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Die 2 Pizza Regel und andere hilfreiche Tipps für Ihre Teambesprechung

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von Lana Wagner | Allgemein
Teamsitzung vorbereiten: Tipps für Ihre Teambesprechung

Montagmorgen, halb zehn irgendwo in Deutschland: Sie sitzen in Ihrer wöchentlichen Teambesprechung und während Kollege Meyer in aller Ausführlichkeit die Details seines aktuellen Projektberichts erläutert, können Sie nur an die vielen dringenden Aufgaben denken, an denen Sie eigentlich gerade gern arbeiten würden.

Solche Momente hat sicherlich fast jede:r erlebt, der oder die Teil eines mehrköpfigen Teams ist. Regelmäßige Teamsitzungen gehören schließlich zum Arbeitsalltag – und das ist auch wichtig, denn es gilt, sich untereinander abzustimmen, gemeinsame Aufgaben zu koordinieren und den Austausch innerhalb des Teams zu pflegen. Auch in Zeiten von Home Office hat sich daran nicht viel geändert: Der einzige Unterschied ist, dass nun die Teamsitzung online stattfindet.

Damit aus dem Meeting jedoch keine ausufernde Diskussionsrunde wird und alle Teilnehmer:innen diese Zeit als sinnvoll eingesetzt betrachten, sollten Sie Ihre Teamsitzung gut vorbereiten. Wir geben Tipps, wie es geht und worauf zu achten ist.

1. Agenda für Ihre Teamsitzung erstellen

Zuallererst überlegen Sie sich genau, welche Themen Sie bei der Teamsitzung ansprechen möchten und legen eine Agenda fest. Bei regelmäßigen Teambesprechungen ist die Tagesordnung oft immer die gleiche. Eine gewisse Routine ist hier auch durchaus sinnvoll, versuchen Sie vielleicht dennoch, ab und zu mit außerordentlichen Themenpunkten für etwas Abwechslung zu sorgen. So können Sie sich der Aufmerksamkeit aller Teilnehmer:innen sicher sein.

2. Zeitrahmen festlegen

Sind alle Themen gefunden, können Sie ungefähr abschätzen, wie viel Zeit Sie für die Teambesprechung brauchen. Legen Sie nicht nur den Tag und die Startzeit für das Meeting fest, sondern nehmen Sie sich eine ganz konkrete Zeit vor, auf die sich alle Teilnehmer:innen bereits vorab einstellen können. Auch hier gilt: Bei regelmäßigen Teamsitzungen sollte der Zeitrahmen immer gleichbleiben.

3. Teilnehmerzahl für Ihre Teambesprechung: Die Zwei Pizza Regel

Wenn die Agenda und der zeitliche Rahmen für Ihre Teamsitzung feststehen, gilt es, die Teilnehmer:innen auszuwählen. In der Regel sind das schlicht alle Kolleg:innen aus Ihrem Team. Bei größeren Abteilungen kann es jedoch lohnen, die Gruppe aufzuteilen. Insbesondere bei außerordentlichen Teambesprechungen sollten Sie sich genau überlegen, wer wirklich dabei sein muss und wer nicht.

Falls Sie unsicher sind, gibt es übrigens eine Faustregel für die optimale Gruppenstärke bei Teamsitzungen: Laden Sie ungefähr so viele Kolleg:innen ein, wie Sie mit zwei Pizzas satt bekommen würden. Denken Sie dabei allerdings eher in US-amerikanischen Dimensionen! Übersetzt in Zahlen heißt das: Etwa 7 bis 9 Personen sind eine ideale Anzahl an Teilnehmer:innen. So sind lebhafte Diskussionen möglich, ohne, dass die Teamsitzung im Chaos versinkt.

Sollte es sich nicht vermeiden lassen, dass mehr Personen dabei sind, ist auf jeden Fall eine gute Moderation gefragt. Wenn Sie die Teamsitzung gestalten, sorgen Sie als Moderator:in dafür, dass alle beim Thema bleiben, niemand die Besprechung komplett an sich reißt und jede:r mal zu Wort kommt.

