die Teilnehmer langweilen, sollten vorher die Ziele des Meetings festgelegt werden. Welche Themen sollen angesprochen werden? Welche Entscheidungen sollen am Ende gefällt werden? Wenn mehrere Personen einen tragenden Beitrag leisten, müssen diese in die Zieldefinition bereits einbezogen werden, wenn Sie Ihr Meeting vorbereiten.

Tipp 6: Agenda rechtzeitig festlegen

Sobald die Ziele des Meetings feststehen, können Sie darauf aufbauend eine Agenda festlegen. Halten Sie alle Punkte fest, die besprochen werden sollen. Außerdem können Sie bereits vorher für jeden Tagesordnungspunkt einen Zeitrahmen festlegen. Stellen Sie die Agenda allen Teilnehmern spätestens 48 Stunden vor der Veranstaltung zur Verfügung, damit sich jeder ausreichend auf die Besprechung vorbereiten kann.

Tipp 7: Meeting vorbereiten mit der richtigen Technik

Kaum ein Meeting kommt heute noch ohne eine Beamer-Präsentation aus. Prüfen Sie vorher, ob alle technischen Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Ist der Akku des Laptops geladen? Ist der Beamer einsatzbereit? Sind alle Kabel vorhanden? Bei meetinn stellen wir Ihnen nicht nur einen Beamer und Internet zur Verfügung, sondern auch nichttechnische Hilfsmittel wie ein Whiteboard, ein Flipchart mit ausreichend Stiften und einen Moderatorenkoffer. Dies alles können Sie also miteinbeziehen, wenn Sie Ihr Meeting planen. Sprechen Sie uns einfach bei Ihrer Buchung darauf an!

Tipp 8: Ist für alles gesorgt?

Ein gelungenes Meeting hängt nicht nur vom richtigen Raum und einem guten Zeitplan ab, sondern kann auch von scheinbaren Kleinlichkeiten ab. Wir stellen Ihnen zum Beispiel Schreibmaterial zur Verfügung, damit alle Teilnehmer Notizen machen können. Auch Getränke und ein schmackhaftes Catering können Sie ganz einfach über unsere professionellen Anbieter hinzubuchen – Das stillt nicht nur den kleinen Hunger bzw. Durst zwischendurch, sondern schafft auch eine angenehme, unverkrampfte Atmosphäre.

Tipp 9: Klare Regeln aufstellen

Damit das Meeting nicht ausufert, sollten vorher klare Regeln aufgestellt werden, die bestenfalls für alle zukünftigen Meetings auch gelten. Das betrifft nicht nur die Hygienemaßnahmen, sondern auch das generelle Miteinander: Andere ausreden zu lassen gehört ebenso dazu wie ein mögliches Smartphone-Verbot während des Meetings. Sorgen Sie als Meetingleiter für die Einhaltung der Regeln und leiten Sie Diskussionen so, dass jeder die Chance hat, zu Wort zu kommen, und nicht übergangen wird.

Tipp 10: Ergebnisse festhalten

Bestimmen Sie einen Protokollführer, der die Diskussionen und Ergebnisse zu allen Agenda-Punkten festhält. So können Sie und die anderen Teilnehmer auch später noch nachvollziehen, welche Entscheidungen getroffen wurden und wie es dazu kam. In diesem Protokoll sollten auch offene Fragen notiert werden, die in anschließenden Gesprächen oder dem nächsten Meeting geklärt werden müssen. Stellen Sie das Protokoll allen Teilnehmern im Nachgang zu Verfügung; am besten innerhalb von zwei Tagen, solange die Erinnerungen an das Meeting noch frisch sind. Um mögliche Infektionsketten nachzuverfolgen, sollten Sie außerdem eine Liste aller Anwesenden führen. Eine Vorlage stellen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung.

Fazit: Wer ein Meeting vorbereitet, muss vieles bedenken!

Nicht nur inhaltliche und organisatorische Themen müssen seit einiger Zeit berücksichtigt werden, wenn Sie ein Meeting vorbereiten, sondern auch gesundheitliche. Eine gute Planung ist deshalb die Voraussetzung für eine gelungene Besprechung. Zum Glück haben Sie mit meetinn einen guten Partner an der Seite: Wir stellen Ihnen nicht nur den richtigen Konferenzraum in ganz Deutschland zur Verfügung, sondern unterstützen Sie dank flexibler Anmietungs- und Stornierungsbedingungen auch bei kurzfristiger Planung. Unser Expertenteam freut sich auf Ihre Anfrage!

Topsy Schroeder Meetinn
Der Autor

Ich bin Topsy und beschäftige mich schon seit einiger Zeit mit der Veranstaltungsbranche. Daher findet ihr in meinem Blog viele interessante Tipps & Tricks rund um dieses Thema.

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