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Digitales Eventmanagement: Organisieren mit Apps

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24.05.2019 | von Topsy Schröder | Allgemein
Event Apps

Wozu nutzen Event Apps beim Veranstaltungsmanagement?

Smartphones und Tablets begleiten uns fast alltäglich in der heutigen Arbeitswelt – und auch das Eventmanagement bleibt hiervon nicht ausgespart. Die Digitalisierung hat inzwischen auch in die Veranstaltungsorganisation Einzug gehalten. Diverse Apps versprechen die Planung für Events zu vereinfachen. Gerade Veranstaltungsplaner und Event Manager sollten sich der Bedeutung der Digitalisierung in der Veranstaltungsbranche bewusst sein und sie nicht unterschätzen. Das Einbeziehen von Smartphones und anderen digitalen Endgeräten ist entscheidend für den Erfolg einer Veranstaltung. Es lohnt sich also, sich im Vorfeld mit der digitalen Entwicklung auseinanderzusetzen.

Welche App passt zu meinem Eventmanagement?

Das Angebot an Event Apps ist groß, wodurch man schnell die Übersicht verlieren kann. Damit Sie den Überblick behalten, haben wir Ihnen hier die wichtigsten Informationen zu 5 praktischen Veranstaltungs-Apps für Android und iOS zusammengestellt. Welche App für Ihr Vorhaben die richtige ist, hängt immer von der Art der Veranstaltung ab und welche konkreten Anforderungen Sie an die App haben. Teilweise kann sich auch der Einsatz von spezifischeren Apps lohnen, die sich für Ihr geplantes Anliegen besser eignen. Welche 5 Apps im Allgemeinen einen großen Nutzen für Events haben, erfahren Sie im Folgenden.

1. App-Tipp: Trello

Wenn Sie auf der Suche nach einer kostenfreien Projektmanagement-App sind, könnte Trello die passende Lösung für Sie sein. Sie bietet Ihnen mithilfe von Boards eine Gesamtübersicht über alle Projekte, die für Sie relevant sind. Als Eventplaner können Sie diese entweder allein nutzen oder auch mit Ihren Kollegen oder Partnern teilen. Sie können einzelne Aufgaben definieren und sie Personen mit einer Frist zuordnen, wobei alle Mitglieder eines Boards alles kommentieren können. Zudem können Sie den Aufgaben praktische Checklisten zuordnen und Dateien wie Texte, Bilder oder Videos hochladen.

2. App-Tipp: Mentimeter

Sie planen einen Kongress? Mentimeter, eine auf Folien aufgebaute App (ähnlich wie PowerPoint), möchte einen Dialog schaffen, indem sie das Publikum durch Umfragen einbezieht. Alle Teilnehmer mit Smartphone und Internet können hier – ohne einen Account anlegen zu müssen – anonym abstimmen und interagieren. Als Event Manager können Sie die App auch nutzen, um sich Feedback einzuholen. Es gibt sie als kostenlose Version sowie eine kostenpflichtige Basic- und Pro-Version. Ihr Vorteil: Sie können Sie zudem als WebApp nutzen.

3. App-Tipp: Agenda Maker

Eine praktische und kostenfreie App für Eventmanagement ist Agenda Maker, mit der Sie Ihre Veranstaltungsteilnehmer schon vorab über die Agenda informieren können. Beim Event selbst kann die App anzeigen, wann der nächste Slot beginnt. Die Punkte der Tagesordnung können Sie jederzeit verändern, ergänzen, sortieren oder entfernen. Die Teilnehmer können für sich selbst zudem Notizen zu den einzelnen Punkten erstellen und die Agenda z.B. in ihren Kalender auf dem Smartphone importieren.

4. App-Tipp: Presli

Wenn Sie ein Event planen und organisieren, kann Ihnen auch die komplett kostenfreie App Presli einen großen Nutzen bieten. Hier können Sie übersichtlich Anwesenheitslisten und Teilnehmergruppen managen. In den Listen können Sie den Status der Teilnehmer eintragen (anwesend, abwesend, entschuldigt), sie dank Statistiken analysieren lassen, sie als Excel-Tabelle bearbeiten oder ausdrucken. Registrieren Sie sich, können Sie die Daten auf mehreren mobilen Endgeräten synchronisieren.

5. App-Tipp: Padlet

Sie benötigen eine digitale Pinnwand, auf der Ihre Teilnehmer und Sie vor, während und nach einer Veranstaltung alles Mögliche an Informationen, Bildern usw. sammeln können? Dann kommt die kostenlose App Padlet für Sie in Frage. Sie dient wie ein schwarzes Brett. Im Vorfeld können Sie als Event Manager bereits das Design und die Hintergrundbilder Ihrer digitalen Pinnwand anpassen. Während der Veranstaltung können dann alle Teilnehmer über ihr Smartphone ohne Anmeldung ihre Notizen, Bilder, Video, Handouts, Präsentationen und vieles mehr direkt hochladen und live sehen. Auch eine Live-Diskussion ist möglich. On top gibt es Padlet auch als WebApp.

Ist für Sie eine passende App dabei? Ein Blick in die vielfältige App-Landschaft kann sich auf jeden Fall lohnen. Wir wünschen viel Spaß beim Ausprobieren!

Topsy Schroeder Meetinn
Der Autor

Ich bin Topsy und beschäftige mich schon seit einiger Zeit mit der Veranstaltungsbranche. Daher findet ihr in meinem Blog viele interessante Tipps & Tricks rund um dieses Thema.

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