Produktivität steigern

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von Robert Eggert | Allgemein
Eine Person, von der man nur die beiden Arme und Hände sieht, zeichnet ein Säulendiagramm mit stetig größer werdenden Säulen auf einen Block, darüber steht das englische Wort Productivity. Der Block liegt auf einem dunklen Holztisch, daneben liegen ein Taschenrechner, Papiere und eine volle Kaffeetasse. Das Bild soll das Thema Produktivität steigern illustrieren.

Produktivität steigern – 4 Tipps für mehr Arbeitsleistung ohne Stress

Für alle, die die Produktivität steigern wollen, gibt es ein simple Formel: Achte darauf, dass der Output größer ist als der Input. Sie arbeiten also produktiv, wenn Sie weniger Zeit in eine Aufgabe investieren müssen (Input) und bessere Ergebnisse erzielen (Output). Um die Arbeitsproduktivität zu steigern, sind im Wesentlichen nur 4 wesentliche Schritte nötig. Wir zeigen, welche das sind.

1. Methoden für besseres Zeitmanagement – mit guten Entscheidungen die Produktivität steigern

Die beste Grundlage für produktive Arbeit ist eine gute Planung Ihrer Arbeitszeit und Ressourcen:

  • Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Tages- und Wochenaufgaben. So wird Ihnen klar, was erledigt werden muss.
  • Schätzen Sie die Zeit ein, die jede Aufgabe in etwa benötigt. Wenn Sie großzügiger planen, bleibt sogar Zeit für Unvorhergesehenes. Denn die Produktivität zu steigern heißt auch, nicht in letzter Minute völlig gestresst etwas Dringendes erledigen zu müssen.
  • Bestimmen Sie die Prioritäten: Ganz entspannt verschieben Sie Aufgaben, die a) nicht dringend und b) nicht wichtig sind, an das Ende der Woche. Sie werden sehen, dass sich der Zeit- und Leistungsdruck sofort verkleinert.
  • Haken Sie erledigte Aufgaben auf Ihrer Liste sofort ab. Das gibt Ihnen nicht nur einen guten Überblick, sondern auch gleichzeitig das gute Gefühl, etwas erledigt zu haben.

Hand aufs Herz: Welche Ihrer Aufgaben sind es wirklich wert, viel Zeit in sie zu investieren? Nicht viele oder zumindest nicht alle, oder? Hier kann selektiver Perfektionismus zu einer Produktivitätssteigerung verhelfen. Ein Beispiel: Der wöchentliche Report kostet Sie regelmäßig viel Zeit, Ihren Kollegen ist das Papier jedoch kaum einen Blick wert. Produktiver wäre es deshalb, hier möglichst wenig Aufwand zu betreiben. Richten Sie eine automatisierte Datenübertragung ein, die Sie lediglich nur kurz kontrollieren müssen. Oder regen Sie an, das unnütze Dokument am besten gleich abzuschaffen.

Setzen Sie den Rotstift an: Mit einer Not-to-Do-Liste streichen Sie unerbittlich alle Aufgaben aus Ihrem Arbeitsalltag, die Ihrer Produktivität im Weg stehen. Die Idee geht auf das Konzept Getting Things Done von David Allen zurück, der damit aber keineswegs meinte, sich um Arbeit zu drücken. Die Not-to-Do-Liste soll Ihnen lediglich helfen, Zeitfresser zu erkennen und nach Möglichkeit zu delegieren, abzulehnen oder ihnen die geringste Priorität zuzuweisen – das kann nicht nur, die Arbeitsproduktivität steigern, sondern auch die Prozesse des Unternehmens verschlanken.

2. Konzentrationsschwächen umgehen

Eine der Hauptursachen für mangelnde Produktivität ist fehlende Konzentration: die Gedanken schweifen ab, Ihnen unterlaufen Fehler, Ihr Output ist regelrecht blockiert. Legen Sie deshalb regelmäßig Pausen bei der Arbeit ein. Das können mehrere kleine Mikropausen von wenigen Minuten Länge pro Stunde sein. Anderen bringen längere Pausen nach mehrstündiger konzentrierter Arbeit mehr. Wichtig ist, dass Sie Ihrem Geist ein wenig Abwechslung gönnen: gehen Sie spazieren, lesen Sie oder erfrischen Sie sich mit einem 10-minütigen Powernap.

➪ Tipp: Wenn sich wirklich gar keine Zeit für eine Arbeitsunterbrechung findet, können Sie mit einem Walking Meeting dennoch für etwas Abwechslung an der frischen Luft sorgen und gleichzeitig eine Besprechung abhaken. Das sollte aber die Ausnahme bleiben, denn Pausen sind nicht umsonst gesetzlich vorgeschrieben – sie sind unverzichtbar, wenn wir langfristig leistungsfähig und ausgeglichen bleiben wollen. 

