Bei vielen Meetings ist alles genau geplant: Wer, wo, wann, was… Doch was viele Verantwortliche dabei vergessen, ist, dass neben dem Organisatorischen auch Meetingregeln bestimmt werden sollten. Denn auch wenn man nicht alles unter Kontrolle haben kann, müssen allgemeingültige Regeln bekannt sein, an die sich alle halten sollten – Das hilft sowohl dabei, das Meeting produktiver zu gestalten, als auch angenehmer für alle Beteiligten. Wir von meetinn haben jahrelange Erfahrung in der Organisation von Besprechungen, Tagungen und Co. und möchten Ihnen unsere wichtigsten Besprechungsregeln mit auf den Weg geben.
1. Besprechungsregel Nr. 1: Pünktlich sein!
Wenn Sie zu einem Meeting eingeladen sind oder es gar organisieren, dann sollten Sie immer pünktlich sein, denn nichts macht einen schlechteren Eindruck, als zehn Minuten zu spät in den Raum zu stürzen. Stellen Sie am besten auf Ihrem Computer oder dem Handy eine Erinnerung ein, damit Sie Ihren Termin auf keinen Fall verpassen. Um Ihren Teilnehmern eine möglichst pünktliche Ankunft zu ermöglichen, sind unsere meetinn-Konferenzzentren sehr gut ausgeschildert, damit jeder weiß, wohin es geht.
2. Meeting-Knigge für Handys
Dass im Meeting das Handy nichts verloren hat, weiß eigentlich jeder – dennoch kommt es immer wieder vor, dass Teilnehmer ihr Telefon direkt vor sich auf dem Tisch liegen haben oder es während der Besprechung klingelt. Prüfen Sie deshalb vor jedem Meeting, ob Ihr Handy stumm geschalten ist und verstauen Sie es in der Hosen- oder Jackentasche. Erwarten Sie einen sehr wichtigen Anruf, informieren Sie im Voraus die anderen Teilnehmer, damit diese darauf vorbereitet sind, dass Ihr Handy klingeln könnte und Sie kurz den Raum verlassen müssen. Das sollte aber nur im Notfall geschehen – sonst vermitteln Sie den anderen Teilnehmern, dass Sie wichtigere Prioritäten haben, und genau das soll durch die Meetingregeln verhindert werden. Sind Sie selbst der Organisator, dann gehen Sie mit gutem Beispiel voran und lassen Sie Ihr Handy am besten gleich am Arbeitsplatz.
Extra-Tipp: Der richtige Raum für die Einhaltung von Meetingregeln
Wenn Sie ein größeres Meeting geplant haben, dann ist es besonders wichtig, dass Sie Ihren Teilnehmern eine angenehme Atmosphäre bieten. Denn umso schöner die Umgebung, umso aufmerksamer und produktiver sind auch Ihre Teilnehmer – und umso besser halten sie sich auch an die Meetingregeln. Wir bei meetinn bieten Ihnen Konferenzräume an, in denen eine moderne Farbgestaltung und helle Räume für eine gute Stimmung bei Ihren Teilnehmern sorgen. Unser meetinn-Team unterstützt Sie in der Planung Ihrer Veranstaltung – fragen Sie doch einfach einmal an!
3. Meetingregeln für ein gutes Gespräch: Ausreden lassen und zuhören
Gerade bei wichtigen Meetings können die Diskussionen schon einmal hitzig werden. Gerade dann ist es jedoch wichtig, sich auf die grundlegende Meeting-Knigge zu besinnen und sein Gegenüber ausreden zu lassen und ihm gut zuzuhören, auch wenn man selbst dringend etwas loswerden möchte. Das zeugt nicht nur von Respekt, sondern macht es auch möglich, aufgrund eines besseren Diskurses zu qualitativ hochwertigeren Ergebnissen zu kommen. Gerade zurückhaltende Teilnehmer fühlen sich sicherer, wenn sie wissen, dass sie nicht unterbrochen werden, und können so wertvolle Gedanken beitragen.
4. Bleiben Sie beim Thema
Wer beim Meeting anfängt, von der Gartenarbeit zu erzählen, der kann damit vermutlich nichts Nennenswertes zum Thema beitragen. Konzentrieren Sie sich deshalb auf die Themen, die auf der Meetingagenda stehen und schweifen Sie nicht ab. Tabu sind in der Besprechung auf jeden Fall Privatgespräche – für diese gibt es während der Pause ausreichend Zeit!
Die meisten Meetingregeln sind allgemein bekannt und für die meisten selbstverständlich. Dennoch ist es immer sinnvoll, noch einmal daran zu erinnern, damit alle Teilnehmer auf dem gleichen Nenner sind. Damit Ihre Veranstaltung auch sonst zum Erfolg wird, sind wir von meetinn für Sie da. Wir kümmern uns vom Konferenzraum über die Technik bis hin zum Catering um alles, was Sie benötigen. Damit Sie in Ihrer Planung ganz frei bleiben, bieten wir Ihnen außerdem flexible Anmietungs- und Stornierungsbedingungen an – fragen Sie doch einfach einmal bei unserem Experten-Team an!
