Meeting Arten: Wie kann man ein erfolgreiches Meeting organisieren?

Hatten Sie schon einmal das Gefühl in einem Meeting Zeit verschwendet zu haben? Das ist sehr frustrierend, besonders wenn der Tisch voll und die To Do Liste lang ist. Da Meetings ein wichtiger Bestandteil unseres Arbeitsalltags geworden sind, ist es also ratsam die verschiedenen Meeting Arten einmal unter die Lupe zu nehmen und zu lernen, wie Sie Meetings effizient gestalten können.

Die 6 Meeting Arten der Oberliga

Es gibt verschiedene Meeting Arten, die sich für verschiedene Zwecke eignen. Meetings ermöglichen den Austausch von Ideen, dienen zum Treffen von Entscheidungen, Lösen von Problemen und Erreichen von Zielen. Daher ist es wesentlich, die geeignetste Meeting-Art zu wählen, unter Berücksichtigung der spezifischen Ziele und Anforderungen. Unternehmenspsychologen aus Unternehmen wie Facebook und Google nutzen die folgenden Meeting Arten, um effektive Prozesse anzustoßen:

1. Onboarding Meeting
2. Brainstroming Meetings
3. Kickoff Meetings
4. Feedbackmeetings
5. Budget- und Finanzmeetings
6. Status Meetings

1. Onboarding Meetings

Diese Meetings sind essenziell. Wenn Mitarbeiter im Unternehmen neu anfangen, dann benötigt es natürlich etwas Zeit, um sie in alle Prozesse einzubeziehen. Sie müssen viel lernen und verstehen, wie das Unternehmen funktioniert: Welche Prozesse wie laufen, an wen sie Reporten und mit wem sie zusammenarbeiten. Damit sie sich gut und schnell einbringen können, sollten sie die Strukturen des Unternehmens verstehen und erfahren, wie sich Ihre Rolle in aktuelle Projekte und das ganze Unternehmen einfügt. Meetings mit neuen Mitarbeitern dienen auch dem Beziehungsaufbau, das ist zu Beginn besonders wichtig. Der neue Kollege sollte unbedingt eine Bezugsperson haben, damit alle Fragen und Unklarheiten so schnell wie möglich geklärt werden können.

Beim Onboarding wird ein einzelnes Meeting nicht ganz ausreichen. Daher sollten in der Einarbeitungsphase folgende Meetings planen:

1. Kennenlernmeeting One:One
2. Kennenlernmeeting mit dem Team
3. Schulungsmeeting für technische Informationen und Personalwesen

2. Brainstorming Meeting

Bei einem Brainstorming werden Ideen für neue Projekte gesammelt, hier ist also Kreativität gefragt. Um diese freizusetzen, gibt es verschiedenen Ansätze. Haben Sie z.B. schon einmal von der Walt Disney Methode gehört? Neben dieser noch einige andere Methoden zum Brainstorming, jedoch gehört die Walt Disney Methode zu den einfachsten und beliebtesten. Auf den Punkt gebracht kommen hier drei Fraktionen zusammen, die Träumer, die Realisten und die Kritiker.

Wenn es darum geht neue Ideen zu entwickeln, dann ist es wichtig Ideen zuzulassen, ohne sie zu beurteilen. Bunt Träumen, groß denken und nicht bewerten, ist das oberste Kredo. Anschließend schaut der Realist auf die Ideen und zuletzt der Kritiker. Bei einem Brainstorming Meeting ist auch sehr wichtig, dass verschiedene Menschen zusammenkommen und Ideen, Projekte usw. aus verschiedenen Perspektiven beleuchten.

3. Kickoff Meetings

Es steht ein neues Projekt an? Etwas Bedeutendes ändert sich in der Firma oder es gab einen großen Erfolg? Dann ist ein Kickoff Meeting eine gute Wahl. Hier können alle wichtigen Informationen zum neuen Projekt oder zu gewissen Änderungen geteilt werden und gleichzeitig die damit einhergehenden Ziele, sowohl langfristige wie kurzfristige. Hier können Prozessschritte besprochen und entsprechende Zuständigkeiten verteilt werden.

4. Feedbackmeetings

Ein Kickoff davor, ein Feedback danach: Bei den allermeisten Projekten schlägt die Praxis die Theorie und daher ist es wichtig aus Erfahrungen zu lernen und daraus Schlüsse für kommende Projekte abzuleiten. Egal ob gute oder weniger gute Erfahrungen, hier sollte alles auf den Tisch kommen, um Erfolge gemeinsam zu feiern und um Learnings aus den Punkten zu ziehen, die beim nächsten Mal besser laufen können.

5. Budget Meetings

Die Finanzen sind ein wichtiges Thema, das ist ganz klar. Deshalb ist es auch wichtig im Rahmen von Budget Meetings darüber zu sprechen und die Dinge im Blick zu behalten. Welche Finanzierungen stehen an? Was muss wie finanziert werden? Wieviel Geld muss oder kann noch bis wann ausgegeben werden? Welche Rendite erhält man für Investitionen?

6. Status Update Meetings

Status Update Meetings gehören zu den Besprechungen, die man sich oft sparen kann. Sind sie doch unverzichtbar, sollten eine genaue Struktur oder klare Fragen beinhalten. Eine gute Alternative dazu sind Projektplanungstools, wo sich alle Beteiligten ständig auf dem Laufenden halten können.

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Was Sie unbedingt vermeiden sollten: Meetings ohne Tagesordnung

Ein effizientes Meeting benötigt eine Agenda. Es sollte klar sein, was das Ergebnis des Meetings sein und was genau besprochen werden soll.

Meetings richtig planen: Der Überblick

• Erstellen Sie eine Tagesordnung.
• Legen Sie ein klares Ziel fest.
• Bereiten Sie klare Schritte vor und legen vorab Verantwortlichkeiten fest.

Schaffen Sie das richtige Umfeld für das Meeting, um den Teilnehmern effektive Kommunikation und kreative Denkprozesse zu ermöglichen – entscheiden Sie, ob es online oder offline stattfinden soll

Meeting Arten: Unser Fazit

Nachdem wir die verschiedenen Meeting-Arten beleuchtet haben, wird klar, dass einige Dinge zu beachten sind. Wenn Sie die Punkte miteinbeziehen und sich im Vorfeld die richtigen Fragen stellen, dann lässt sich garantiert viel Zeit in Meetings einsparen. So werden Ihre Meetings deutlich effizienter. Stellen Sie sicher, dass das Meeting auf Ihre Ziele und Bedürfnisse ausgerichtet ist und Sie das richtige Umfeld kreieren.

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