Verpflegungsmehraufwand: So berechnen Sie ihn richtig

Eine Dienstreise kann ganz schön ins Geld gehen: Neben den Fahrtkosten und der Übernachtung fallen auch für Essen und Getränke in der Regel mehr Kosten an als an einem gewöhnlichen Arbeitstag. Die gute Nachricht ist: Diesen sogenannten Verpflegungsmehraufwand können Sie sich rückerstatten lassen! Wir erklären Ihnen, wie Sie dabei vorgehen.

Wer kommt für den Verpflegungsmehraufwand auf?

Bevor wir ins Detail gehen, stellt sich die Frage: Bei wem reichen Sie Ihre Abrechnung zum Verpflegungsmehraufwand überhaupt ein? Hier gibt es insbesondere bei Angestellten verschiedene Möglichkeiten: Oft übernimmt Ihre Firma die Verpflegungskosten. Dann genügt es, diese als Teil Ihrer Reisekostenabrechnung abzugeben.

Allerdings sind Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, diese Kosten für ihre Mitarbeiter:innen zu tragen. In dem Fall können Sie die Mehraufwendungen für Verpflegung bei der Einkommenssteuer geltend machen. Geben Sie diese einfach unter Werbungskosten an.

Auch Selbstständige können den Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung berücksichtigen: Dieser zählt nämlich zu den Betriebsausgaben und kann somit vom Gewinn abgezogen werden.

So berechnet sich der Verpflegungsmehraufwand

Die Verpflegungskosten, die während einer Auswärtstätigkeit entstehen, können Sie generell nur pauschal geltend machen. Das bedeutet: Sie rechnen pro Tag einen fixen Betrag ab. Dieser Betrag ist gesetzlich vorgegeben. Ganz unabhängig davon, ob Sie sich auf der gesamten Dienstreise von selbst geschmierten Butterbroten ernähren oder opulent im Sternerestaurant speisen: Die Verpflegungspauschale bleibt immer die gleiche!

Es ist nicht möglich, Verpflegungsausgaben einzeln nachzuweisen und dadurch höhere Beträge einzureichen.

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Die Höhe der Verpflegungspauschale hängt von der Dauer der Abwesenheit ab

Welchen Betrag Sie für Ihre Verpflegungsmehraufwände zugrunde legen können, hängt von der Dauer der Abwesenheit am einzelnen Kalendertag ab. Um überhaupt etwas abrechnen zu können, müssen Sie mindestens acht Stunden außer Haus sein. Sind Sie weniger als acht Stunden unterwegs, können Sie gar keine Verpflegungspauschale geltend machen.

Die Dauer der Abwesenheit berechnet sich ab dem Zeitpunkt, da Sie Ihre Wohnung verlassen – es sei denn, Sie suchen vor dem Reiseantritt noch Ihre erste Arbeitsstätte auf. In diesem Fall läuft die Zeit erst ab dem Moment, da Sie von der Arbeitsstätte aufbrechen.

Aktuell geltende Verpflegungssätze

In der folgenden Übersicht finden Sie die seit 2020 unverändert geltenden Beträge – aus dieser Tabelle können Sie Ihren Verpflegungsmehraufwand für 2021 ganz einfach übernehmen. Auch für das laufende Jahr 2022 gelten weiterhin diese Zahlen:

Achtung: Sollten Sie noch Abrechnungen aus vergangenen Jahren offen haben, können die Beträge abweichen. Möchten Sie z.B. den Verpflegungsmehraufwand für 2019 errechnen, liegt die Tagespauschale bei 24 Euro, für den An- und Abreisetag sowie für eintägige Abwesenheit sind es 12 Euro.

Kürzung der Verpflegungspauschale

In bestimmten Fällen kann es sein, dass der Pauschalbetrag für den Verpflegungsmehraufwand gekürzt werden muss: Erstens, wenn Sie zum Essen eingeladen werden. Und zweitens, wenn die Mahlzeit bereits in einem anderen Posten der Reisekosten enthalten ist. Ein typisches Beispiel für den zweiten Fall: Sie haben ein Hotel inklusive Frühstück gebucht. Dann ist in den Reisekosten der Verpflegungsmehraufwand bereits zum Teil bei der Übernachtung enthalten und kann für diesen Tag nicht mehr voll geltend gemacht werden.

Auch für die Kürzung der Verpflegungspauschalen können Sie mit festen Sätzen rechnen:

• Für ein Frühstück werden 20 % von der Tagespauschale abgezogen.
• Für ein Mittag- oder Abendessen werden 40 % von der Tagespauschale abgezogen.

➩ Tipp: Sie haben alternativ auch die Möglichkeit, die Verpflegungspauschale um den tatsächlichen Betrag zu kürzen. Dafür benötigen Sie jedoch den Nachweis über die Kosten der Mahlzeit. Sollten die Kosten höher als die Tagespauschale sein, müssen Sie natürlich nichts nachzahlen.

Dienstreisen ins Ausland

Gerade bei einer Dienstreise ins Ausland kann es besonders viel Spaß machen, die lokale Küche auszuprobieren. Wer hätte nicht Lust, sich nach einem langen Meeting eine echte italienische Pizza, spanische Tapas oder polnische Pierogi zu gönnen? Selbstverständlich können Sie auch bei geschäftlichen Reisen in andere Länder den Verpflegungsmehraufwand anrechnen. Allerdings gelten hier für jedes Land andere Sätze. Das macht das Ganze zwar nicht einfacher, ist aber nur fair: Schließlich sind auch die Durchschnittspreise von Land zu Land ganz unterschiedlich.

Um die Verpflegungskosten für eine Auslandsreise korrekt zu berechnen, informieren Sie sich also vorher über die für das entsprechende Land festgelegten Beträge. Hier finden Sie eine aktuelle Übersicht vom Bundesfinanzministerium. Mit diesen Zahlen können Sie Ihren Verpflegungsmehraufwand im Ausland für 2021 und 2020 ermitteln – so bleiben Sie nicht allein auf den Kosten für Pizza, Tapas und Pierogi sitzen.

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