4. Raum für Ihre Teamsitzung finden

Nun wissen Sie, wann Ihre Teambesprechung stattfindet, um welche Themen es geht und wer dabei sein wird. Es fehlt also nur noch der Meetingraum. Zuallererst sollte die Frage geklärt werden, ob alle Teilnehmer:innen bei dem Termin vor Ort sein werden. Alternativ können Sie z.B. Teamsitzungen online organisieren oder als hybrides Meeting, bei dem einige Kolleg:innen sich per Video dazuschalten, während die anderen gemeinsam in einem Raum sitzen.

Wenn Sie sowieso mit Ihrem gesamten Team ein Büro teilen, fragen Sie sich vielleicht, ob Sie nicht einfach an Ihren Schreibtischen sitzen bleiben können. Zur Not ist das natürlich möglich, allerdings gibt es viele gute Gründe, die dafür sprechen, Ihre Teamsitzung in einen richtigen Meetingraum zu verlegen:

  • Im Büro können sich meistens nicht alle angucken, was die Kommunikation und das Gemeinschaftsgefühl beeinträchtigt. Rücken Sie von Ihren Schreibtischen ab, um in der Mitte des Raums zusammenzukommen, ist dies mit viel Unruhe verbunden und Sie können zudem nicht mehr gut mitschreiben.
  • Wer den ganzen Tag im Büro sitzt, freut sich meistens über etwas Bewegung und Abwechslung. Und nicht zu vernachlässigen: Durch den räumlichen Wechsel verschiebt sich ganz automatisch der Fokus von der Alltagsroutine zu den Themen der Teambesprechung.
  • Schließlich sind Meetingräume auch technisch optimal ausgestattet, um dort eine erfolgreiche Teamsitzung gestalten zu können – ob online, hybrid oder ganz klassisch mit allen Teilnehmer:innen vor Ort.

In den modernen Konferenzzentren von meetinn finden Sie ideale Räume für Teams in allen Größen. Hier können Sie Präsentationstechnik vom Flipchart über Whiteboards bis zu Flatscreens nutzen, gern rüsten wir Sie darüber hinaus mit Kamera und Mikrofon für Ihre hybride Veranstaltung aus. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf und wir unterstützen Sie, wenn Sie Ihre Teamsitzung vorbereiten!

Wir helfen Ihnen nicht nur, den perfekten Raum zu finden und die technische Ausstattung an Ihre Bedürfnisse anzupassen, sondern stellen Ihnen auf Wunsch auch ein schmackhaftes und individuelles Catering zusammen. Bei uns haben Sie mehr Auswahl als nur zwei Pizzas!

5. Einladungen verschicken

Zu guter Letzt verschicken Sie nun die Einladungen für Ihre Teambesprechung. Geben Sie Datum, Uhrzeit und den Raum an. Wenn Sie einen externen Konferenzstandort nutzen, kann eine Wegbeschreibung ebenfalls hilfreich sein.

In jedem Fall sollten Sie die Agenda mit allen Eingeladenen teilen. So können sich die Teilnehmer:innen gut auf die Teamsitzung vorbereiten. Sprechen Sie zudem Kolleg:innen direkt an, die selbst etwas beitragen wollen (oder sollen!). Je nachdem wie umfangreich und komplex das Thema ist, kann es sinnvoll sein, sich vorher zu Inhalt und zeitlichem Rahmen der einzelnen Beiträge abzusprechen.

Nachbereitung: Protokoll für Teambesprechungen

Oft ist es üblich, während einer Teambesprechung Protokoll zu führen. Ist dies gewünscht, sollten Sie spätestens zu Beginn des Meetings eine:n Kolleg:in bitten, mitzuschreiben. Lassen Sie der oder dem Protokollanten eventuell auch Infos und Unterlagen zukommen, die Ihnen hilfreich waren, während Sie die Teamsitzung vorbereitet haben. Nicht immer kann man alle wichtigen Details während der Besprechung sofort festhalten und so kann es von Vorteil sein, die wichtigsten Eckdaten schriftlich vorliegen zu haben.

Im Anschluss stellen Sie allen Teilnehmer:innen das Protokoll der Teambesprechung zur Verfügung. Ist ein Folgemeeting geplant, kann dieses als Grundlage dienen.

Mit diesen Tipps sind Sie bestens gerüstet: Nun können Sie damit beginnen, Ihre Teamsitzung vorzubereiten. Lassen Sie uns gerne wissen, wenn wir Sie dabei unterstützen dürfen. Sie erreichen uns unter der kostenfreien Hotline 0800 707 082 043. Wir freuen uns auf Sie!

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