Zeigen Sie Ablenkungen jeder Art die rote Karte. In einem Büro gibt es viele klassische „Ablenker“: Der Firmenchat sendet permanent neue Nachrichten, Meetings, E-Mails und Anrufe reißen Sie aus der Arbeit heraus, Lärm aus dem Großraumbüro und Besuche durch Kollegen an Ihrem Schreibtisch machen es Ihnen unmöglich, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Schieben Sie diesen Störenfrieden einen Riegel vor, indem Sie feste Zeitfenster für E-Mail, Chat und Co. einplanen. Außerhalb dieser Zeitfenster haben Ablenkungen Sendepause.

Sie selbst kennen sich am besten und wissen daher, wann Sie sich gut konzentrieren können und wann es Ihnen Mühe macht. Strukturieren Sie sich Ihre Aufgaben deshalb nach Ihrem persönlichen Rhythmus: Für die Zeit, in der Sie hochkonzentriert arbeiten können, planen Sie komplexe und schwierigere Aufgaben ein. Im Konzentrationstief machen Sie mit Routineaufgaben nichts falsch.

Reduzieren Sie nach Möglichkeit Ihre Arbeitszeit: Eine Studie der Hans-Böckler-Stiftung zur Arbeitsproduktivität im europäischen Vergleich hat nachgewiesen, dass man die Arbeitsproduktivität steigern kann, wenn die Wochenstundenzahl sinkt. Bei einer kürzeren Arbeitszeit sind Leistungsfähigkeit und Konzentration höher. Das führt zu weniger Fehlern und Konzentrationstiefs bei der Arbeit: wenig Input, viel Output also. 

Weitere Tipps, wie Sie bei der Arbeit Ihre Konzentration steigern können, haben unsere Kolleg:innen der First Choice Business Center für Sie zusammengestellt. 

3. Prozessoptimierung für mehr Arbeitsproduktivität

Papierstau im Drucker? Schwerwiegender Softwarefehler in Ihrer Dokumentenablage? Wenn die technische Ausstattung am Arbeitsplatz aus dem letzten Jahrtausend stammt oder defekt ist, leidet die Produktivität. Bestehen Sie deshalb auf technisch fehlerfreie und leistungsstarke Hard- und Software.

Ebenso oft kann die eigene Arbeitsweise eine „technische Überholung“ vertragen. Möglicherweise haben sich unproduktive Gewohnheiten eingeschlichen oder müssten bestimmte Arbeitsweisen neueren Standards angepasst werden. Die eigenen Arbeitsprozesse permanent zu prüfen kann viel zur Produktivitätssteigerung beitragen. Welche Gewohnheiten fressen viel Zeit? Welche Prozesse sind schwerfällig und aufwandsintensiv? Wo entstehen unnötige Wartezeiten? Finden Sie heraus, wo es bei Ihnen hakt. Damit helfen Sie nicht nur sich selbst, sondern unterstützen auch Ihre Vorgesetzten dabei, Stolpersteine zu erkennen und Gegenmaßnahmen zu entwickeln.

4. Mitarbeiter motivieren – mit Lob und Hilfe zur Produktivitätssteigerung

Motivierte Mitarbeiter arbeiten produktiver. Einer Studie der Universität Bonn zufolge, sind Mitarbeiter vor allem dann motiviert, wenn ihre Vorgesetzten ihnen Vertrauen entgegenbringen. So engagieren sich Angestellte deutlich mehr, wenn ihre Arbeit weniger Kontrolle unterliegt und stattdessen von mehr Eigenverantwortung gekennzeichnet ist – auch so kann man also die Arbeitsproduktivität steigern. Gleichzeitig bieten regelmäßige Mitarbeitergespräche Gelegenheit, Feedback zu geben.

Unabdingbar ist außerdem eine gute Stimmung unter den Kolleg:innen. Als Vorgesetzte:r können Sie hier mit Teambuilding-Maßnahmen eine gute Grundlage schaffen. So schweißen Sie Ihr Team zusammen und sorgen für eine offene und konstruktive Kommunikation

Motiviert und somit produktiver arbeiten Mitarbeiter übrigens auch dann, wenn man sie fachlich dazu befähigt: Workshops, Schulungen und Lehrgänge vermitteln Kompetenzen, die zu fehlerfreien Arbeitsergebnissen führen, den Output also langfristig erhöhen. 

Planen Sie in Ihrem Unternehmen eine Fortbildung? In den Räumen der meetinn Konferenzzentren finden Sie einen idealen Rahmen. Ob es nun ein familiärer Workshop nur für ausgewählte Mitarbeiter:innen werden soll oder ob die gesamte Firma zu einem großen Event wie einem Barcamp zusammenkommt – unser erfahrenes Team unterstützt Sie gern mit den passenden Räumlichkeiten. Lassen Sie uns wissen, was Sie vorhaben! Dann sorgen wir gemeinsam dafür, dass Ihre Veranstaltung den Auftakt zu mehr Produktivität gibt!

Der Autor

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