Eine Telefonkonferenz organisieren – Tipps und Regeln
Telefonkonferenzen sind ein effektives Mittel, um mit Geschäftspartnern, Kunden oder Mitarbeitern auch auf Distanz im direkten Austausch zu bleiben. Ihr Gegenüber spart dabei ebenso wie Sie Zeit, da langwierige Fahrtzeiten entfallen. Klassische Telefonkonferenzen ebenso wie Videomeetings werden deshalb immer beliebter. Damit die Telefonkonferenz ebenso überzeugt wie das persönliche Gespräch sind sorgfältige Planung und professionelle Umsetzung wichtig. Die wichtigsten Tipps und Regeln dafür haben wir für Sie zusammengefasst.
Die Planung
- Anlage einer Agenda
Schreiben Sie sich in der Vorbereitung eine kurze Liste mit Stichworten zu den Punkten, die in der Telefonkonferenz zur Sprache kommen sollen. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen: Was ist der Anlass? Um welche Themen soll es gehen? Welche Ziele sollen aus dem Telefonmeeting hervorgehen? An Hand dieser Fragen können Sie Ihre Agenda erstellen. Eventuell bitten Sie bereits jetzt weitere Teilnehmer um ihre Ergänzungen.
- Terminfindung
Als nächstes stellt sich die Frage, wer an der Telefonkonferenz teilnehmen soll und welche Termine für alle in Frage kommen. Sind Gesprächspartner mit Auslandsaufenthalt unter den Teilnehmern, sollte die jeweilige Zeitzone schon beim Ansetzen des Termins berücksichtigt werden.
- Einladung
Stehen alle wichtigen Aspekte der Telefonkonferenz fest, versenden Sie an alle Teilnehmer eine Einladung. In dieser sollten das Datum, die Uhrzeit und der Anlass übermittelt werden. Die Einladung versenden Sie schriftlich (z.B. via E-Mail) zusammen mit der ausgearbeiteten Agenda. Nennen Sie dabei auch konkret den Anbieter und/oder vorhandene Zugangsdaten zur Telefonkonferenz. Erfolgt die Einladung frühzeitig, können Sie Ihre Gesprächspartner einen oder zwei Tage vor dem Meeting freundlich an die Teilnahme erinnern.
- Protokoll
Falls Sie selbst nicht das Protokoll der Telefonkonferenz führen, bitten Sie spätestens mit der Einladung darum, dass eine der Teilnehmer diese Aufgabe übernimmt. Vielleicht sprechen Sie auch direkt eine konkrete Person an. Legen Sie zudem bereits im Voraus fest, welche Protokollart für die Telefonkonferenz gewünscht ist. So können Sie bzw. der Protokollführer sich rechtzeitig darauf einstellen.
Vor und während dem Start der Telefonkonferenz
- Umgebungs- und Hintergrundgeräusche vermeiden
Telefonkonferenzen benötigen eine ruhige Atmosphäre. Bereiten Sie Ihren Standort während der Telefonkonferenz derart vor, dass Hintergrund- und Umgebungsgeräusche den Konferenzverlauf möglichst nicht stören und auch Sie selbst als Moderator nicht gestört werden. Falls Sie nicht über passende Räumlichkeiten verfügen, können Sie auf meetinn.de einfach und bequem einen passenden Raum finden und mieten.
- Prüfung der Agenda und Pünktlichkeit
Gehen Sie vor der Telefonkonferenz noch einmal die Agenda und die Teilnehmerliste durch. Seien Sie selbst frühzeitig für Fragen der Teilnehmer verfügbar, indem Sie bereits 10 Minuten vor dem offiziellen Start bereitstehen.
- Begrüßung und Moderation
Begrüßen Sie alle Teilnehmer und stellen auch Sie sich als Moderator der Telko vor. Stellen Sie die Rückfrage, ob alle Teilnehmer die Agenda vorliegen haben und lassen Sie sich bereits bekannte Themenpunkte zur Ergänzung der Agenda nennen.
Tipps für einen reibungslosen Ablauf der Telefonkonferenz
- Klare Gesprächsstrukturen schaffen
Sorgen Sie durch Ihre Moderation für die Namensnennung bei Wortmeldungen. Bitten Sie die Teilnehmer darum, nur nach Aufforderung zu sprechen, damit die Aussagen auch bei mehreren Teilnehmern zuordnungsfähig bleiben. Erinnern Sie die Teilnehmer anfangs daran, andere stets aussprechen zu lassen. Damit die Beiträge für alle gut verständlich sind, sollte langsamer und deutlicher als gewohnt gesprochen werden. Moderieren Sie zudem die einzelnen Programmpunkte der Agenda und bieten Sie zwischendurch die Möglichkeit für weiterführende Wortmeldungen. Diese Vorgehensweise ist auch für Abstimmungen in der Telefonkonferenz hilfreich.
- Weiterführender Gesprächsbedarf
Sobald Sie in der Konferenz bestimmte Ziele vereinbaren, sollten sie Sie bereits während des Gesprächs einen Folgetermin vereinbaren, um die Terminfindung mit allen Teilnehmern zu vereinfachen.
Nachbereitung
- Ergebnisprotokoll und Folge-Telefonkonferenz organisieren
Das Ergebnisprotokoll der Telefonkonferenz sollte allen Teilnehmern zeitnah im Anschluss an die Telko zugehen. Nehmen Sie die Inhalte des Ergebnisprotokolls zum Anlass, die Agenda für eine Folgekonferenz zu erweitern.
