Im Berufsleben unserer Kunden stehen Team-Meetings und ihre Vorbereitung regelmäßig an der Tagesordnung. Wer eine Besprechung für sein Team plant, steht schnell vor der Frage, wie das Meeting erfolgreich gestaltet und in einem angemessenen Zeitrahmen stattfinden kann. Die Grundvoraussetzung dafür ist in erster Linie eine Team-Meeting-Agenda, mithilfe welcher die Besprechung strukturiert wird und die Interessen der Teilnehmenden abgedeckt werden können. Wie man eine Agenda für ein Meeting erstellt und dadurch die Produktivität steigern kann, möchten wir Ihnen anhand von drei Tipps zeigen.
Tipp 1: Teilen Sie Ihre Agenda bereits im Vorfeld mit
Vorbereitung ist alles: Überlegen Sie sich im ersten Schritt, welche Inhalte für das Team von Relevanz sind und laden Sie gezielt diejenigen Personen ein, für die das Meeting von Bedeutung ist. Für eine gute Team-Meeting-Agenda und ein effizientes Meeting gliedern Sie die Inhalte, indem Sie diese nach Wichtigkeit sortieren, sodass Sie mit dem relevantesten Thema direkt beginnen. Schicken Sie allen Teilnehmenden die Agenda rechtzeitig vor der Veranstaltung, damit sie benötigte Informationen oder Materialen aufbereiten können.
Tipp 2: Planen Sie den Zeitfaktor in Ihrer Team-Meeting-Agenda ein
Damit Sie die Dauer der Besprechung planen können und diese eingehalten wird, sollten Sie bei Ihrer Team-Meeting-Agenda nur die Punkte berücksichtigen, die tatsächlich eine Diskussion im Team benötigen. Lassen Sie alles weg, was in einzelnen Gesprächen oder per E-Mail geklärt werden kann. So sind die Inhalte für alle Teilnehmenden relevant, die zur Verfügung stehende Zeit wird effektiv genutzt und die Meetingdauer bleibt im Rahmen. Gehen Sie bei der Erstellung der Agenda für Ihr Team sehr genau vor: Schätzen Sie schon im Vorfeld die benötigte Zeit für jedes einzelne Thema ein und teilen Sie dieses vor der Besprechung allen Eingeladenen mit. Auf diese Weise können Sie einen reibungslosen Ablauf gewährleisten und den Zeitplan einhalten.
Unser Tipp: Manche Besprechungsleiter stellen pro Zeitfenster einen Wecker, damit auch das Team die Zeit im Blick behalten kann. Vielleicht wäre das auch eine Idee für Ihre nächste Veranstaltung? Gerne beraten wir Sie für Ihr kommendes Meeting rund um die Organisation, die passende Bestuhlung, Technik und Verpflegung. Auch eine hybride Veranstaltung können Sie bei uns durchführen – schicken Sie uns gerne Ihre Nachricht!
Tipp 3: Legen Sie großen Wert auf die Nachbereitung
Planen Sie am Ende Ihrer Team-Meeting-Agenda den Punkt für die weiteren Schritte ein, damit Sie noch während der Veranstaltung die Ergebnisse der Gespräche dokumentieren können, ihre Umsetzung planen und nachverfolgen können. Legen Sie beim Besprechen dieses Punktes direkt fest, wer für was zuständig ist und zu wann die Umsetzung erfolgen soll. Dadurch steigern Sie die Effektivität Ihres Meetings enorm und sorgen für eine Produktivität, die auch Ihre Mitarbeitenden motiviert. Dies spiegelt sich schließlich in deren Zufriedenheit wider, die sich wiederum positiv auf die Arbeitsleistung auswirkt.
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