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Das Gesprächsprotokoll - So wichtig ist es wirklich!

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von Laura Hörner | Allgemein
Gesprächsprotokoll meetinn

Dafür braucht man ein Gesprächsprotokoll

Jeder kennt Meetings, in denen man vorher mehr weiß als hinterher. Gerade, wenn man in einer Besprechung sitzt, mit der man eigentlich nicht viel zu tun hat, oder wenn man sich an diesem Tag nicht besonders gut konzentrieren kann, hat man im Nachhinein oft Probleme, sich an das Gesagte zu erinnern. Doch es gibt etwas, das in solch einer Situation Abhilfe schaffen kann: das Gesprächsprotokoll. Mithilfe eines Gesprächsprotokolls lässt sich nach dem Meeting ganz genau nachvollziehen, was der Ablauf und die Ergebnisse des Treffens waren.

Die vielseitigen Funktionen des Besprechungsprotokolls

Ein Besprechungsprotokoll kann verschiedene Funktionen erfüllen. Natürlich hat es zuerst einmal eine Informationsfunktion, schließlich enthält es alle Informationen, die während des Meetings ausgetauscht wurden. So kann man, wenn man etwas verpasst oder vergessen hat, noch einmal ganz genau nachlesen.

Das ist aber noch längst nicht alles: Wer denkt, dass ein Protokoll zu schreiben nur Mitarbeitern hilft, die während des Meetings eingenickt sind oder am Smartphone hingen, der hat Unrecht. Das Gesprächsprotokoll kann nämlich weitreichende Folgen haben. Mit seiner Hilfe kann beispielsweise festgestellt werden, wer in einem bestimmten Projekt Verantwortungen übernommen hat. Das kann hilfreich sein, wenn bei Problemen jeder auf einen anderen zeigt.

Auch spielt das Gesprächsprotokoll eine wichtige Rolle, wenn es um die Kontrolle von Unternehmenserfolgen geht. Mit seiner Hilfe kann der Vorgesetzte nachprüfen, wie effektiv die Besprechung war oder auch, ob die darin besprochenen Aufgaben und Ziele so umgesetzt wurden wie geplant.

Zu guter Letzt erfüllt das Besprechungsprotokoll auch eine rechtliche Aufgabe. Bei manchen Themen gibt es eine rechtliche Verpflichtung, das Besprochene zu protokollieren.

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So sieht ein Gesprächsprotokoll aus

Es gibt verschiedene Arten, auf die man ein Protokoll schreiben kann. Die wichtigsten sind wahrscheinlich das Verlaufsprotokoll und das Ergebnisprotokoll. Das Verlaufsprotokoll gibt inhaltlich das gesamte Meeting wieder, soll aber keine wörtliche Wiedergabe sein. Hier wird darauf geachtet, dass die Zusammenhänge klar sind und dass auch jemand, der nicht anwesend war, den Verlauf und die Beschlüsse nachvollziehen kann.

Beim Ergebnisprotokoll geht es darum, die Kernaussagen zusammenzufassen. Es ist kompakter als das Verlaufsprotokoll und enthält nur die wichtigsten Punkte.

Im Gesprächsprotokoll sollten, egal um welche Art es sich handelt, die wichtigsten Daten zur Veranstaltung festgehalten werden. Dazu gehören das Thema des Meetings, Datum, Ort, Teilnehmer und Abwesende, der Vorsitzende des Gesprächs und der Protokollant.

In der Regel ist es sinnvoll, zuerst ein Verlaufsprotokoll anzufertigen und dieses anschließend zu einem Ergebnisprotokoll zu kürzen. Es sollten folgende Punkte beinhalten:

  • Die einzelnen Punkte der Tagesordnung
  • Wichtige Punkte der Diskussion
  • Hervorgebrachte Ideen
  • Die Ergebnisse
  • Das weitere Vorgehen, das aus den Ergebnissen resultiert
  • Der nächste Termin

Verlaufsprotokoll oder doch lieber Gedächtnisprotokoll?

Hier erfährst du alles über gängige Protokollarten

Protokoll schreiben – wichtiger als man denkt

Der Job als Protokollant ist nicht besonders beliebt, weil die meisten befürchten, dass das Protokoll ohnehin ungelesen in einem Ordner verschwindet. Das muss aber nicht sein: Ein Gesprächsprotokoll, das gut geschrieben und übersichtlich ist, hilft den Kollegen, dem Chef und auch dem Protokollanten selbst. Wird man sich der Wichtigkeit des Besprechungsprotokolls bewusst, macht man es auch gleich viel lieber!

Laura Hoerner Meetinn
Der Autor

Ich bin Laura und bin Texterin für alle Themen rund um die Veranstaltungsbranche. Auf diesem Blog schreibe ich über alles, was Sie zum Thema Konferenzen und Co. wissen müssen!

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