Das Kick Off Meeting - Eröffnung, Planung und Durchführung

Die Basis eines guten Projekts: Das Kick Off Meeting

Ein neues Projekt steht an – doch wie beginnt man es so, dass alle auf dem gleichen Stand sind und das ganze Team motiviert ist? Ein Kick Off Meeting ist genau dafür da: sobald die Projektplanung steht, treffen sich alle Teammitglieder und unter Umständen noch beteiligte Außenstehende wie der Auftraggeber oder Stakeholder, um das Projekt zu starten. Die Anwesenheit von wichtigen Entscheidungsträgern unterstreicht noch einmal die Wichtigkeit des Kick Off Events.

Kick Off Meeting Definition 

Die Bedeutung eines Kick Off Meeting lässt sich als erstmalige Zusammenkunft von Partnern, Stakeholdern, Kollegen oder jegliche Beteiligten an einem bestimmten Zusammenarbeit erklären.  

Wofür braucht man eine Kick Off Veranstaltung?

Ein Kick Off Meeting soll nicht nur dafür sorgen, dass alle Beteiligten über die Ziele und den Plan des Projekts informiert werden, es soll auch eine mentale Vorbereitung für das Team sein und die nötige Motivation mit auf den Weg geben. Damit beides gegeben ist, sollte man ein Kick Off Termin mit der richtigen Planung angehen.

Ein Meeting zu planen, ist immer eine Herausforderung:

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Wie läuft ein Kick Off Meeting ab?

Damit die Veranstaltung gelingt, muss man eine Kick Off Agenda erstellen. Diese gibt den Ablauf der Veranstaltung vor. Damit alle Teilnehmer wissen, was auf sie zukommt, kann die sie bereits im Vorfeld verschickt oder spätestens zu Beginn des Meetings geteilt werden. Folgende Punkte dürfen auf der Kick Off Agenda nicht fehlen:

1. Die Eröffnung der Kick Off Sitzung

Bei der Eröffnung des Kick Off Events stellt der Projektleiter kurz sich selbst und alle wichtigen Beteiligten und ihre Aufgaben vor. Optional kann dies auch durch eine allgemeine Vorstellungsrunde ersetzt werden, dies empfiehlt sich vor allem bei kleineren Gruppen. Dann gibt er eine kurze Einführung in das Projekt. 

2. Der Überblick zum Projekt

Hier soll der Inhalt des Projekts erklärt werden und, fast noch wichtiger, die Ziele, die damit verbunden sind. Das hilft, Klarheit zu schaffen und alle auf den gleichen Stand zu bringen. Oft kommt es vor, dass vor Beginn des Projekts verschiedene Teammitglieder verschiedene Informationen haben – dem sollte auf jeden Fall vorgebeugt werden, damit keine Missverständnisse aufkommen und alle dieselben Erwartungen an das Vorhaben haben. Darum ist ein Kick Off für das Projektmanagement so wichtig. 

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3. Die Planung

Im dritten Schritt geht es nun um die Planung und den voraussichtlichen Ablauf des Projekts. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass das Kick Off Meeting nicht dafür genutzt werden sollte, den Ablauf von Grund auf zu planen. Hier soll es wirklich nur darum gehen, einen guten Überblick über das weitere Vorgehen zu geben. Während des Meetings werden dann Verantwortungen übergeben, die einzelnen Schritte und Phasen besprochen und wichtige Termine und Folgemeetings bekanntgegeben.
Außerdem werden in diesem Schritt die Kommunikationsregeln und allgemeine Regeln wie Vertretungen oder Protokollierung geklärt.

4. Der Abschluss der Kick Off Veranstaltung

Am Ende des Kick Off Meetings weiß im Idealfall jeder, was er zu tun hat und wie das Projekt von nun an weiter läuft. An dieser Stelle ist es wichtig, noch einmal die wichtigsten Punkte zu wiederholen und allen in Erinnerung zu rufen.
Die Kick Off Veranstaltung sollte darüber hinaus immer in einer positiven Stimmung abgeschlossen werden. Denn wenn die Teilnehmer das Kick Off Meeting mit dem Gefühl verlassen, dass es nicht geklärte Fragen gibt und das Projektmanagement nicht wirklich durchdacht ist, dämpft das direkt zu Beginn die Motivation. 

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Nicht zu unterschätzen!

Die Bedeutung des Kick Off Meetings wird oft unterschätzt – dabei bildet es die Basis eines gelungenen Projekts. Wer es schafft, sein Team von Anfang an mit den richtigen Worten zu motivieren und eine gute Übersicht zu schaffen, der wird während des ganzen Projekts davon profitieren. Besonders erfolgreich ist Kick Off für das Projektmanagement, wenn es für eine positive „Aufbruchsstimmung“ sorgt.

Kick Off online – eine gute Alternative? 

Für ein gelungenes Kick Off Event ist eine physische Anwesenheit aller Beteiligten nicht zwingend notwendig. Zwar spricht einiges dafür, die Kick Off Sitzung als Veranstaltung zu planen, bei der alle an einem Ort zusammenkommen. Insbesondere um den Teamgeist aufzubauen, ist dies von Vorteil. Doch ein weiter Anreiseweg kann ein Hindernis sein. Auf einen würdigen Auftakt für das gemeinsame Projekt muss dennoch niemand verzichten: In solchen Fällen ist es durchaus möglich, das Kick Off Meeting online oder als Hybridveranstaltung stattfinden zu lassen.