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Protokollarten – Ein Überblick für Ihre Meetings

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30.04.2018 | von Topsy Schröder | Allgemein
Protokollarten

Protokollarten: Kennen Sie Verlaufsprotokoll, Ergebnisprotokoll und Co.?

Damit auch noch lange nach einem Meeting die besprochenen Inhalte von jedem nachvollzogen werden können, sind Protokolle besonders wichtig. Neben der Frage, wie man ein Besprechungsprotokoll schreibt, ist auch die Entscheidung für eine Protokollart wichtig, damit das Protokoll wirklich seinen Zweck erfüllen kann. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Protokollarten vor und erklären, welche Form für welchen Zweck am besten geeignet ist.

Typ 1: Das Vollprotokoll

Diese Art des Protokollierens wird auch als Wortprotokoll bezeichnet. Dabei wird der genaue Wortlaut der Redebeiträge festgehalten. Dies gilt sowohl für die Beiträge der Redner als auch für die anschließende Diskussion. Damit ist dieses Protokoll sehr aufwändig, garantiert aber auch, dass kein wichtiges Detail verloren geht. Das Vollprotokoll kommt üblicherweise bei Gerichtsverhandlungen zum Einsatz. Es ist aber auch hilfreich bei Meetings, in denen schwerwiegende Entscheidungen getroffen oder kritische Diskussionen geführt werden müssen und in denen es daher wichtig ist, auch im Nachhinein den genauen Wortlaut der Redebeiträge nachvollziehen zu können.

Wichtig beim Vollprotokoll ist, die gängigen Zitierregeln einzuhalten, sodass alle Redebeiträge, Zwischenrufe und Antworten dem richtigen Redner zugeordnet werden können. Außerdem werden in einem Vollprotokoll üblicherweise auch nonverbale Reaktionen und Störungen verzeichnet.

Unser Tipp: Nutzen Sie beim Führen eines Vollprotokolls am besten ein Diktiergerät, damit alle Redebeiträge im Nachhinein korrekt transkribiert werden können.

Typ 2: Das Gedächtnisprotokoll

Beim Gedächtnisprotokoll wird das Meeting aus der Erinnerung heraus rekonstruiert und festgehalten. Die Inhalte der Besprechung werden in der Regel sortiert nach Tagesordnungspunkten stichpunktartig festgehalten. Das Protokoll spiegelt also nicht den chronologischen Ablauf des Meetings in allen Details wider, sondern konzentriert sich auf die wesentlichen Inhalte. Das Gedächtnisprotokoll bereitet während des Meetings zwar keinen großen Aufwand, ist jedoch sehr fehleranfällig. Es kann vorkommen, dass Inhalte falsch oder unvollständig wiedergegeben werden. Daher hat das Gedächtnisprotokoll wenig Beweiskraft und sollte daher nur bei kurzen Meetings ohne schwerwiegende Entscheidungen eingesetzt werden.

Unser Tipp: Ein Gedächtnisprotokoll darf nicht erst im Nachhinein abgefragt werden. Informieren Sie den Protokollanten rechtzeitig vor dem Meeting, damit er sich darauf vorbereiten kann, sich wichtige Fakten einzuprägen und zu notieren.

Typ 3: Das Verlaufsprotokoll

Das Verlaufsprotokoll hält den Ablauf eines Meetings oder einer Veranstaltung in knapper und sachlicher Form fest. Dabei werden die Redebeiträge in zusammengefasster Form wiedergegeben. Dadurch kann der Ablauf einer Diskussion nachvollzogen werden. Ebenso wie bei dem Vollprotokoll ist hier wichtig, dass bei jedem Redebeitrag der Redner klar ersichtlich ist. Das Verlaufsprotokoll wird stichpunktartig geführt, im Präsens gehalten und in der indirekten Rede formuliert. Diese Protokollart kommt dann zum Einsatz, wenn nicht nur Ergebnisse festgehalten werden sollen, sondern auch anhand der Redebeiträge nachvollzogen werden soll, wie zu diesen Ergebnissen gelangt wurde.

Unser Tipp: Da im Verlaufsprotokoll die Redebeiträge chronologisch erfasst werden, kann es schnell unübersichtlich werden. Ausschweifungen einzelner Redner können das Protokoll unnötig in die Länge ziehen und sollten daher in der Revision hinterher gekürzt werden.

Typ 4: Das Ergebnisprotokoll

Im Gegensatz zum Verlaufsprotokoll werden in einem Ergebnisprotokoll, wie der Name bereits sagt, die Ergebnisse einer Besprechung festgehalten. Redebeiträge werden nicht wiedergegeben – lediglich die Kernaussagen und die getroffenen Entscheidungen werden im Ergebnisprotokoll genannt. Inhaltlich gleiche oder ähnliche Beiträge von verschiedenen Rednern werden zusammengefasst und stichpunktartig notiert. Das Ergebnisprotokoll kommt vor allem bei Konferenzen und Meetings zum Einsatz, in denen Entscheidungen gefällt werden müssen, außerdem bei Auszählungen oder Bekanntmachungen.

Unser Tipp: Für ein fundiertes Ergebnisprotokoll ist es hilfreich, zunächst ein Verlaufsprotokoll anzufertigen und daraus im Nachgang die Beschlüsse zusammenzufassen.

Allgemeine Tipps zu den verschiedenen Protokollarten

Wenn Sie als Protokollant bestimmt wurden, sollten Sie bereits vor dem Meeting klären, welche Protokollführung gewünscht wird. Wenn es keine Vorgaben gibt, fragen Sie nach den Zielen des Meetings und wählen Sie anhand dessen die geeignete Protokollart aus.

Unabhängig von der Protokollart ist es in vielen Fällen auch wichtig, etwaige Präsentationen, Tafelbilder etc. festzuhalten. Fertigen Sie dazu Skizzen an oder bitten Sie die jeweiligen Redner, Ihnen die Präsentationen in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen.

Topsy Schroeder Meetinn
Der Autor

Ich bin Topsy und beschäftige mich schon seit einiger Zeit mit der Veranstaltungsbranche. Daher findet ihr in meinem Blog viele interessante Tipps & Tricks rund um dieses Thema.

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