Agiles Arbeiten

Agiles Arbeiten – wenn alle zusammen mehr schaffen

Agiles Arbeiten oder auch agile Methoden sind in aller Munde und werden als das neue „Must-have“ jeder Unternehmensorganisation gehandelt. Agil zu sein heißt immerhin nichts weniger, als dass Unternehmen in der Lage sind, sich großen und komplexen Veränderungen wie Digitalisierung und Globalisierung flexibel und effektiv anzupassen. So weit, so gut: Eine konkrete Ausgestaltung darüber, was agil bedeutet, bleibt dabei oft der Fantasie überlassen. Wir zeigen auf, was agiles Arbeiten in Unternehmen ausmacht und mit welchen Methoden es gelingen kann.

Planen Sie ein Kick-Off-Meeting für die Umstrukturierung eines Porjekts oder Teams, im Sinne der agilen Arbeit ? Dann schauen Sie bei unseren meetinn Konferenzzentren vorbei. Das Design unserer Meetingräume bietet Ihnen inspirierende Atmosphäre, um eine agile Projektarbeit zu starten. 

Definition „ Agiles Arbeit “

Das Konzept des agilen Arbeitens gründet auf dem Agilen Manifest, das im Jahr 2001 von Software-Entwicklern erarbeitet wurde. Obwohl die Richtlinien des agilen Arbeitens aus der IT stammen, lassen sie sich auf viele andere Arbeitsbereiche und Branchen übertragen. Das Institut für Personalforschung an der Uni Pforzheim untersucht derzeit in einem Forschungsprojekt, welche Merkmale agile Unternehmenstrukturen charakterisieren und fragt dabei auch nach den Voraussetzungen, die in einem Betrieb gegeben sein müssen, um eine agile Organisation aufzubauen.

Die bisherigen Ergebnisse zeigen 4 Kernelemente auf:

• Geschwindigkeit: Hiermit ist die Anpassungsgeschwindigkeit an Veränderungen und wechselnde Herausforderungen gemeint. Das bedeutet jedoch nicht, dass Mitarbeiter schneller arbeiten sollen, sondern dass sie bessere Ergebnisse erzielen.
• Anpassungsfähigkeit: Abteilungen oder ganze Unternehmen können auf (unerwartete) Probleme eingehen und sofort neue Lösungsansätze entwickeln.
• Kundenzentriertheit: Prozess- oder Produktentwicklungen werden von Anfang an vom Kunden begleitet. Die Bedürfnisse und das Feedback des Kunden gelten dabei als Leitlinie für die Arbeit.
• Agiles Mindset: Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind bereit, eigenverantwortlich zu entscheiden und ihre eigene Arbeitsweise permanent zu reflektieren. Dazu braucht es Führungskräfte, die ein wertschätzendes Miteinander fördern und genug Freiheiten für Selbstverantwortlichkeit einräumen.

Und wofür soll das gut sein?

Richtig umgesetzt, kann Agilität für Unternehmen viel Positives bewirken:

• Agil zu arbeiten, bedeutet, dass schneller auf Kundenwünsche eingegangen werden und ein Unternehmen flexibler auf Änderungen am Markt reagieren kann: ein klarer Wettbewerbsvorteil.
• In einer agilen Arbeitsstruktur sind Mitarbeiter motivierter und engagieren sich aktiv. Die Zusammenarbeit im Team verbessert sich und hierarchische Strukturen werden durch Kommunikation auf Augenhöhe abgelöst: So punktet ein Unternehmen auch beim Recruiting begehrter Fachkräfte.
• Organisatorische Blockaden können erkannt und angegangen werden: das spart Unternehmen Zeit und Geld.

Wie sieht agiles Arbeiten konkret aus?

