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Konferenzraum einrichten: Darauf kommt es an!

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von Laura Hörner | Allgemein
Konferenzraum Einrichten

Warum die Einrichtung ausschlaggebend ist!

Das Wichtigste an einer Konferenz sind natürlich ihre Teilnehmer – mit ihnen steht und fällt das Meeting. Aber hatten Sie schon einmal ein Meeting, das trotz hervorragender Mitwirkender so gar nicht in Fahrt kam? Wir wissen vielleicht, woran das liegt: Denn die Atmosphäre wird beim Thema Konferenzen generell unterschätzt. Einen Konferenzraum so einzurichten, dass er nicht kalt, einschüchternd und langweilig wirkt, ist nämlich eine Kunst für sich. Wenn man es jedoch richtig macht, dann spiegelt sich das in der Leistung des Teams wider. Wir wollen deshalb hier zeigen, wie ein Konferenzraum so eingerichtet wird, dass die Kreativität nicht auf der Strecke bleibt!

Die Wirkung von Farben im Konferenzraum

Graue Wände sind von gestern. Wer mit der Zeit gehen will, der setzt auf eine gezielte Farbauswahl und macht sich darüber Gedanken, wie bestimmte Farbtöne auf die Teilnehmer wirken. Überlegen Sie also, welche Stimmung Sie erzeugen möchten, wenn Sie Ihren Konferenzraum einrichten und welche Farbe diese am meisten verkörpert. Sinn macht es auf jeden Fall, Corporate Colors zu verwenden, die die Identifikation mit dem Unternehmen verbessern und gleich einen Wiedererkennungswert schaffen. Aber auch andere Farben können eine positive Wirkung haben. So wirkt gelb beispielsweise sehr fröhlich und kreativ, rot wird als stark wahrgenommen, kann aber auch aggressiv sein. Wir bei meetinn haben beispielsweise in unseren Konferenzzentren in München und Berlin bewusst auf die Farben Petrol, Anthrazit und einen frischen Beeren-Ton gesetzt. Diese Kombination wirkt lebendig und regt die Kreativität an.

Den Konferenzraum einrichten: So wählen Sie die Möbel aus

Sind die Wände gestrichen, geht es an die eigentliche Einrichtung des Konferenzraums. Dabei sollte man auf jeden Fall darauf achten, dass sich die Möbel am Thema des Raumes orientieren. Die Farben sollten also harmonieren. Die Möbel an sich sagen wiederum viel über die Art der Nutzung aus: Soll der Konferenzraum repräsentativ sein? Dann setzen Sie lieber auf hochwertige, klassische Designs. Wird der Raum hauptsächlich intern genutzt? Dann trauen Sie sich ruhig etwas. Ein ausgefallener Teppich, eine originelle Wandbemalung, ein extravaganter Tisch – Sie können vermutlich selbst am besten einschätzen, was die Kreativität Ihrer Mitarbeiter anregt, ohne das Erscheinungsbild der Firma zu sehr zu strapazieren. Generell gilt: umso konservativer ein Raum eingerichtet ist, umso einschüchternder kann er auf die Anwesenden wirken, was je nach Situation positiv oder negativ sein kann.
Achten Sie außerdem darauf, dass Ihnen Ihre Einrichtung einen gewissen Grad an Flexibilität gestattet. Es sollte möglich sein je nach Situation mehr oder weniger Leute unterzubringen oder die Sitzordnung an den Anlass anzupassen.

Was Wandbemalung in einem Konferenzraum ausmachen kann, sehen Sie in der Eingangslobby des Konferenzzentrums Berlin-Gartenfeld:

Hier hat sich ein Kreativstudio ausgetobt und eine unverwechselbare Raumkunst geschaffen!

Für reibungslose Abläufe im Meetingraum: Die Technik

In einem Konferenzraum soll gearbeitet werden und damit das funktioniert, muss alles stimmen. Mit „alles“ meinen wir natürlich die Technik. Wer hat sich noch nie tagelang auf eine Präsentation vorbereitet, nur damit dann der Beamer versagt?
Daneben muss auch dafür gesorgt werden, dass Hilfsmittel wie ein Flipchart inklusive Stift, ein Laserpointer sowie Notizblöcke jederzeit verfügbar sind. Achten Sie auch unbedingt auf eine gute Akustik. Diese kann man mithilfe von aktivierten Oberflächen verbessern, die den Schall dämmen. Ein genauso großer Killer bei der Konferenz wie ein ständiges Echo ist die Temperatur. Wenn Ihre Teilnehmer nass vor Schweiß sind oder vor Kälte zu zittern beginnen, können Sie keine guten Ergebnisse erwarten. Sorgen Sie deshalb immer für ausreichend Klimatisierung und Wärmeregulierung.

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Licht ins Dunkel bringen

Niemand sitzt gerne im Dunkeln. Deshalb sollten Sie bei der Einrichtung Ihres Konferenzraumes darauf achten, dass genügend Tageslicht in den Raum kommt. Oftmals ist das jedoch leichter gesagt als getan – schließlich haben Sie darüber in der Regel nicht besonders viel Kontrolle. Sollte das natürliche Licht im Konferenzraum nicht ausreichen, dann müssen Sie nachhelfen. Am besten geeignet sind hierfür Hängelampen. Sie sorgen für gleichmäßiges Licht und schaffen eine angenehme Atmosphäre.

Einen Konferenzraum einzurichten ist gar nicht so einfach. Für eine erfolgreiche Gestaltung müssen sehr viele Aspekte berücksichtigt werden. Trotzdem sollte klar sein, dass ein perfekter Konferenzraum nicht existiert. Vertrauen Sie bei der Einrichtung auf Ihr Bauchgefühl und holen Sie auch die Meinung der Mitarbeiter ein: Sie wissen oft am besten, in welcher Umgebung Sie sich wohlfühlen.

Laura Hoerner Meetinn
Der Autor

Ich bin Laura und bin Texterin für alle Themen rund um die Veranstaltungsbranche. Auf diesem Blog schreibe ich über alles, was Sie zum Thema Konferenzen und Co. wissen müssen!

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