Meeting vorbereiten: 9 Tipps für gelungene Besprechungen

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08.05.2018 | von Topsy Schröder | Allgemein
Meeting Vorbereiten

Meeting vorbereiten: 9 Expertentipps für gelungene Besprechungen

Ein Meeting zu planen gehört zu den unbeliebtesten Aufgaben im Arbeitsalltag. Viele wichtige Faktoren müssen bedacht werden, damit das Meeting zu sinnvollen Ergebnissen führt und nicht im Sande verläuft. Mit unseren Tipps planen Sie Meetings optimal und führend diese erfolgreich durch.

Tipp 1: Zuständigkeiten klären

Bevor es an die inhaltliche Planung eines Meetings geht, muss zunächst einmal geklärt werden, wer für die Vorbereitung verantwortlich ist. In vielen Unternehmen fällt dies in den Zuständigkeitsbereich der Teamassistenz. Doch auch Team- und Abteilungsleiter sind häufig für die Planung von Meetings verantwortlich. Manchmal ist es sogar Chefsache. Damit keine Aufgaben liegenbleiben und wesentliche Punkte übersehen werden, sollten Sie rechtzeitig klären, wer für die Vorbereitung des Meetings verantwortlich ist bzw. wer bei mehreren Verantwortlichen welchen Part übernimmt.

Tipp 2: Rechtzeitig einladen

Den passenden Termin für ein Meeting zu finden, gestaltet sich manchmal sehr knifflig. Der eine Kollege ist im Urlaub, die andere Kollegin auf einem Kundentermin. Legen Sie den genauen Zeitpunkt für Ihr Meeting also so früh wie möglich fest und informieren Sie alle Beteiligten – am besten schriftlich per E-Mail. Beachten Sie dabei mögliche Urlaube und andere Termine der Meeting-Teilnehmer. Regelmäßig stattfindende Meetings sollten einen festen Platz im Kalender jedes Teilnehmers haben.

Tipp 3: Meetingraum buchen

Steht der Termin für Ihr Meeting fest, sollten Sie sich schnellstmöglich darum kümmern, einen Meetingraum zu buchen. Die Auswahl des richtigen Raumes richtet sich nach der Anzahl der Teilnehmer. Der Meetingraum sollte groß genug sein, dass Sie nicht beengt sitzen müssen, aber auch nicht zu groß, als dass eine zu distanzierte Atmosphäre entsteht. Überlegen Sie sich zudem vorher, welche technische Ausstattung Sie benötigen.

Tipp 4: Ziele für das Meeting festlegen

Damit das Meeting nicht belanglos vor sich hin plätschert und sich die Teilnehmer langweilen, sollten vorher die Ziele des Meetings festgelegt werden. Welche Themen sollen angesprochen werden? Welche Entscheidungen sollen am Ende gefällt werden? Wenn mehrere Personen einen tragenden Beitrag zum Meeting leisten, müssen diese in die Zieldefinition einbezogen werden.

Tipp 5: Agenda rechtzeitig festlegen

Wenn die Ziele des Meetings feststehen, können Sie darauf aufbauend eine Agenda festlegen. Halten Sie alle Punkte fest, die besprochen werden sollen. Außerdem können Sie bereits vorher für jeden Tagesordnungspunkt einen Zeitrahmen festlegen. Stellen Sie die Agenda allen Teilnehmern spätestens 48 Stunden vor dem Meeting zur Verfügung, damit sich jeder ausreichend vorbereiten kann.

Tipp 6: Präsentationstechnik prüfen

Kaum ein Meeting kommt heute noch ohne eine Beamer-Präsentation aus. Prüfen Sie vorher, ob alle technischen Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Ist der Akku des Laptops geladen? Ist der Beamer einsatzbereit? Sind alle Kabel vorhanden? Doch auch nicht-technische Präsentationen sollten vorher überprüft werden. Vergewissern Sie sich, dass ein Whiteboard oder Flipchart mit ausreichend Stiften vorhanden ist und bereiten Sie ggf. Präsentationskarten vor.

Tipp 7: Ist für alles gesorgt?

Für ein gelungenes Meeting sind viele Kleinigkeiten verantwortlich. Organisieren Sie Schreibmaterial, damit alle Teilnehmer Notizen machen können. Stellen Sie Wasser und andere Getränke bereit und bieten Sie ggf. auch Gebäck oder kleine Naschereien an. Das stillt nicht nur den kleinen Hunger bzw. Durst zwischendurch, sondern schafft auch eine angenehme, unverkrampfte Atmosphäre.

Tipp 8: Klare Regeln aufstellen

Damit das Meeting nicht ausufert, sollten vorher klare Regeln aufgestellt werden, die bestenfalls für alle zukünftigen Meetings auch gelten. Andere ausreden zu lassen gehört ebenso dazu wie ein mögliches Smartphone-Verbot während des Meetings. Sorgen Sie als Meetingleiter für die Einhaltung der Regeln und leiten Sie Diskussionen so, dass jeder die Chance hat, zu Wort zu kommen, und nicht übergangen wird.

Tipp 9: Ergebnisse festhalten

Bestimmen Sie einen Protokollführer, der die Diskussionen und Ergebnisse zu allen Agenda-Punkten festhält. So können Sie und die anderen Teilnehmer auch später noch nachvollziehen, welche Entscheidungen getroffen wurden und wie es dazu kam. In diesem Protokoll sollten auch offene Fragen notiert werden, die in anschließenden Gesprächen oder dem nächsten Meeting geklärt werden müssen. Stellen Sie das Protokoll allen Teilnehmern im Nachgang zu Verfügung; am besten innerhalb von zwei Tagen, solange die Erinnerungen an das Meeting noch frisch sind.

Topsy Schroeder Meetinn
Der Autor

Ich bin Topsy und beschäftige mich schon seit einiger Zeit mit der Veranstaltungsbranche. Daher findet ihr in meinem Blog viele interessante Tipps & Tricks rund um dieses Thema.

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