Kennen Sie die berühmte Szene aus dem Zeichentrickfilm „Asterix erobert Rom“? Auf der Suche nach Passierschein A38 geraten der Titelheld und sein Freund Obelix in die Mühlen einer schwerfälligen und bürokratischen Organisation („Das Haus, das Verrückte macht“), die nichts leistet, nichts Innovatives ersinnt und unzufriedene Kunden zurücklässt: also genau das Gegenteil von agilem Arbeiten darstellt.

Agilität ist eine Philosophie, die radikales Umdenken erfordert. Der Weg hin zu agilem Arbeiten ist also ein Prozess mit vielen Stellschrauben. Ziel einer agilen Struktur ist es, aus Fehlern zu lernen und sich zu verbessern. Dazu ist eine andere Fehlerkultur in Unternehmen nötig, die nicht straft, sondern Fehler als Weg für Innovationen begreift. Vorgesetzte müssen außerdem lernen, ihren Mitarbeitern zu vertrauen, denn nur wer Vertrauen genießt, kann auch eigenverantwortlich handeln und entscheiden. In einer agilen Organisation …

• … übernehmen Mitarbeiter und Teams die Verantwortung für Ihre Arbeit und Projekte und entscheiden selbständig über die Herangehensweise. Das erfordert eine lösungsorientierte Haltung aller Beteiligten, eine klare Aufgabenverteilung mit festen Regeln der Zusammenarbeit, sowie verbindliche Entscheidungen. Das gemeinsame Lernen aller steht dabei im Vordergrund.
• … werden Aufgaben und Abläufe für alle sichtbar gemacht. Das geschieht durch ritualisierte Stand-up-Meetings oder Visualisierungen. So profitieren Teammitglieder, Mitarbeiter aus anderen Abteilungen und Kunden von einer lückenlosen Transparenz.
• … bleiben Strukturen offen für Ungeplantes oder Veränderungen. Aktuelle Arbeitsprojekte sind aber durch verbindliche Vorgaben und Entscheidungen geprägt.

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Agile Projektmanagement Methoden 

Den Methoden für agiles Arbeiten merkt man in einigen Fällen noch ihren Ursprung in der Software-Entwicklung an. So sind Kanban und Scrum klassische Instrumente zur Prozessoptimierung in der IT, die nur bedingt für das Management von Mitarbeitern geeignet sind. Generell gilt:

Agile Methoden sind vor allem für Arbeitsprozesse geeignet, die sehr komplex und oftmals von unklaren Ursache-Wirkungs-Zusammenhängen gekennzeichnet sind.

Kanban-Boards

Die Methode arbeitet mit Karten, die die Aufgaben eines Teams versammeln und an einer Pinnwand sichtbar machen. Die Aufgaben sind dazu in verschiedenen Kategorien zusammengefasst (z. B.: To Do, In Progress, Testing, Done). Mit Hilfe von Kanban kann der gesamte Arbeitsprozess eines Projekts visualisiert werden, was eine gute Übersicht bietet und punktuelle Nachbesserungen erlaubt.

Scrum

Scrum ist nach wie vor eine bewährte Arbeitsmethode in der IT, funktioniert aber auch für Projekte anderer Abteilungen. Beim Scrum („organisiertes Gedränge“) wird ein Projekt in verschiedene Arbeitsphase aufgeteilt: die Sprints. Jeder Sprint dauert 2 bis 4 Wochen und besteht jeweils aus mehreren Einzelschritten, die zeitlich begrenzt sind und durch permanente Feedback-Schleifen vorangetrieben und verbessert werden (Daily Scrums). Ziel jedes Sprints ist es, ein funktionsfähiges Zwischenprodukt zu liefern.

Ein Teammitglied übernimmt dabei als Product Owner die Rolle des Kunden und erarbeitet alle wichtigen Anforderungen an ein Produkt, die er in Einzelaufgaben sammelt. Das Team entscheidet dann selbst, wie sie an die Lösung der Aufgaben gehen. Der sogenannte Scrum Master im Team überwacht dabei die vorher gemeinsam vereinbarten Regeln und fungiert auch als Ansprechpartner für Außenstehende.

