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Webkonferenz: Kann man auch online tagen?

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von Laura Hörner | Allgemein
Webkonferenz Tipps Meetinn

Webkonferenz: Alles online, oder was?

Eigentlich war das ein wenig anders geplant: Die wichtige Konferenz, das lang erwartete Meeting, das perfekt strukturierte Seminar, das man seit Wochen oder gar Monaten vorbereitet hat, kann nun nicht stattfinden – schließlich sind Veranstaltungen jeglicher Art momentan nicht denkbar. Aber ist das wirklich ein Grund, das Vorhaben aufzugeben? Absolut nicht! Denn mit einer Webkonferenz oder einem Webmeeting lässt sich Ihre Veranstaltung auch digital durchführen. Nutzen Sie die Möglichkeit, um neue Kommunikationswege zu entdecken! Wir von meetinn helfen Ihnen, Ihre Webkonferenz erfolgreich zu gestalten – dank unserer Expertise im Bereich Seminar- und Tagungsraumvermietung können wir Ihnen jede Menge Tipps geben, wie auch Ihr Webseminar reibungslos abläuft.

Mit der richtigen Webkonferenz-Software punkten

Ihre Webkonferenz sollten Sie von Anfang an genauso professionell angehen wie die Organisation einer physischen Veranstaltung. Wichtig ist dafür zunächst einmal die Installation einer Webkonferenz-Software. Diese müssen alle Teilnehmer auf dem Computer installiert haben, damit das Webmeeting starten kann. Beliebte Webkonferenz-Softwares sind beispielsweise:

  • GoToMeeting
  • Clickmeeting
  • Zoom

Das müssen Sie bei Ihrer Webkonferenz beachten

Natürlich ist es nicht möglich, dass Sie die Konferenz genauso umsetzen, wie Sie es geplant hatten, ohne Kompromisse einzugehen. Versuchen Sie stattdessen, neue Möglichkeiten zu finden, wie Sie Ihren Ablauf auch über Video ansprechend gestalten können. Ihre Gäste sollen zu Wort kommen? Lassen Sie sie sprechen! Es soll Phasen geben, in denen die Teilnehmer allein arbeiten? Auch dem steht nichts im Wege! Werden Sie kreativ und übersetzen Sie Ihre Ideen in das neue Umfeld – auch wenn ein paar Kreativtechniken geopfert werden müssen, für die persönlicher Kontakt einfach unabdingbar ist. Sie finden sicher neue Wege, um Ihre Inhalte auf spannende Weise zu vermitteln – beispielsweise durch eine interaktive Präsentation, durch Umfragen, die Sie online durchführen können oder durch Eigeninitiative der Teilnehmer, die zum Beispiel zu einer bestimmten Frage im Internet recherchieren können.

Damit Ihr Webmeeting erfolgreich wird, müssen Sie nicht nur inhaltlich einiges berücksichtigen – schließlich können Sie sich nicht mehr einfach nur in einen Stuhlkreis setzen und loslegen. Die grundlegende Voraussetzung für eine gelungene Webkonferenz ist, dass alle Teilnehmer über eine gute Internetverbindung verfügen. Informieren Sie alle Teilnehmer rechtzeitig, damit diese dafür sorgen können, dass sie richtig eingerichtet sind und dass eine gute Verbindung besteht. Wir von meetinn prüfen vor Ihrer Veranstaltung immer, ob die von uns bereitgestellte Technik reibungslos funktioniert. Auch Sie sollten ausreichend Zeit einplanen, um zu testen, dass Ihre Software problemlos läuft und sich mit den Details der Anwendung vertraut zu machen. Wenn Ihre Gäste zum ersten Mal an einer Webkonferenz teilnehmen, sollten Sie außerdem dafür sorgen, dass diese sich mit der gewählten Software auskennen und wissen, wie sie wichtige Einstellungen vornehmen können. Ein eingeschaltetes Mikrofon bei einem Teilnehmer in Kombination mit einem klingelnden Handy im Hintergrund kann Sie in Ihrem gut geplanten Vortrag schnell aus dem Konzept bringen. Erklären Sie deshalb im Voraus, worauf es ankommt!

Für die richtige Atmosphäre muss gesorgt sein

Nicht nur die Technik ist für Ihr Webmeeting von Bedeutung, auch drumherum muss alles passen: Ihre Teilnehmer möchten sicherlich nicht ihr ungemachtes Bett oder gar den Kühlschrank im Hintergrund sehen. Ganz so schön wie in unseren meetinn-Konferenzräumen wird es vermutlich nicht werden – im Zweifelsfall ist eine weiße Wand mit natürlichem Tageslicht aber immer die beste Wahl. Räumen Sie nicht nur hinter sich auch, sondern auch auf Ihrem Rechner: Teilen Sie Ihren Bildschirm mit den Teilnehmern und es poppt eine private Nachricht auf oder Sie klicken ausversehen auf den Ordner mit Ihren Urlaubsbildern statt auf Ihre Präsentation, bleiben Sie unter Umständen noch länger im Gespräch – und zwar nicht, wegen Ihrer gelungenen Präsentation. Ihre Kleidung sollten Sie wie gewohnt der Situation angemessen auswählen. Ziehen Sie einfach das an, was Sie auch zur physischen Veranstaltung getragen hätten und vergessen Sie nicht, dass Sie unter Umständen auch einmal aufstehen müssen – die Jogginghose sollte also lieber im Schrank bleiben.

Kann das Webmeeting ein echtes Treffen ersetzen?

Sie sehen, bei einer Webkonferenz gibt es ganz schön viel zu beachten – einfach mal schnell den Computer anschalten und los geht´s ist leider nur eine Wunschvorstellung. Von der Auswahl der richtigen Webkonferenz-Software bis zum perfekten Outfit müssen Sie hier genauso viel berücksichtigen wie bei einer physischen Veranstaltung. Dabei sollten Sie das Webmeeting nur als Alternative sehen, wenn sich eine reguläre Veranstaltung aus verschiedenen Gründen nicht durchführen lässt oder wenn es nur wenige Punkte zu besprechen gibt. Bei einem „live-Meeting“ bleibt immer noch viel mehr hängen, es ist persönlicher und die Teilnehmer sind deutlich involvierter. Damit Ihr Meeting erfolgreich wird, kommt es neben einer guten Vorbereitung vor allem auf die richtigen Räumlichkeiten an: Bei meetinn können Sie Konferenzräume in ganz Deutschland mit allen Services buchen, die Sie benötigen. Bei uns bekommen Sie nicht nur die aktuellste Präsentationstechnik zur Verfügung gestellt, sondern können auch Angebote wie Verpflegungspakete oder gar Catering nutzen – die richtige Atmosphäre ist damit gesichert!

Laura Hoerner Meetinn
Der Autor

Ich bin Laura und bin Texterin für alle Themen rund um die Veranstaltungsbranche. Auf diesem Blog schreibe ich über alles, was Sie zum Thema Konferenzen und Co. wissen müssen!

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