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Mit diesen 10 Schritten planen Sie stressfrei das nächste Sommerfest für Ihre Firma

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von Nadja | Allgemein
Sommerfest in 10 Schritten planen

Der Sommer steht vor der Tür und somit die nächste Gelegenheit, um das ganze Team oder gar die gesamte Firma zusammenzubringen. Der Zeitgeist der Digitalisierung führt vermehrt zu virtuellen Teams. Die standortübergreifende Zusammenarbeit bringt viele Vorteile mit sich, doch leider bleibt der persönliche Faktor, der ein Team erst so richtig zusammenschweißt, oft auf der Strecke. Gerade deshalb gewinnen Präsenzveranstaltungen, wie das alljährliche Sommerfest, zunehmend an Bedeutung.

Unser Team von meetinn zeichnet sich durch die langjährige Erfahrung in der Veranstaltungsbranche aus. Diese Erfahrungswerte wollen wir in den folgenden 10 Schritten mit Ihnen teilen, um die Frage „Wie plane ich ein Sommerfest?“ zu beantworten.

Wenn schon alle zusammenkommen, werden Anlässe wie das Sommerfest oftmals auch dazu genutzt, um während eines Präsenzmeetings die einzelnen Teams zu versammeln und auf inhaltlicher Ebene zu stärken. Ganz wichtig hierbei ist die Wahl der Location, sowohl für das Meeting als auch für das eigentliche Event am Abend. Um einen langen Suchprozess zu vermeiden, schauen Sie sich unsere meetinn Konferenzzentren an, welche bundesweit vertreten sind. Das frische Design bietet eine Location mit Wohlfühlfaktor. Viele der Standorte bieten ein individuelles Add-On, welches Ihrem Sommerfest seinen eigenen Charakter verleiht. So bietet unser meetinn in Berlin-Tegel einen außergewöhnlichen Außenbereich samt überdachtem Pavillon. Mit der zusätzlichen Möglichkeit einen kulinarischen Abschluss im dortigen Eventkochstudio zu organisieren. Das meetinn Mannheim in der historischen Jugendstilvilla ist nicht nur ein Blickfang für sich, sondern bietet Events mit BBQ im dazugehörigen Garten an. Wer auf Bewegung und sportliche Events setzt, sollte Interesse für unser meetinn in Bonn haben. Denn dort können Sie das Meeting mit der, im Gewerbepark ansässigen, Boulderhalle als Eventhighlight ergänzen.

Wie plane ich ein Sommerfest?

Schritt 1: Rechtzeitig mit der Planung beginnen

Grundsätzlich gilt für alle Firmenfeiern als wichtige Grundlage die rechtzeitige Planung. Viele Unternehmen beginnen Monate im Voraus, denn sie wissen: Wer rechtzeitig beginnt, hat durch die sich bietende Flexibilität einen klaren Planungsvorteil. Besonders auf Grund der aktuellen Hygienevorschriften und deren dynamischer Entwicklung, sehen viele Firmen von einer Weihnachtsfeier im Innenbereich ab. Somit ist die Vorfreude auf das nächste Get-together besonders groß und sollte vorsorglich geplant werden. Hier empfiehlt sich die alljährliche Weihnachtsfeier auf das Frühjahr oder gar den Sommer zu verlegen. Eine frühzeitige Planung bringt nicht nur Flexibilität mit sich, sondern auch den wichtigen Nebeneffekt: Vorfreude im Team wird entfacht und der Verlust um das Winterfest verblasst.  

Schritt 2: Eckdaten sammeln

Zur rechtzeitigen und anfänglichen Planung zählt das Sammeln der relevanten Eckdaten rund um Ihr anstehendes Sommerfest. Diese Daten sollten Sie im Zuge der Planungsphase erheben:

Die Anzahl der Teilnehmer – erfragen Sie in Ihrem Unternehmen wie viele Kollegen voraussichtlich teilnehmen werden. Feiert die gesamte Firma zusammen oder planen Sie das Sommerfest nur für Ihre Abteilung?

Das richtige Budget – legen sie einen Rahmen dafür fest, wieviel Sie für die Sommerfeier ausgeben wollen und können. Denn die verrücktesten und aufregendsten Sommerfest-Ideen bringen nichts, wenn sie nicht realisierbar und bezahlbar sind.

Der Zeitraum – wann soll das Sommerfest stattfinden und erfolgt es eventuell über mehrere Tage, in Verbindung mit Teammeetings, die rund um das Event geplant werden? Klären Sie diese Fragen, bevor Sie einen festen Termin festsetzen.

