Moderationstechniken: So leiten Sie Diskussionen erfolgreich

Moderationstechniken: So führen Sie durch Meetings und Tagungen!

Der Moderator in einem Meeting zu sein, ist nicht immer eine dankbare oder einfache Aufgabe. Doch diese Position ist enorm wichtig, damit Diskussionen strukturiert ablaufen und das Meeting effizient wird. Mit verschiedenen Moderationstechniken schaffen Sie es, Meetings besser zu strukturieren, einen klaren Ablauf durchzusetzen und die Teilnehmer zu besseren Diskussionsbeiträgen anzuregen.

Welche Rolle hat der Moderator im Meeting

Wenn ein Meeting ohne Moderator durchgeführt wird, drehen sich die Diskussionen häufig im Kreis, sind unnötig zeitraubend und führen zu keinem Ergebnis. Der Moderator sorgt mit gezielten Moderationstechniken nicht nur dafür, dass sich die Teilnehmer nicht gegenseitig ins Wort fallen, sondern auch, dass sie schneller auf den Punkt kommen. Der Moderator muss daher mehrere Eigenschaften mitbringen:

• • Durchsetzungsvermögen: Der Moderator muss von allen Teilnehmern des Meetings respektiert werden und sich auch in hitzigen Diskussionen Autorität und Gehör verschaffen.
  • Organisationsfähigkeit: Als Moderator müssen Sie den Überblick über die einzelnen Tagesordnungspunkte behalten und das Meeting entsprechend strukturieren. Bereiten Sie sich daher bereits im Voraus gut auf das Meeting vor. Falls Sie das Meeting nicht selbst organisieren, arbeiten Sie hier mit den zuständigen Personen zusammen. Tipps zur optimalen Meeting-Vorbereitung finden Sie hier!
  • Neutralität: Moderatoren sind selbst keine aktiven Meetingteilnehmer, sondern ihre Aufgabe ist es, die Diskussion zu lenken. Sie müssen daher Ihre eigene Meinung zurückhalten und jede geäußerte Meinung gleichwertig behandeln.
  • Konzentrationsvermögen: Während des gesamten Meetings muss der Moderator ebenso wie der Protokollführer seine volle Aufmerksamkeit auf die Themen und Diskussionen des Meetings richten.

Verschiedene Moderationstechniken für ein gelungenes Meeting

An dieser Stelle haben wir verschiedene Moderationsmethoden für Sie zusammengestellt. Nicht jede eignet sich für jedes Meeting gleichermaßen. Je nach Art und Ziel des Meetings können verschiedene Moderationstechniken in Frage kommen.

Moderationstechniken zum Kennenlernen

Bei Veranstaltungen, in denen die Interaktion ein zentrales Element ist, die Teilnehmer sich aber weitestgehend fremd sind, sind Methoden des Kennenlernens wichtig. Das kann zum Beispiel bei Workshops oder Meetings mit neuen Mitarbeitern der Fall sein. Im sogenannten Gruppenspiegel, einer großen, für alle gut sichtbaren Tabelle, kann jeder Teilnehmer bereits beim Betreten des Meetingraumes Name, Abteilung und Tätigkeit eintragen. Diese Art der Vorstellung ist jedoch wenig kommunikativ. Eine kurze Selbstpräsentation in wenigen Sätzen ist wesentlich offener und lässt bei dem einen oder anderen Teilnehmer auch die Hemmung fallen, vor der Gruppe zu sprechen.

Auch eine Erwartungsabfrage zu Beginn schafft ein kommunikatives Umfeld. Zugleich erfährt der Moderator, was die Teilnehmer von der Veranstaltung erwarten. Eventuell halten Sie die Erwartungen schriftlich fest, um sie am Ende des Meetings zum Abgleich parat zu haben. Bei längeren Veranstaltungen wie mehrtätigen Workshops oder Barcamps können auch Teambuilding-Spiele zum Einsatz kommen.

Verschiedene Fragetechniken

Meetings, Workshops und Konferenzen leben von Diskussionen und Meinungsaustausch. Um den Gesprächsverlauf zu steuern, kann der Moderator unterschiedliche Fragetechniken nutzen:

• • • Offene Fragen sind ideal, um eine Diskussion anzuregen. Die Frage wird so gestellt, dass die Antwortmöglichkeiten nicht eingeschränkt werden. Formulieren Sie die Frage dennoch spezifisch und zielführend, z.B. “Welche Maßnahmen sollten in Ihrer Abteilung ergriffen werden, um die Arbeitsabläufe besser strukturieren zu können?”
    • Geschlossene Fragen lassen sich nur mit “ja” oder “nein” oder einer anderen konkret vorgegebenen Option beantworten und eignen sich dazu, um eine Diskussion zum Abschluss zu bringen und eine finale Entscheidung zu treffen.
    • Zielgerichtete Fragen treiben die Lösungsfindung voran, indem konkret nach Zuständigkeiten oder Expertise gefragt wird; z.B. “Wer hat bereits Kenntnisse in diesem Bereich?”
    • Reflektierende Fragen helfen dabei, die Aussage eines längeren Redebeitrages auf den Punkt zu bringen; z.B. “Sie sind also der Ansicht, das…?”
    • Alternativfragen lösen festgefahrene Diskussionen auf, indem sie direkt Alternativen oder anderen Ansichten abfragen.

Moderationstechniken zur Steuerung des Meetings

Aufgabe des Moderators ist es nicht nur, den Teilnehmer das Wort zu erteilen. Er leitet und lenkt das Meeting. Das beste und einfachste Mittel zur Steuerung eines Meetings ist das aktive Zuhören. Schenken Sie dem, der gerade das Wort hat, Ihre volle Aufmerksamkeit, halten Sie Blickkontakt und reagieren bspw. durch Nicken oder anschließendes Nachfragen.

Eine weitere wichtige Moderationstechnik ist das regelmäßige Zusammenfassen. Ziehen Sie jedoch nicht erst am Ende des Meetings ein Fazit. Besprochene Inhalte und gefällte Entscheidungen können Sie nach jedem Diskussionspunkt zusammenfassen. So behalten alle Teilnehmer den Überblick, können sicher sein, dass ihr Standpunkt gehört wurde und ganz nebenbei erleichtern Sie dem Protokollführer die Arbeit.

Am Ende des Meetings kann auch eine kurze Feedback-Runde nicht schaden. Das muss keine ausufernde Diskussion sein, denn davon gab es im Meeting wahrscheinlich schon genug. Eine Möglichkeit ist es, in einem Erwartungsabgleich die zu Beginn formulierten Erwartungen der Teilnehmer mit den tatsächlichen Inhalten und Ergebnissen zu vergleichen. Eine andere Option ist die Zielscheibe die auf eine Pinnwand gemalt bzw. gepinnt wird. Am Ende des Meetings kennzeichnen hier alle Teilnehmer ihre Zufriedenheit mit der Konferenz. Die Spanne reicht von “voll ins Schwarze getroffen” für effiziente, zufriedenstellende Meetings bis “das ging daneben” für Meetings, die als pure Zeitverschwendung empfunden wurden. Im Nachgang des Meetings können Sie dann das Gespräch mit denjenigen suchen, die unzufrieden waren. So erfahren Sie, wie Sie als Moderator beim nächsten Mal das Meeting besser steuern können.