Was gehört zu einer guten Veranstaltungsorganisation?
In den unterschiedlichsten Bereichen gibt es immer wieder Anlässe, eine Konferenz oder Tagung zu organisieren. Am häufigsten sind Pressekonferenzen, doch auch Wissenschaftler und politische Organisationen benötigen regelmäßig einen Konferenz- oder Tagungsraum, um sich auszutauschen. Genauso gibt es viele Unternehmen, die zu bestimmten Gelegenheiten einen Kongress oder eine Konferenz planen. Damit die Veranstaltung zum Erfolg führt, ist eine durchdachte Planung wichtig. Welche fünf Schritte dabei im Vorfeld zu berücksichtigen sind, erfahren Sie hier.
Schritt 1: Zeitpunkt der Tagung
Wenn Sie eine Konferenz planen oder eine Tagung organisieren möchten, besteht der erste Schritt darin, den passenden Termin zu finden und den Zeitrahmen zu definieren. Die meisten Konferenzen beginnen nicht vor 10 Uhr und dauern ca. 2 Stunden. Es gibt hierbei natürlich immer wieder Ausnahmen, wie zum Beispiel geschäftliche Konferenzen, die einen Tag oder mehr in Anspruch nehmen. Auch wissenschaftliche Tagungen dauern gerne länger als einen Tag. Gerade wenn die Tagung mehr Zeit benötigt, kann es empfehlenswert sein, den genauen Tag mit den Veranstaltungsteilnehmern abzustimmen.
Schritt 2: Den Veranstaltungsort für die Tagung organisieren
Der ideale Veranstaltungsort ist abhängig von mehreren Faktoren: Von der Größe des benötigten Raumes, der Lage und der Verkehrsanbindung. So können Sie von Anfang an sicherstellen, dass es genügend Sitzplätze für alle Teilnehmer gibt und diese das Tagungs- und Konferenzzentrum leicht erreichen. Sie können bei der Planung daher direkt auf eine gute Verkehrsanbindung achten und auf ausreichend Parkplätze vor Ort. Das Tagungszentrum sollte auch zum Image Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Tagung passen.
Schritt 3: Ausstattung und Technik
Überlegen Sie im dritten Schritt, welche Ausstattung Sie für Ihre Konferenz brauchen. Die Bestuhlung im Konferenzraum können Sie an Ihre Vorstellung und an die Veranstaltung anpassen lassen. Für Ihr Vorhaben kann beispielsweise die Block- oder Theaterbestuhlung geeignet sein. Wenn Sie eine Tagung organisieren, können Sie direkt berücksichtigen, ob Sie auch Tische benötigen, ein Rednerpult, Strom oder Verdunkelungsmöglichkeiten. Stellen Sie sich auch die Frage, ob Sie Mikrofone brauchen, einen Beamer, eine Leinwand, ein Flipchart oder WLAN. Die Hilfsmittel können Sie bei uns einfach hinzubuchen – Schreibmaterial, Flipchart oder Whiteboard sind bereits inklusive. Für den Auftakt und den weiteren Verlauf Ihrer Veranstaltung ist es wichtig, dass die technische Ausstattung einwandfrei funktioniert.
Schritt 4: Die Verpflegung
Bei der Planung sollte auch die Stimmung der Teilnehmer berücksichtigt werden. Beläuft sich die Konferenz oder Tagung über mehrere Stunden, wird Hunger und Durst aufkommen. Es empfiehlt sich daher, währenddessen für ausreichend Getränke zu sorgen und ein Catering zu organisieren. So können Sie für kleinere Pausen Snacks einplanen oder für längere Pausen zur Mittagszeit ein warmes Essen. Auf diese Weise bleiben Ihre Teilnehmer bei Laune und kommen gut durch den Tag.
Schritt 5: Die Redner eintakten
Falls Sie eine Konferenz organisieren mit mehreren Redebeiträgen, beachten Sie, zu welcher Tageszeit welcher Redner spricht – abhängig davon, welcher Rednertyp der Vortragende ist und wie komplex sein Thema ist. Der erste Beitrag zum Auftakt sollte die Zuhörer in die passende Stimmung für den Tag versetzen. Das heißt hier bietet sich ein inspirierender und motivierender Vortrag an, der nicht zu anspruchsvoll ist. Bis zur Mittagszeit kann der Anspruch der Vorträge auf jeden Fall zunehmen. Nach dem Mittagessen neigen die meisten Menschen allerdings zu Müdigkeit, sodass sich hier ein interessantes und ansprechendes Thema anbietet, das die Zuhörer wieder aufweckt. Der letzte Vortrag des Tages kann ein unterhaltsamer Beitrag sein mit einem sehr guten Thema und einem erstklassigen Redner – das ist der letzte Eindruck, den Ihre Teilnehmer mit nach Hause nehmen werden.
Wir hoffen, dass Ihnen diese Übersicht als Checkliste dienen kann, eine erfolgreiche Tagung zu organisieren. Das meetinn-Team berät Sie gerne rund um die Planung und Organisation und bietet Ihnen einen Rundum-Service aus einer Hand – samt Technik und Catering.
