Internationale Meetings – So plant man sie richtig!

Was sind die Herausforderungen internationaler Meetings?

In einem internationalen Meeting treffen nicht nur verschiedene Menschen, sondern auch verschiedene Kulturen aufeinander. Das macht alles doppelt kompliziert: Denn statt lediglich auf persönliche Eigenheiten der internationalen Kollegen und Geschäftspartner einzugehen, muss man nun auch noch kulturelle Unterschiede berücksichtigen. Wie Sie ein solches interkulturelles Zusammenkommen organisieren, ohne dabei in zahlreiche Fettnäpfchen zu treten, das erfahren Sie in diesem Artikel.

1. In internationalen Meetings tickt die Uhr etwas anders

Deutsche sind dafür bekannt, pünktlich zu sein. Auch wenn das natürlich nur ein Klischee ist und nicht immer zutrifft, so haben Deutsche im Vergleich zu anderen Kulturen doch ein engeres Verständnis von Pünktlichkeit und werten es als unhöflich, wenn ein Geschäftspartner deutlich zu spät erscheint. Lädt man beispielsweise Südamerikaner zu einem Meeting ein, dann sollte man darauf vorbereitet sein, dass nicht alle pünktlich erscheinen werden und auch weniger Wert auf einen genau vorgeschriebenen Ablauf legen. Als Beleidigung sollte man das auf keinen Fall aufnehmen. Um trotzdem einen problemlosen Ablauf zu garantieren, sollte man genügend Zeitpuffer einbauen und nicht versuchen, den Tag optimal durchzutakten.

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2. Umarmung oder Handschlag?

Sind Ihre Kollegen dann eingetroffen, sollten Sie sie angemessen begrüßen. Bei Amerikanern geht das wie gewohnt über einen Handschlag. Auf das folgende „How are you?“ sollte man aber auf keinen Fall weiter eingehen, sondern die Frage einfach erwidern oder etwas Positives antworten. Ihren russischen Kollegen dürfen Sie auf einem internationalen Meeting gerne auf die Schulter klopfen – das gilt als Sympathiebekundung. Bei Japanern hingegen ist Körperkontakt eher nicht erwünscht – hier verbeugen Sie sich vor Ihrem Gegenüber. Je nachdem, ob Sie in der Hierarchie höher oder niedriger stehen, sollten Sie sich auch tiefer oder weniger tief verbeugen. Streckt Ihnen Ihr japanischer Kollege die Hand entgegen, dürfen Sie diese natürlich auch schütteln, denn der Handschlag setzt sich auch in Asien immer mehr durch. Achten Sie jedoch darauf, nicht zu fest zuzudrücken.

3. Kulinarische Spezialitäten in internationalen Meetings

Nirgendwo lauern so viele Fettnäpfchen wie beim Thema Essen. Während vegetarische Optionen auch hierzulande mittlerweile selbstverständlich sind und schon viele kulturelle Vorlieben abdecken, gibt es noch weitere Dinge, die unbedingt beachtet werden sollten. Am besten informiert man sich über landestypische Eigenheiten: Alkohol und Schweinefleisch sind für muslimische Teilnehmer tabu, Inder trinken keinen Alkohol in der Öffentlichkeit, Spanier wollen ausgiebig bei einem Glas Wein auch gerne mehrere Gänge zu Mittag essen und dabei lieber Small Talk machen als Geschäftliches besprechen, Chinesen lassen immer einen Rest auf dem Teller, um zu signalisieren, dass ausreichend zu Essen da war. Wenn man gleich mit Vertretern mehreren Nationen an einem Tisch sitzt, kann es da durchaus zu Differenzen kommen.

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4. Small Talk (un)erwünscht

Interkulturelle Kommunikation ist eine Wissenschaft für sich. Wer keine Erfahrung mit der Kommunikation auf internationalen Meetings hat, der wird in der Regel frustriert aus dem Treffen gehen. Besonders asiatische Teilnehmer sagen oft nicht, was sie denken, um ihr Gesicht bzw. das der Anwesenden zu wahren und Amerikanern ist wichtig, dass auch im professionellen Setting der Humor nicht zu kurz kommt. Auch Small Talk gehört im englisch- und spanischsprachigen Raum dazu – bei skandinavischen Kollegen sollte man darauf jedoch eher verzichten und gleich zur Sache kommen.

Hier kann es oft zu Missverständnissen kommen und die Ergebnisse des Treffens gehen an falscher Kommunikation zu Bruch. Deshalb ist es besonders wichtig, dass man sich der Existenz von kulturellen Unterschieden bewusst ist. Auch wenn man nicht alle Eigenheiten der teilnehmenden Länder kennen kann, hilft es im Allgemeinen, etwas lockerer an die Sache heranzugehen und vermeintliche Unhöflichkeit nicht sofort als Beleidigung zu interpretieren, sondern auf kulturelle Verschiedenheiten zurückzuführen.

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Kompromisse sind alles

Ein internationales Meeting zu organisieren kann eine Herausforderung sein. Aber keine Sorge: Sie sind vermutlich nicht der einzige, der sich Gedanken macht. Auch Ihre Teilnehmer werden sich in der Regel über die Knigge des besuchten Gastgeberlandes informieren und sich darauf einstellen, dass nicht alles genauso laufen wird, wie sie es von zu Hause kennen. So gehen alle unterschiedlichen Kulturen einen Schritt aufeinander zu und am Ende sind die Unterschiede nicht mehr ganz so gravierend. Trotzdem ist es wichtig, gut vorbereitet zu sein – nicht alle Eigenheiten lassen sich so einfach zurückstellen und Missverständnisse sollten durch eine gute Vorbereitung minimiert werden.