Reisekostenabrechnung: So gehts! Tipps & Tricks

Reisekostenabrechnung: So geht’s!

Wer beruflich viel unterwegs ist – etwa auf Konferenzen oder externen Kundenterminen – hat einige Ausgaben zu schultern. Neben den Kosten für Benzin, Zug, Taxi oder ÖPNV schlägt auch die Verpflegung zu Buche. Natürlich müssen Angestellte und Geschäftsführer nicht als Privatpersonen auf den Kosten einer Dienstreise sitzen bleiben. Mit Hilfe einer Reisekostenabrechnung können die Aufwendungen für eine Dienstreise geltend gemacht werden.

Bei einer Reisekostenabrechnung gilt es jedoch einiges zu beachten, damit das Finanzamt nichts zu beanstanden hat. Und auch für die internen Abläufe im Betrieb ist eine korrekt ausgefüllte Reisekostenabrechnung wichtig. Fehlerhafte Angaben oder fehlende Belege machen Rückfragen notwendig und führen dazu, dass manch eine Reisekostenabrechnung wochenlang unbearbeitet in der Ablage wartet.

Mit unseren Tipps und Hinweisen stellt die nächste Reisekostenabrechnung kein Problem mehr dar und Sie bleiben nicht auf Ihren Ausgaben sitzen.

Was sind Reisekosten?

Unter Reisekosten versteht man alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise anfallen. Der Begriff Dienstreise ist dabei klar definiert. Um eine Dienstreise handelt es dich dann, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend an einem anderen Ort als seiner normalen Arbeitsstätte tätig ist. Dies gilt für eine Dauer von maximal drei Monaten. Bei einer auswärtigen Tätigkeit über diese Zeit hinaus gilt der Einsatzort automatisch als regelmäßige Arbeitsstätte.

Zu Dienstreisen gehören beispielsweise:

• Termine bei Kunden
• Messen, Kongresse, Tagungen
• Fort- und Weiterbildungen
• bei Lehrern auch Klassenfahrten, Expeditionen etc.

Die Reisekosten werden unterteilt in Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten.

Fahrtkosten in der Reisekostenabrechnung

Im Rahmen einer Reisekostenabrechnung können Hin- und Rückfahrten der Dienstreise sowie Fahrten am Reiseziel oder zwischenzeitliche Heimreisen verbucht werden. Die Kosten für die Fahrten zwischen dem eigenen Wohnsitz und der regulären, sogenannten “ersten Tätigkeitsstätte” gehören allerdings nicht in eine Reisekostenabrechnung.

Dabei wird zudem unterschieden, ob die Fahrten mit einem Mietwagen, mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem privaten PKW durchgeführt werden. Die Kosten für Mietwagen bzw. Taxi sowie öffentliche Verkehrsmittel (Flugzeug, Zug, Bus etc.) werden in voller Höhe erstattet und müssen mit einem entsprechenden Beleg nachgewiesen werden. Für die Fahrten mit einem privaten Fahrzeug gibt es drei Abrechnungsansätze:

1. 1. Abrechnung anhand einer Kilometerpauschale mit 30 ct pro Kilometer für Autos und 20 ct pro Kilometer für Motorräder und Mopeds
   2. Erstattung der tatsächlichen Höhe mittels Einzelnachweis. Dazu muss ein genaues Fahrtenbuch über Gesamtkosten sowie insgesamt und beruflich gefahrene Kilometer geführt werden.
   3. Fahrzeugindividueller Kilometersatz anhand von Einzelnachweisen über einen Zeitraum von 12 Monaten.