Schritt 3: Termin finden

Der letzte wichtige Schritt vor der Umsetzungsphase ist das Festlegen eines festen Termins.

Sommerfest organisieren und umsetzen

Schritt 4: Ablauf bestimmen

Ein wichtiger Aspekt neben der Organisation sind originelle Ideen für das Sommerfest. Hierbei ist es wichtig zu wissen, wie die Sommerfeier ablaufen soll.

Sollte das Event über mehrere Tage stattfinden, können Sie bereits während des Meetings für gute Stimmung sorgen, indem Sie interessante Aktionen wie beispielsweise einen Kochkurs vor Ort organisieren.

Schritt 5: Die passende Location finden

Die Wahl der Location ist ein entscheidender Faktor, welcher die Stimmung wesentlich beeinflusst. Daher lassen Sie sich gerne auch mal beraten bei der Auswahl des Veranstaltungsortes. Die Auswahl an Meeting- und Veranstaltungsräumen ist groß. So gibt es Konferenzräume, die bereits ein Ambiente für ein abendliches Get-Together bieten, wie beispielsweise eine exklusive Dachterrasse. Haben Sie Interesse an einer exklusiven Location für Ihr Sommerfest, dann senden Sie uns gerne eine Anfrage und lassen Sie sich unverbindlich beraten. 

Schritt 6: Catering, Unterkunft und Anfahrt planen

Sobald die passenden Räumlichkeiten gefunden sind, können Sie rund um Ihre auserwählte Location den Rest des Sommerfests planen. Dazu gehört eine passende Unterkunft und Anreise für Kollegen, die einen weiten Weg für die Sommerparty auf sich nehmen. Da auch gerne mal das ein oder andere Glas Sekt, Wein oder ein Longdrink während einer Sommerfeier getrunken wird, ist es ganz wichtig, über den Tag verteilt für genug Verpflegung zu sorgen, damit der Magen nicht leer bleibt. Sprechen Sie das Thema Catering bei unseren meetinn-Experten an, denn in Zusammenarbeit mit unseren Caterern lassen sich die verschiedensten Ernährungskonzepte umsetzen.

Schritt 7: Die Details nicht vergessen

Ist die Location samt Catering gebucht, dann steht schon mal das Grundgerüst für Ihre Sommerfeier. Nun kommt es auf die Kleinigkeiten drauf an, welche das Fest erst so richtig vollenden. Findet ein Teil Ihrer Veranstaltung draußen statt, dann sollten Sie berücksichtigen, dass das Wetter nicht immer mitspielt. Sorgen Sie daher unbedingt für eine Ausweichmöglichkeit. Bei Regen sollte ein Innenraum zur Verfügung stehen, sollte es abends zu kalt werden, können bereits Heizpilze ausreichen. Eine individuelle Dekoration verleiht ihrem Sommerfest nochmal einen persönlichen Touch. Abschließend sind weitere Details zu klären. Wie soll der Einlass gestaltet werden und soll das Fest musikalisch begleitet werden? Dann suchen Sie sich entsprechende Dienstleister, wie Sicherheitsfirmen, Musikbands oder DJs.

Schritt 8: Einladungen versenden

Während Sie die Details planen, ist es empfehlenswert, bereits die Einladungen zeitnah an Ihre Kollegen zu versenden. Sollten Sie ein Motto für die Sommerfeier haben, können Sie die Einladung bereits passend zum Thema gestalten. Vergessen Sie nicht eine Teilnahmebestätigung anzufordern. Mit festen Zusagen können Sie rechtzeitig reagieren, falls Sie bei Ihrer bisherigen Planung mit einer falschen Größenordnung gerechnet haben.

Schritt 9: Reibungslosen Ablauf sichern

Nun steht dem Sommerfest nichts mehr im Wege! Stellen Sie vorab und vor Ort nochmal sicher, dass alles wie geplant abläuft. Hier empfiehlt sich eine Checkliste, damit Sie den Überblick nicht verlieren.

Schritt 10: Einfach mitfeiern und genießen 

Zum letzten Schritt lässt sich nicht mehr viel sagen, denn auch Sie sind ein Teil des Teams und sollten das Sommerfest genießen.

Damit auch Sie die Planungsphase möglichst stressfrei durchleben, wenden Sie sich an unsere Experten von meetinn. Wir begleiten Sie auf der Suche nach der richtigen Location und bieten Ihnen ein Rundum-Sorglos-Paket, inklusive Catering mit einem Fokus auf den Businessteil Ihrer Veranstaltung.

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