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Das Kick Off Meeting - Eröffnung, Planung und Durchführung

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von Laura Hörner | Allgemein
Kick Off Meeting

Die Basis eines guten Projekts: Das Kick Off Meeting

Ein neues Projekt steht an – doch wie beginnt man es so, dass alle auf dem gleichen Stand sind und das ganze Team motiviert ist? Ein Kick Off Meeting ist genau dafür da: sobald die Projektplanung steht, treffen sich alle Teammitglieder und unter Umständen noch beteiligte Außenstehende wie der Auftraggeber oder Stakeholder, um das Projekt zu starten. Die Anwesenheit von wichtigen Entscheidungsträgern unterstreicht noch einmal die Wichtigkeit des Kick Off Events.

Dafür braucht man eine Kick Off Veranstaltung

Ein Kick Off Meeting soll nicht nur dafür sorgen, dass alle Beteiligten über die Ziele und den Plan des Projekts informiert werden, es soll auch eine mentale Vorbereitung für das Team sein und die nötige Motivation mit auf den Weg geben. Damit beides gegeben ist, sollte man ein Kick Off Event mit der richtigen Planung angehen.

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So läuft ein Kick Off Meeting ab

Damit die Veranstaltung gelingt, muss man eine Kick Off Agenda erstellen. Diese gibt den Ablauf der Veranstaltung vor. Die wichtigsten Punkte hierfür sind folgende:

1. Die Eröffnung

Bei der Eröffnung des Kick Off Events sollte der Projektleiter kurz sich selbst und alle wichtigen Beteiligten und ihre Aufgaben vorstellen. Optional kann dies auch durch eine Vorstellungsrunde ersetzt werden. Dann gibt er eine kurze Einführung in das Projekt.

2. Der Überblick

Hier soll der Inhalt des Projekts erklärt werden und, fast noch wichtiger, die Ziele, die damit verbunden sind. Das hilft, Klarheit zu schaffen und alle auf den gleichen Stand zu bringen. Oft kommt es vor, dass vor Beginn des Projekts verschiedene Teammitglieder verschiedene Informationen haben – dem sollte auf jeden Fall vorgebeugt werden, damit keine Missverständnisse aufkommen und alle dieselben Erwartungen an das Vorhaben haben.

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3. Die Planung

Im dritten Schritt geht es nun um die Planung und den voraussichtlichen Ablauf des Projekts. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass das Kick Off Meeting nicht dafür genutzt werden sollte, den Ablauf von Grund auf zu planen. Hier soll es wirklich nur darum gehen, einen guten Überblick über das weitere Vorgehen zu geben. Während des Meetings werden dann Verantwortungen übergeben, die einzelnen Schritte und Phasen besprochen und wichtige Termine und Folgemeetings bekanntgegeben.
Außerdem werden in diesem Schritt die Kommunikationsregeln und allgemeine Regeln wie Vertretungen oder Protokollierung geklärt.

4. Der Abschluss der Kick Off Veranstaltung

Am Ende des Kick Off Meetings weiß im Idealfall jeder, was er zu tun hat und wie das Projekt von nun an weiter läuft. An dieser Stelle ist es wichtig, noch einmal die wichtigsten Punkte zu wiederholen und allen in Erinnerung zu rufen.
Die Kick Off Veranstaltung sollte darüber hinaus immer in einer positiven Stimmung abgeschlossen werden – nichts schlägt sich mehr auf die Motivation des Teams nieder als ein Kick Off Meeting, das man mit dem Gefühl verlässt, dass es nicht geklärte Fragen gibt und die Planung nicht wirklich durchdacht ist.

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Nicht zu unterschätzen!

Die Bedeutung des Kick Off Meetings wird oft unterschätzt – dabei bildet es die Basis eines gelungenen Projekts. Wer es schafft, sein Team von Anfang an mit den richtigen Worten zu motivieren und eine gute Übersicht zu schaffen, der wird während des ganzen Projekts davon profitieren. Deshalb ist es besonders wichtig, während des Kick Offs eine positive „Aufbruchsstimmung“ zu generieren und diese so weit wie möglich in das Projekt zu tragen.

Laura Hoerner Meetinn
Der Autor

Ich bin Laura und bin Texterin für alle Themen rund um die Veranstaltungsbranche. Auf diesem Blog schreibe ich über alles, was Sie zum Thema Konferenzen und Co. wissen müssen!

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