Videokonferenzen – 10 Tipps für erfolgreiche Gespräche

Tipps für Videokonferenzen – so klappen professionelle Meetings per Video

Videokonferenzen sind in vielen Unternehmen mittlerweile ein fester Bestandteil in der Meetingkultur geworden. Das ist vor allem den veränderten Arbeitsstrukturen geschuldet. In vielen Firmen sind die Mitarbeiter auf verschiedene Standorte verteilt oder arbeiten vom Home-Office aus, sodass Projektarbeit häufig über Städte- oder sogar Landesgrenzen hinaus erfolgen muss. Zudem sitzen oft weder die Kunden noch die externen Dienstleister eines Unternehmens am selben Ort.

Die Lösung heißt deshalb für viele Unternehmen: Videokonferenz. Die technischen Möglichkeiten erlauben hierbei mittlerweile ein Video-Gespräch mit einer Vielzahl von Teilnehmern, die alle von verschiedenen Standorten zugeschaltet sind. Dennoch ist es mit „Computer und Mikro an“ noch nicht getan: Damit die virtuelle Konferenz professionell und zielorientiert ablaufen kann, geben wir Ihnen hier zehn wichtige Tipps für die Videokonferenz, damit Vorbereitung und Durchführung sicher klappen.

Tipps und Tricks für die Videokonferenz: Hier gelten andere Prioritäten

Auch wenn Sie für eine Videokonferenz nicht umständlich Stühle und Tische für die Teilnehmer aufbauen und sich um ein Catering kümmern müssen, bedarf es einiger Vorbereitung:

1. Die passende Technik für die Videokonferenz vorbereiten

Virtuelle Konferenzen können theoretisch von jedem Endgerät mit Internetverbindung und Monitor durchgeführt werden. Üblicherweise ist das ein Notebook oder ein Videokonferenzsystem. Für professionelle Besprechungen sollten sie immer auf eine leistungsfähige Konferenztechnik mit Beamer und – je nach Bedarf – mehreren Monitoren zurückgreifen.

Die verwendete Kamera sollte mindestens über Full-HD verfügen, sodass Sie Ihr Gegenüber gut sehen können. Mikrofone, Lautsprecher oder Freisprecheinrichtungen sind am besten mit einem Echo-Canceller ausgerüstet, der auch bei schlechter Raumakustik Rückkopplungen und unangenehme Echo-Geräusche unterdrückt.

Grundlegend für störungsfreie Videokonferenzen ist auch eine leistungsfähige Internetverbindung. Diese sollte jeweils mindestens 1 Mbit/s im Up- und Download übertragen können. Dazu ist selbstverständlich auch eine Hardware mit entsprechender Prozessorleistung nötig.

2. Die Videokonferenz rechtzeitig ankündigen

Damit alle Teilnehmer zum Termin für das Meeting per Video Zeit finden, kündigen Sie das Meeting am besten rechtzeitig an und laden Ihre Gäste per E-Mail ein. Einer unserer wichtigsten Videokonferenz-Tipps ist es, in der Einladung bereits mitzuteilen, wie lange das Meeting in etwa dauern wird, wie die Agenda aussieht und wie sich die Teilnehmer auf die Videokonferenz vorbereiten können. So wird sich die Qualität des Meetings deutlich verbessern.

Einige Konferenz-Tools erlauben außerdem, einen Link mitzuschicken, über den die Teilnehmer direkt zum Stream gelangen können. Doch auch wenn moderne Konferenztechnik zahlreiche Teilnehmer miteinander verknüpfen kann, ist es wichtig, nicht zu viele Gäste einzuladen. Die Veranstaltung wird sonst schnell unübersichtlich und wenig zielführend.

3. Überspringen Sie beim Vorbereiten der Videokonferenz die Testphase nicht

Videokonferenzen, in denen einer der Teilnehmer vergeblich mit dem Mikro kämpft oder in der Dialoge durch eine fehlerhafte Internetverbindung zu Gesprächsfetzen verarbeitet werden, sind für alle Beteiligten unangenehm. Testen Sie deshalb vorab Ton, Bild und Übertragungsqualität, sodass zum Konferenzbeginn alles fehlerfrei bereit ist.

4. Vorbereitung der Videokonferenz: Die richtige Umgebung zählt

Für eine professionelle Videokonferenz wählen Sie vorab einen geeigneten Raum. Dieser sollte so gelegen und eingerichtet sein, dass weder Störungen durch hereinplatzende Personen noch durch Hintergrundgeräusche passieren können.

Achten Sie außerdem auf eine angenehme Beleuchtung: Hier verzichten Sie besser auf Gegenlicht und direktes Sonnenlicht. Um Ablenkungen zu vermeiden, sollten keine reflektierenden Gegenstände in der Nähe der Kamera stehen. Für Telefonkonferenzen aus dem Home-Office gilt: Damit nicht der Raum, sondern Sie selbst während der virtuellen Konferenz im Mittelpunkt stehen können, setzen Sie sich am besten vor eine leere, einfarbige Wand. Bücherregale, Bilder oder Dekoartikel lenken nur unnötig von Ihnen ab.