Die Kilometerpauschale deckt alle Kosten ab (Kraftstoff, Versicherung, Instandhaltung), geht aber vom Minimum der Kosten aus. Mit einem Fahrtenbuch hingegen werden Fahrtdistanzen, -kosten und -anlässe dokumentiert, sodass die genauen Kosten des Fahrzeuges bei einer Dienstreise abgerechnet werden können. Der fahrzeugindividuelle Kilometersatz bietet die höchste Genauigkeit, ist aber am aufwändigsten. Über 12 Monate werden Kraftstoff, Steuern, Abschreibung, Reparatur, Versicherungen, Stellplatzmiete etc. aufgezeichnet. Auf Basis dessen wird dann der individuelle Verbrauch des Fahrzeuges berechnet.

Wer das Gefühl hat, dass nicht alle seine Kosten mit der einfachen Kilometerpauschale gedeckt werden, sollte sich für ein Fahrtenbuch entscheiden. Dabei lohnt sich die dritte Methode vor allem bei sehr wartungs- und kostenintensiven Fahrzeugen.

Übernachtungskosten

Ausgaben für Hotelzimmer, Pension, Appartement etc. können in der Reisekostenabrechnung als Übernachtungskosten in voller Höhe geltend gemacht werden. Ein bisschen komplizierter wird es, wenn darin bereits das Frühstück enthalten ist, denn dabei lassen sich die einzelnen Kosten nicht klar trennen. In diesem Fall wird der Gesamtbetrag der Verpflegungspauschale um 20 % der 24-Stunden-Pauschale gekürzt (siehe unten). Für diese Abrechnung ist ein Beleg erforderlich. Zudem können Übernachtungskosten auch pauschal mit einem Betrag von 20 € pro Tag abgerechnet werden.

Verpflegungsmehraufwand

Da man sich auf einer Dienstreise nicht so günstig verpflegen kann, wie es zu Hause der Fall ist, werden Ausgaben für Essen und Getränke mit einer Pauschale abgerechnet. Diese richtet sich nach der Länge der Dienstreise. Alle paar Jahre werden die Pauschbeträge zudem angepasst. Seit 2020 gelten folgende Sätze:

1. 1. • weniger als 8 Stunden: 0 €
      • mehr als 8 Stunden: 14 €
      • 24 Stunden: 28 €
      • mehr als 8 Stunden über Nacht: 14 € für den Tag der überwiegenden Anwesenheit

Es gelten zudem noch ein paar weitere Regeln, die wir zusammen mit Tipps und aktuellen Zahlen in unserem Beitrag zum Verpflegungsmehraufwand für Sie gesammelt haben.

Reisenebenkosten

Sogenannte Reisenebenkosten sind solche Ausgaben, die auf fast jeder Dienstreise anfallen, aber von keiner der drei vorherigen Kategorien gedeckt sind. Dazu gehören zum Beispiel Mautgebühren, Parktickets, Telefonkosten und Trinkgelder. Dabei muss jeder Posten mit einem entsprechenden Beleg nachgewiesen werden.

Privatausgaben, wie etwa für Pay-TV im Hotel, touristische Freizeitaktivitäten oder private Telefonate können hier nicht geltend gemacht werden.

Was Sie sonst noch zu Reisekostenabrechnungen wissen sollten

Für die Reisekostenabrechnung gibt es kein gesetzlich vorgeschriebenes Formular. Sie kann also grundsätzlich auch formlos und ohne Unterschrift eingereicht werden. Viele Unternehmen arbeiten jedoch mit eigenen, standardisierten Vordrucken oder einer entsprechenden Software.

Prinzipiell ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Reisekosten seiner Angestellten zu erstatten. Ob und welche Kosten erstattet werden, regelt im Einzelfall der jeweilige Arbeitsvertrag. Reisekosten, die nicht vorm Arbeitgeber erstattet werden, können dann steuerlich als Werbungskosten abgesetzt werden.

Für eine ordentliche Reisekostenabrechnung ist es wichtig, die einzelnen Posten durch Belege stützen zu können. Fehlen Belege, kann es sein, dass einige Ausgaben nicht erstattet werden. Wenn eine Quittung verloren gegangen ist oder beschädigt wurde, kann mit einem sogenannten Eigenbeleg Abhilfe geschaffen werden.