Workshops vorbereiten: mit guter Planung zum Erfolg

Workshop planen: die www-Fragen

Eine erfolgreiche Workshop Vorbereitung basiert auf guter Planung. Gerade wenn Sie Ihren ersten Workshop organisieren, schwirrt Ihnen vielleicht der Kopf – es gibt so viel zu bedenken! Darum haben wir diese Woche die wichtigsten Tipps zur Vorbereitung und zum Workshop Ablauf für Sie zusammengestellt. Gehen Sie als erstes die drei W-Fragen durch:

1. Was möchten Sie erreichen? Formulieren Sie ein Ziel für den Workshop: Geht es um die Vermittlung einer Technik, z.B. einer Software oder einer Kompetenz wie Konfliktlösung? Soll ein bestimmtes Thema vorgestellt werden, etwa Nachhaltigkeit oder Digitales Lernen? Sollen bei dem Workshop Ideen gesammelt und Strategien entwickelt werden? Diese Fragen gilt es zu klären, bevor Sie anfangen, Ihren Workshop zu planen.
2. Wer nimmt an dem Workshop teil? Je nachdem, wie groß die Gruppe ist, ob die Teilnehmer sich kennen und welchen Hintergrund sie haben, kommen unterschiedliche Methoden zum Einsatz.
3. Wo findet der Workshop statt? Bedenken Sie bei der Suche nach einem Raum für Ihren Workshop neben der Teilnehmerzahl auch, ob sich der Raum für die Workshop-Methoden, die Sie einsetzen möchten eignet – ist z.B. genug Platz für Gruppenarbeit, können die Teilnehmer herumlaufen? Wie sollen Tische und Stühle angeordnet werden, welche Materialien möchten Sie nutzen: Flipchart, Whiteboard, Kreide, Stifte …?

Workshop Ablauf in 5 Schritten

Sicherlich haben Sie sich vor Ihrem Workshop zum Ablauf schon Gedanken gemacht. Planen Sie diesen in Ihrer Workshop Vorbereitung möglichst genau. Lassen Sie sich gleichzeitig aber Spielraum, am besten mit einem optionalen Tagesordnungspunkt, der bei Zeitmangel wegfallen kann. Geben Sie spätestens zu Beginn des Workshops den groben Zeitplan bekannt. So können sich alle darauf einstellen, wann die Pausen stattfinden.

Eröffnung

Grundsätzlich gliedert sich ein Workshop in fünf Phasen. Los geht es mit der Eröffnung: Bei einer kleineren Teilnehmerzahl können Sie mit einer Vorstellungsrunde beginnen, vielleicht sogar ein Kennenlernspiel einbauen – das lockert die Atmosphäre auf.

Auf jeden Fall sollten Sie sich selbst kurz vorstellen und dann einen spannenden Einstieg finden. Ein Filmausschnitt, eine Präsentation oder ein Impulsvortrag bringen das Thema kurz und knackig auf den Punkt. Anschließend leiten Sie mit einer offenen Frage in die nächste Phase des Workshop-Ablaufs über.

Gut zu wissen!

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Arbeitsphase

Nun findet die eigentliche Auseinandersetzung mit dem Thema statt. Wie Sie diese gestalten, hängt wiederum ganz von Thema, Zielsetzung und Teilnehmerzahl ab. Soll neues Wissen vermittelt werden, stehen Sie im Mittelpunkt und spielen den Lehrer. Ermuntern Sie jedoch auch die Teilnehmer zum Mitmachen. Denn was bereits selbst aktiv erprobt wurde, bleibt viel besser im Gedächtnis haften.

Geht es in dem Workshop vorrangig um Ideenfindung oder Strategieentwicklung, sind vor allem die Teilnehmer selbst gefragt. Sie treten dabei als Moderator auf. Versuchen Sie, das Gespräch in Schwung zu bringen und alle einzubeziehen – dabei können Spiele und Kreativitätstechniken helfen, die Sie schon bei der Workshop Vorbereitung auswählen können. Große Gruppen teilen Sie sie in Arbeitsgruppen auf.

Konsolidierung

Anschließend werden die Ergebnisse der Diskussionsrunde und der Gruppenarbeit gesammelt und festgehalten. Gerade bei Workshops, in denen Wissen vermittelt oder Kompetenzen eingeübt werden, können Sie einen kleinen Test einbauen: Wenn die Teilnehmer alle im Ablauf des Workshops gelernten Schritte selbstständig ausführen, festigt sich das neue Wissen.

Schauen Sie in dieser dritten Phase auch nach vorn: Welche Strategie, welche Handlungsansätze können Sie aus den gesammelten Ideen entwickeln? In welchen Situationen können die Teilnehmer das Gelernte in Zukunft anwenden? 

Feedback

Aus der letzten Phase können Sie als Workshop-Leiter besonders viel lernen: Ob Sie nun einen Fragebogen verteilen oder eine mündliche Feedbackrunde einplanen – sammeln Sie unbedingt die Eindrücke der Teilnehmer! Diese Erkenntnisse fließen in die Planung ein, wenn Sie Ihren nächsten Workshop vorbereiten. Fragen Sie zum Beispiel, ob Ihre Teilnehmer den Workshop Ablauf für geeignet hielten oder was sie aus der Veranstaltung mitnehmen konnten.

Nächste Woche widmen wir uns nochmal dem Thema Workshops – und verraten Ihnen unsere Lieblings-Methoden, die Ihre Teilnehmer zu Höchstleistungen motivieren.