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5. Virtuelle Meetings sind Geschäftsmeetings

Videokonferenzen unterscheiden sich von Präsenzmeetings nur dadurch, dass Ihre Teilnehmer nicht oder nicht vollständig mit Ihnen zusammen im selben Raum sitzen. Deshalb bleibt Ihnen auch eine gründliche Vorbereitung der Videokonferenz und deren Inhalte nicht erspart: Erarbeiten Sie einen Besprechungsplan und legen Sie sich wichtige Unterlagen bereit, sodass Sie nicht mitten in der Konferenz aufstehen und aus dem Raum gehen müssen.

6. Räumen Sie Ihren Rechner auf

Stichwort Desktop Sharing: Viele Businesslösungen für Videokonferenzen bieten die Funktion, dass andere Teilnehmer Ihren Desktop sehen, aktiv darauf zugreifen oder Sie selbst Bildschirme mit den Teilnehmenden teilen können. Räumen Sie also vorab Ihren Rechner auf! Peinliche Partyfotos oder private Unterlagen gehören nicht in professionelle Videomeetings.

Gesprächsregeln in Videokonferenzen sind andere als bei regulären Meetings

Auch während einer virtuellen Konferenz können Sie mit einigen grundlegenden Verhaltensweisen für eine professionelle Gesprächsatmosphäre sorgen.

7. Tipp für die Videokonferenz: Ihre Stimme muss im Mittelpunkt stehen – und sonst nichts

Mikrofone von Rechnern und Videokonferenzsystemen sind heutzutage so empfindlich, dass sie manchmal auch kleinste Hintergrundgeräusche unangenehm verstärken. Stellen Sie deshalb nach Möglichkeit jegliche Geräuschquelle ab. Dazu gehört nicht nur ein klingelndes Telefon oder laut diskutierende Kollegen im Nebenraum, sondern auch das Klirren einer Kaffeetasse auf einem Unterteller, lautes Räuspern oder Papiergeraschel.

8. Setzen Sie sich selbst professionell in Szene

Denken Sie stets daran, wie Sie auf Ihr Gegenüber wohl wirken. Das gilt ganz besonders dann, wenn Sie in Ihren Privaträumen konferieren: Sitzen Sie nicht inmitten Ihres unerledigten Abwaschs oder Büro-Chaos vor der Kamera und tragen Sie keine fleckige Freizeitkleidung.

9. Kommunizieren Sie der Videotechnik entsprechend

In einer Videokonferenz ist im Gegensatz zu einem Meeting mit tatsächlich Anwesenden ein natürlicher Gesprächsablauf oft schwieriger zu erreichen: Bewegungen sind verzögert, Mimik und Gestik können unter Umständen nicht richtig gedeutet werden, der Bewegungsradius der Teilnehmenden ist eingeschränkt. Aus diesem Grund sollten Sie Ihr Kommunikationsverhalten der Technik anpassen:

• Lassen Sie den Sprechenden immer ausreden
• Schauen Sie nach Möglichkeit direkt in die Kamera
• Verzichten Sie auf wildes Gestikulieren
• Lassen Sie die Gesprächsbeiträge durch einen Moderator leiten

10. Ihr Retter in der Not: das Gesprächsprotokoll

Sollte es während eines virtuellen Meetings doch zu technischen Problemen kommen, können Sie mit einem nachträglich versandten Gesprächsprotokoll sicherstellen, dass alle Teilnehmenden die wichtigsten Informationen erhalten.

Welche Themen sind passend – und welche nicht? Die wichtigsten Gesprächsregeln für die Videokonferenz

Videokonferenzen sind eine ideale Möglichkeit, günstig und schnell Gespräche mit Geschäftspartnern, Kunden und Kollegen auf der ganzen Welt zu führen. Dennoch eignet sich nicht jedes Gesprächsthema dazu, es über dieses Medium abzuhandeln.

Ein virtuelles Meeting ist geeignet:

• für Projekte, deren Teilnehmer an verschiedenen Standorten arbeiten
• um regelmäßig Arbeitsfortschritte auszuwerten
• um Strategien zu besprechen
• für Bewerbungsgespräche in der ersten Phase (erstes Kennenlernen)
• für die Zuschaltung von Teilnehmern, die nicht persönlich an einem Präsenzmeeting teilnehmen können

Diese Gespräche sollten hingegen besser persönlich geführt werden:

• Bewerbungsgespräche in fortgeschrittener Phase, wenn auch ein persönliches Treffen möglich sein sollte
• Meetings, in denen schwierige oder unangenehme Themen mit besonderer Tragweite besprochen werden müssen (Umstrukturierungen im Betrieb, Entlassungen, Umsatzeinbrüche, u.ä.)
• Mehrstündige Gespräche, da diese sehr anstrengend für die Teilnehmer sein können

Jede Technik hat ihre Grenzen: Richtig geplant und eingesetzt, sind virtuelle Meetings jedoch ideale Alternativen für physische Business-Meetings und Geschäftsgespräche – mit unseren Tricks und Tipps für Videokonferenz sind Sie auf jeden Fall gut vorbereitet. Sind Sie noch auf der Suche nach einer geeigneten Umgebung für Ihre nächstes Meeting? Bei meetinn finden Sie an vielen Standorten in Deutschland modern ausgestattete Meetingräume mit professioneller Videokonferenztechnik.