Design Thinking

Beim Design Thinking wird ein Problem gemeinsam von Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen in fünf Phasen bearbeitet:

• Kundenperspektive
• Aufgabenstellung
• Lösungsfindung
• Prototyp testen
• Generalprobe vor Kunden

Ziel ist es, ein Produkt oder eine Idee aus Kundensicht zu verwirklichen und dazu eine größtmögliche Mitarbeiterkompetenz zu bündeln.

Iteration

Iteration („Wiederholung“) ist eigentlich keine eigenständige Methode in der agilen Arbeit, sondern kennzeichnet vielmehr die typische Arbeitsweise der meisten Strukturen: Aufgaben werden in kleine Teile zerlegt und durch ständiges Feedback evaluiert. So können Zwischenziele in überschaubaren und überprüfbaren Schritten abgearbeitet, Fehler schneller entdeckt und korrigiert und Arbeitsprozesse auch von Außenstehenden nachvollzogen werden.

Und der Vorgesetzte?
Wie sieht agile Führung aus, wenn der Chef „nichts“ mehr zu sagen hat?

Agiles Arbeiten legt einen klaren Fokus auf Mitarbeiter und Kunden und organisiert sich in Netzwerkstrukturen statt in hierarchischer Organisation. Haben Vorgesetzte also ausgedient? Auch in agilen Strukturen wird Führung gebraucht, aber das Verständnis von Führung ist ein anderes. Statt als Machtperson (hierarchische Führung) sollen sich agile Führungskräfte als Vorbild (dienende Führung) begreifen und handeln:

• Sie gehen mit klarer Vision und einer nachvollziehbaren Strategie voran
• Sie unterstützen Mitarbeiter, indem sie ihr Team dazu befähigen, Probleme selbst zu regeln

Meetings mit agilen Methoden effektiv gestalten

Meetings selbst sind per se noch keine agilen Methoden, sondern lediglich ein Kommunikationsinstrument klassischer Organisationen. Doch selbst wenn Ihr Unternehmen noch nicht in agilen Strukturen arbeitet, können einzelne Methoden des agilen Arbeitens angewandt werden, um Meetings oder Konferenzen effektiv zu gestalten:

1. Agenda mit Akzeptanzkriterien festlegen: Für jedes Thema Ihres Meetings bestimmen Sie ein Kriterium, das erfüllt sein muss, damit alle zufrieden sind (z. B. Thema: Teilaufgabe XYZ besprechen, Akzeptanz: Wenn alle Teammitglieder wissen, was sie bis wann zu dieser Teilaufgabe zu tun haben)
2. Zeitbegrenzung für jeden Punkt der Agenda festlegen („Timeboxing“)
3. Einen Moderator bzw. eine Moderatorin benennen, die die Regeln der Agenda strikt überwacht
4. Die Ergebnisse jedes einzelnen Punktes der Agenda an einem Whiteboard visualisieren und die Übersicht nutzen, um das Team nötige Anpassungen vornehmen zu lassen, z. B. mit Hilfe eines Kanban-Boards.

Müssen Sie sofort alles umschmeißen und dringend agil werden?

Unternehmen müssen jetzt nicht alles verteufeln, was sie bisher gemacht haben. Ob und wie die Veränderung hin zum agilen Arbeiten gelingen kann, ist nicht auch zuletzt eine Frage der Branche: Nicht jedes Arbeitsumfeld ist automatisch für eine agile Organisation geeignet.

Außerdem lässt sich Agilität nicht einfach über alte Strukturen stülpen, sondern bedarf einer intensiven Schulung und einer Entwicklung des richtigen Mindsets: Das geht oft nicht von heute auf morgen. Trotzdem können viele kleine Arbeitsprozesse schon mit einzelnen agilen Methoden effektiver gestaltet werden. Das funktioniert auch in Unternehmen, für die eine vollständige agile Organisation nicht in Frage kommt.