Online Meeting: 5 No-Gos in der Webkonferenz

Online Meeting – Hinter dem Bildschirm ist vor dem Bildschirm

Knigge ist heutzutage nicht mehr nur zu wissen, welchen Löffel man für das Dessert benutzt. Verhaltensregeln sind auch im Internet angekommen und werden dort dank Anonymität gerne ignoriert. Eine Ausnahme dafür ist das Online Meeting: Hier gibt es einige Fettnäpfchen, die es zu vermeiden gilt. Unser meetinn-Team hilft Ihnen schon seit Jahren bei der Organisation Ihrer Veranstaltungen und weiß deshalb ganz genau, worauf es ankommt – offline und online! Wenn Sie als Seminarleiter ein Online Meeting organisieren, sollten Sie auf jeden Fall unsere Meeting Knigge kennen und unsere No-Gos vermeiden.

1. Zu spät kommen – die Zeitzonenfalle

Wenn Sie Ihr Online Meeting von zu Hause organisieren, können Sie schnell in Versuchung kommen, zu wenig Zeit für die Vorbereitung und die Durchführung einzuplanen. Ein großer Fehler, denn so verspielen Sie sich bei Ihren neuen Teilnehmern die Chance des guten ersten Eindrucks.

Ein weiteres Fettnäpfchen ist es, verschiedene Zeitzonen nicht zu beachten und so zwar pünktlich zu sein – aber nur auf Ihrer Seite der Erdkugel. Online Meetings können eine große Chance sein, um viele Menschen an verschiedenen Orten zu erreichen. Ihr Zeitmanagement ist dabei aber noch mehr gefragt als gewöhnlich!

2. Der falsche Hintergrund – Vielleicht doch lieber schlicht?

Wir bei meetinn haben uns ganz auf die Vermietung von Konferenzräumen spezialisiert – wie wichtig die Atmosphäre bei einem (Online) Meeting ist, erleben wir Tag für Tag. Während wir in unsere Veranstaltungsräumen mit Hilfe von freundlichen Farben oder großen Fenstern für das passende Ambiente sorgen, müssen Sie bei Ihrem Online Meeting selbst für den richtigen Hintergrund sorgen. Ob es nun die weiße Wand ist, ein paar schöne Pflanzen oder gar das teure abstrakte Gemälde im Wohnzimmer, finden Sie etwas, das zu Ihrer Veranstaltung passt.

Tipp: Damit Sie Ihr Online Meeting nicht von zu Hause durchführen müssen, sind unsere Konferenzräume für Sie da! Sie schlagen damit gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Zum einen können Sie unsere Seminarräume in ganz Deutschland anmieten, um sich in Ruhe auf Ihre Online Meetings vorzubereiten, was zu Hause oft nur begrenzt möglich ist. Zum anderen stärken Sie mit einer Übertragung aus einem professionellen Umfeld das Vertrauen Ihrer Teilnehmer in Ihre Kompetenz. Selbstverständlich stellen wir Ihnen die nötige Präsentationstechnik und WLAN auf Wunsch zur Verfügung!

3. Schlechte Vorbereitung – Wo muss ich jetzt klicken?

Wie im echten Leben, so ist es auch beim Online Meeting: Als Seminarleiter sollten Sie immer gut vorbereitet sein. Das versteht sich natürlich von selbst, was Ihre Inhalte angeht. Oft wird aber die technische Vorbereitung vernachlässigt. Ist Ihre Internetverbindung störungsfrei? Kennen Sie Ihre Online Meeting Tools gut genug? Haben Sie überhaupt das beste Online Meeting Tool für Ihre Veranstaltung gewählt? Wissen Sie, welche Funktion sich hinter welchem Button verbringt?

Wenn Sie beim Thema Online Meetings noch mehr oder weniger auf das berüchtigte „Neuland“ treffen, sollten Sie sich eingehend mit den technischen Möglichkeiten auseinandersetzen! Daneben sollten Sie natürlich all Ihre Unterlagen griffbereit halten und für Ordnung auf Ihrem Schreibtisch sorgen – die Meeting Knigge sieht auch beim Online Meeting nicht vor, dass Sie während der Veranstaltung einfach mal schnell den Raum verlassen, um nach Ihrem Notizbuch zu suchen.

4. Desktop Sharing – Fettnäpfchen Ahoi

Das Desktop Sharing ist eine hervorragende Möglichkeit, mit Hilfe Ihres Online Meeting Tools den Teilnehmern Ihre Inhalte auch visuell näherzubringen. Hier heißt es aber gut aufpassen: Denn auf Ihrem Desktop sind im schlimmsten Fall nicht nur Ihre Arbeitsunterlagen gespeichert, sondern auch private Fotos und Dokumente. Wen Sie beim Desktop Sharing aus Versehen einen tieferen Einblick gewähren als geplant, verstoßen Sie auf jeden Fall gegen unsere Meeting Knigge!

Gut zu wissen!

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5. Störenfriede – Einfach mal auf stumm schalten

Nicht nur Sie müssen während eines Online Meetings zahlreiche Fettnäpfchen umschiffen. Auch Ihre Teilnehmer können dazu beitragen, dass die Veranstaltung zum Erfolg wird. Erklären Sie also allen Anwesenden, wie sie in dem gewählten Online Meeting Tool ihr Mikrofon stumm schalten. Sprechen Sie länger, sollten Ihre Teilnehmer dies tun, um störende Hintergrundgeräusche zu vermeiden. Als Sprecher müssen Sie besonders darauf achten, dass es zu keinen Störungen kommt. Bellende Hunde, Lärm von der Baustelle vor dem Fenster oder spielende Kinder, sie sich sogar an Ihrer Veranstaltung beteiligen möchten, werden bei Ihren Teilnehmern nicht gut ankommen.

Vom Bildschirm zurück in die „reale“ Welt

Ihr Online Meeting soll genauso erfolgreich werden wie Ihre physischen Veranstaltungen. Wir hoffen, dass unsere No-Gos Ihnen bei der Organisation weiterhelfen und freuen uns schon darauf, Sie wieder persönlich zu sehen. Denn so praktisch Online Meetings auch sein können, physische Veranstaltungen werden immer wirksamer bleiben – Das Engagement und der Lerneffekt, die mit der persönlichen Anwesenheit einhergehen, können nicht ersetzt werden.