Protokollarten: Kennen Sie Verlaufsprotokoll, Ergebnisprotokoll und Co.?
Damit auch noch lange nach einem Meeting die besprochenen Inhalte für jeden nachvollziehbar sind, gehören Protokolle zu einer Teambesprechung dazu. Neben der Frage, wie man ein Besprechungsprotokoll schreibt, ist auch die Entscheidung für eine Protokollart wichtig, damit das Protokoll wirklich seinen Zweck erfüllen kann. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Protokollarten vor und erklären, welche Form für welchen Zweck am besten geeignet ist.
Typ 1: Das Vollprotokoll
Diese Art des Protokollierens wird auch als Wortprotokoll bezeichnet. Dabei wird der genaue Wortlaut der Redebeiträge festgehalten. Dies gilt sowohl für die Beiträge der Redner als auch für die anschließende Diskussion. Auch die Worbeiträge des Moderators finden sich im Vollprotokoll wieder.
Damit ist dieses Protokoll sehr aufwändig, garantiert aber auch, dass kein wichtiges Detail verloren geht. Das Vollprotokoll kommt üblicherweise bei Gerichtsverhandlungen zum Einsatz. Es ist aber auch hilfreich bei Meetings, in denen schwerwiegende Entscheidungen getroffen oder kritische Diskussionen geführt werden müssen. Denn hier ist es besonders relevant, dass auch im Nachhinein der genaue Wortlaut der Redebeiträge nachvollziehbar bleibt.
Wichtig beim Vollprotokoll ist, die gängigen Zitierregeln einzuhalten, sodass sich alle Redebeiträge, Zwischenrufe und Antworten dem richtigen Redner zuordnen lassen. Außerdem verzeichnet ein Vollprotokoll üblicherweise auch nonverbale Reaktionen und Störungen.
➩ Tipp: Nutzen Sie beim Führen eines Vollprotokolls am besten ein Diktiergerät, damit Sie anschließend alle Redebeiträge im Nachhinein korrekt transkribieren können.
Typ 2: Das Gedächtnisprotokoll
Beim Gedächtnisprotokoll wird das Meeting aus der Erinnerung heraus rekonstruiert und festgehalten. Die Inhalte der Besprechung werden in der Regel sortiert in der Reihenfolge der Agenda stichpunktartig festgehalten. Das Protokoll spiegelt also nicht den chronologischen Ablauf des Meetings in allen Details wider, sondern konzentriert sich auf die wesentlichen Inhalte. Das Gedächtnisprotokoll bereitet während des Meetings zwar keinen großen Aufwand, ist jedoch von allen Protokollarten das fehleranfälligste. Es kann vorkommen, dass Inhalte falsch oder unvollständig wiedergegeben werden. Daher hat das Gedächtnisprotokoll wenig Beweiskraft und sollte daher nur bei kurzen Meetings ohne schwerwiegende Entscheidungen eingesetzt werden.
➩ Tipp: Fragen Sie ein Gedächtnisprotokoll darf nicht erst im Nachhinein ab, sondern informieren Sie den Protokollanten rechtzeitig vor dem Meeting. So hat er oder sie die Chance, sich vorzubereiten und sich wichtige Fakten einzuprägen oder zu notieren.
Typ 3: Das Verlaufsprotokoll
Das Verlaufsprotokoll hält den Ablauf eines Meetings oder einer Veranstaltung in knapper und sachlicher Form fest. Dabei werden die Redebeiträge zusammengefasst wiedergegeben. So lässt sich auch im Nachhinein der Ablauf einer Diskussion nachvollziehen. Ebenso wie bei dem Vollprotokoll ist hier wichtig, dass bei jedem Redebeitrag der Redner klar ersichtlich ist. Das Verlaufsprotokoll wird stichpunktartig geführt, im Präsens gehalten und in der indirekten Rede formuliert. Diese Protokollart kommt dann zum Einsatz, wenn nicht nur Ergebnisse festzuhalten sind, sondern auch anhand der Redebeiträge nachvolliehbar sein soll, wie diese Ergebnissen zustande kamen.
➩ Tipp: Da im Verlaufsprotokoll die Redebeiträge chronologisch erfasst werden, kann es schnell unübersichtlich werden. Ausschweifungen einzelner Redner können das Protokoll unnötig in die Länge ziehen, kürzen Sie diese in der Revision am besten ein.
Typ 4: Das Ergebnisprotokoll
Im Gegensatz zum Verlaufsprotokoll hält das Ergebnisprotokoll, wie der Name bereits sagt, die Ergebnisse einer Besprechung fest. Redebeiträge tauchen hier nicht in Gänze auf – lediglich die Kernaussagen und die getroffenen Entscheidungen werden im Ergebnisprotokoll genannt. Inhaltlich gleiche oder ähnliche Beiträge von verschiedenen Rednern werden zusammengefasst und stichpunktartig notiert. Das Ergebnisprotokoll kommt vor allem bei Konferenzen und Meetings zum Einsatz, in denen Entscheidungen gefällt werden müssen, außerdem bei Auszählungen oder Bekanntmachungen.
➩ Tipp: Für ein fundiertes Ergebnisprotokoll ist es hilfreich, zunächst ein Verlaufsprotokoll anzufertigen und daraus im Nachgang die Beschlüsse zusammenzufassen.
Allgemeine Tipps zu den verschiedenen Protokollarten
Klären Sie als Protokollant bereits vor dem Meeting, welche Protokollführung gewünscht ist. Wenn es keine Vorgaben gibt, fragen Sie nach den Zielen des Meetings und wählen Sie anhand dessen die geeignete Protokollart aus.
Unabhängig von der Protokollart ist es in vielen Fällen auch wichtig, etwaige Präsentationen, Tafelbilder etc. festzuhalten. Fertigen Sie dazu Skizzen an oder bitten Sie die jeweiligen Redner, Ihnen die Präsentationen in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen.
