Virtuelle Veranstaltung organisieren: Sieht so die Zukunft aus?

Viele Organisatoren gehen mit der Zeit und organisieren ihre Events online. Virtuelle Events auf die Beine zu stellen, stellt Veranstalter jedoch oft vor unerwartete Herausforderungen – denn wer bisher nur offline organisiert hat, der kann online schnell an seine Grenzen stoßen. Für welche Veranstaltungen sich das Online-Event eignet und welche Vor- und Nachteile dieses mit sich bringen kann, erfahren Sie hier bei meetinn.

(Online) Veranstaltung organisieren: Vor- und Nachteile

Bereits seit vielen Jahren nutzen Organisatoren unsere Konferenzräume für ihre Veranstaltungen. Auch mit virtuellen Veranstaltungen haben wir viele Erfahrungen gesammeln – schließlich gab es mal eine Zeit, in welcher nur solche möglich waren! Sicherlich gibt es gute Gründe, die für eine Online-Veranstaltung sprechen. Wenn Sie eine solche planen, dann sollten Sie zunächst einmal die Vor- und Nachteile abwägen.

Vorteile virtueller Veranstaltungen:

• Jeder kann teilnehmen, egal wo in Deutschland oder auf der Welt er oder sie sich befindet
• Die Kosten sind in der Regel geringer als für physische Veranstaltungen
• Aus ökologischer Sicht kann es nachhaltiger sein, virtuelle Events zu organisieren
• Sie können bei größeren Veranstaltungen besser nachvollziehen, wer wann und wie lange anwesend war und diesbezüglich Daten auswerten. Wichtig: Dabei unbedingt Datenschutzverordnungen berücksichtigen!
• Virtuelle Veranstaltungen sind für viele Menschen leichter zugänglich. Sie können diese auch im Nachhinein als Video zur Verfügung stellen und so noch mehr Menschen erreichen

Nachteile virtueller Veranstaltungen:

• Möglichkeiten zum persönlichen Networking sind oft eingeschränkt oder nicht vorhanden
• Sie benötigen ein größeres technisches Know-how und unter Umständen auch eine entsprechende Ausrüstung
• Auch bei sehr guter Vorbereitung kann es bei den Teilnehmern oder sogar beim Veranstalter zu Internetausfällen oder anderen technischen Problemen kommen. Im schlimmsten Fall muss das Event dann ganz abgesagt werden
• Die Übermittlung von Emotionen und gemeinsamen Erlebnissen und Erfolgen ist viel schwächer
• Die Teilnehmer können sich so eventuell schlechter an das Event erinnern, weil ihnen vor dem Bildschirm wichtige Sinneseindrücke fehlen
• Sie können bei virtuellen Events zum Beispiel kein Catering anbieten – ein Verlust für Ihre Teilnehmer

Gut zu wissen!

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Ideen für Online-Events: Hierfür eignen sie sich

Bei meetinn haben wir über die Jahre die Erfahrung gemacht, dass physische Veranstaltungen nicht zu ersetzen sind. Viele unserer Mieter haben uns von ihren Erlebnissen mit Online-Veranstaltungen berichtet und von den Gründen, doch lieber bei physischen Veranstaltungen zu bleiben. Unsere individuell gestalteten Konferenzräume mit moderner Technik, schmackhaftem Catering und einem erfahrenen Team vor Ort bieten dafür die besten Voraussetzungen.

Dennoch gibt es natürlich Zeiten, in denen Ihr Event im Netz besser aufgehoben ist. Dann ist die Überlegung, eine virtuelle Veranstaltung zu organisieren natürlich mehr als angebracht. Dafür eignen sich einige Formate besser als andere:

• Kommunikationsrichtung: Eine „Frontalveranstaltung“ wie eine Schulung kann gut online abgehalten werden. Schwieriger wird es, wenn ein reger Austausch für das Gelingen benötigt wird – wie zum Beispiel bei einem Seminar. Sollen sich die Teilnehmer untereinander austauschen wie bei einer Konferenz, ist ein virtuelles Event eher ungeeignet.
• Publikumsalter: Online-Veranstaltung eignen sich eher für ein jüngeres Publikum. Dieses ist oft mit der nötigen Technik besser vertraut, bzw. wird dieses das Format eher annehmen.
• Networking: Viele Events zielen darauf ab, dass sich die Teilnehmer miteinander vernetzen, dass durch die Zusammenkunft einzigartige Erlebnisse oder Freundschaften entstehen und dass auch außerhalb Kontakte geknüpft werden – z.B. beim Kaffeetrinken. Wenn Sie Ihren Teilnehmern das ermöglichen möchten, sollten Sie Ihre Veranstaltung physisch durchführen.
• Gemeinschaftsgefühl: Bei Teamevents oder bestimmten Seminaren kann eine interpersonelle Zusammenarbeit sehr wichtig sein – eine virtuelle Durchführung ist hier nur schwer denkbar. Diese eignet sich eher, wenn es stattdessen „nur“ um bloße Informationsvermittlung geht.
• Wahrnehmung: Einige Veranstaltungsarten beziehen mehrere Sinne mit ein – denken Sie nur einmal an Konzerte oder Messen. Diese können zwar auch online stattfinden, das Erlebnis ist aber ein deutlich schwächeres.
• Teilnehmerzahl: Die Anzahl der Teilnehmer ist nicht besonders ausschlaggebend für die Entscheidung, eine virtuelle Veranstaltung zu organisieren. Bei sehr vielen Teilnehmern können mit diesem jedoch Kosten gespart werden.

Fazit: Ist das Organisieren von virtuellen Veranstaltungen die Zukunft?

Online Veranstaltungen zu organisieren, ist eine gute Alternative, wenn Kommunikation in eine Richtung stattfinden soll und die Teilnehmer nicht physisch anwesend sein müssen. Nur weil eine Veranstaltung auch über das Internet stattfinden kann, ist das jedoch meist nicht die beste Lösung. Physische Veranstaltungen werden weiterhin noch mehr an Bedeutung gewinnen, da diese das Gemeinschaftsgefühl stärken, die Kommunikation effektiver machen und die Kollaboration erleichtern. Experten empfehlen aus diesem Grund für die meisten Formate, wieder auf „offline“ Veranstaltungen umzusteigen, sobald dies bedenkenlos möglich ist.

Das meetinn-Team ist natürlich immer für Sie da und unterstützt Sie in Ihrer Planung. Bei uns können Sie moderne Konferenzräume anmieten, die sich für Schulungen, Meetings, Seminare, Tagungen und vieles mehr eigenen – zu der passenden Bestuhlung beraten wir Sie selbstverständlich gerne. Unsere vorteilhaften Anmietungs- und Stornierungsbedingungen sorgen zudem dafür, dass Sie flexibel bleiben und auf etwaige Veränderungen schnell reagieren können. Fragen Sie einfach einmal bei unserem Experten-Team an – wir freuen uns darauf, mit Ihnen Ihre Veranstaltung zu verwirklichen!